Een collectiehulpverlenings
plan schrijven:
hoe doe je dat?
Naar aanleiding van recente calamiteiten bij erfgoedinstellingen stelde de Mondriaan Stichting
geldelijke steun beschikbaar voor veiligheidszorg. Aletta, instituut voor vrouwengeschiedenis,
had behoefte aan een plan voor de zorg van collecties in geval van calamiteiten. Hoe komt zo'n
collectiehulpverleningsplan (CHV-plan) tot stand?
Topstukken
Onderhouden en ontruimen
Yvonne van Haagen
De aanleiding voor het CHV-plan was een
risicoanalyse, waarin de grootste gevaren
voor de collecties van Aletta in kaart zijn
gebracht: brand- en waterschade. Reden
voor Aletta om iemand in te huren die, op
basis van literatuuronderzoek, interviews
en onderzoeksplannen van derden, een
collectiehulpverleningsplan voor brand
en waterschade kon definiëren. Auteur
dezes heeft die taak op zich genomen.
Eerst moest worden bepaald wat
de topstukken van Aletta zijn, want
die moeten als eerste gered worden bij
calamiteiten. Denk hierbij niet alleen aan
archieven, maar ook aan bibliotheek-
en beeldmateriaal en grijze literatuur.
Er is gekozen om het hele archief
te selecteren en als 'topstuk' te kwali
ficeren, in plaats van losse stukken
te benoemen. De selectie van andere
topstukken bleek niet makkelijk. Instituut
Collectie Nederland biedt weliswaar
criteria, maar ook daarmee is het lastig
vast te stellen wat een topstuk is en wat
niet. "Alsof je moet kiezen tussen je
vader en je moeder", zo gaf de archivaris
het treffend aan. De bibliothecaris zocht
hulp van een antiquaar en bij
de beeldarchieven werd er gekeken in
hoeverre deze ook extern (digitaal) zijn
opgeslagen. Ook zijn realia en parafer
nalia geselecteerd die van groot belang
zijn voor de vrouwengeschiedenis.
Uiteindelijk ontstond een lijst met
topstukken en deze kregen een plek
in het depot dat goed toegankelijk is, ook
in geval van calamiteiten. Contacten met
de brandweer moeten deze keuze verder
bevestigen: uiteindelijk kan alleen zij,
Brandschade aan oude boeken in een bibliotheek.
aan de hand van evacuatieroutes,
bepalen wat een goede 'beredderplek' is.
De lijst met topstukken is als bijlage aan
het CHV-plan toegevoegd. Dit plan bevat
belbomen die aangeven wie er in welke
situatie moet handelen. Er zijn drie
situaties mogelijk: brandmelding tijdens
kantooruren, melding waterschade
tijdens kantooruren en brand- en
waterschade buiten kantooruren.
Vervolgens is een eerste hulpplan voor
collecties opgenomen: hoe de collectie
te ontruimen, wat te doen met docu
menten die nat en/of beroet zijn en wat
te doen met ruimten die onder water
hebben gestaan? Het CHV-plan bevat ook
een telefoonlijst met externe bedrijven
en plattegronden van het gebouw,
waarin de topstukken en alle andere
collecties zijn ingetekend. In een
verantwoording wordt beschreven welke
verantwoordelijkheden collectie
hulpverleners dragen en welke middelen
er nodig zijn in geval van calamiteiten.
Maar hoe word je collectiehulpverlener?
Aletta heeft zich aangesloten bij
de Documentenwacht
en deze instelling
geeft cursussen aan
personeelsleden.
Er zijn vijf mensen
benoemd tot 'hoofd
collectiehulpverlener'.
Zij dragen de geleerde
kennis over op een
hulpteam. Het hoofd
coördineert tijdens een
calamiteit; het hulp
team pakt dozen in,
registreert en doet ander uitvoerend
werk. Verder is een basiskit met alle
noodvoorraden aangeschaft en deze
is aangevuld met kratten, dweilen en
andere zaken. In het ontruimingsplan
wordt vermeld waar deze materialen
te vinden zijn.
Nu het plan er is, is het tijd voor
de borging. Aletta zal zelf zorgdragen
voor het onderhoud van de plannen en
de voorraden. Na presentatie van het
CHV-plan aan het personeel krijgen alle
collectiehulpverleners het plan geplasti
ficeerd mee naar huis. Daarnaast wordt
het plan met een link op elke pc
geplaatst en worden er exemplaren
op de deuren van de depots en bij
de noodvoorraad opgehangen. Het plan
staat of valt bij het onderhouden van
de lijsten en de telefoonnummers, en
het af en toe oefenen met ontruimen.
Iemand van Aletta moet hiervoor
verantwoordelijk zijn.
Yvonne van Haagenl" gemeente
archivaris Gemeente Weesp.
nummer 9 2010 33
