er niet aan de authenticiteit werd
getwijfeld. Een procedurele oplossing
voor een technisch probleem. En een
oplossing die leidt tot dezelfde conclusie
als bij de eerste vraag: dat niet
de ondertekening, maar de validatie
daarvan zou moeten worden bewaard.
De archiefrechtelijke insteek en
de (procedurele) oplossing om de validatie
te registreren sluiten naadloos aan.
De bepaling uit artikel 24 van
de Archiefregeling - waarin wordt voor
geschreven dat van digitaal ondertekende
documenten wordt vastgelegd wie
de ondertekenaar11 is en wie dat wanneer
heeft gecontroleerd - geeft aan dat deze
strategie binnen het archiefrecht als
afdoende oplossing wordt beschouwd.
Helaas is bij de redactie van deze
regeling besloten om dit voorschrift
Frans Dondorp: "In een elektronische
administratie is het onlogisch, onhandig en
onnodig duur om een uitgaand stuk na het
afdrukken en na ondertekening weer in te
scannen om te kunnen beschikken over een
'ondertekend' exemplaar.
alleen toe te passen op digitale
handtekeningen (waardoor de lagere
vormen van elektronische
handtekeningen zijn uitgesloten)12 en
alleen op digitale (te bewaren13)
archiefbescheiden. Het procedurele
argument uit de toelichting en het
archiefrechtelijk systeem waarin
elektronische en conventionele
archiefbescheiden op dezelfde wijze
worden behandeld, pleiten voor een
brede interpretatie van dit artikel.
Als dit artikel ook op andere
ondertekeningsvormen toepasbaar is,
is de veelvoorkomende praktijk waarin
uitgaande papieren correspondentie
wordt gescand om een ondertekend
exemplaar digitaal te archiveren
onnodig. Bovendien zou ook voor
elektronische dienstverlening
en parafering met lagere onder-
tekeningsvormen (pincode, inlognaam,
DigiD) alleen de in artikel 24 genoemde
gegevens worden gearchiveerd.
Daarmee zou een bottleneck voor
digitalisering zijn weggenomen.
1 Als een overheidsorgaan het
archiefstuk in elektronische vorm heeft
ontvangen of opgemaakt, is een afdruk
een reproductie in de zin van art. 7
Archiefwet. In de veel voorkomende
praktijk waarbij e-mail wordt geprint
en gestempeld voor het archief gaat het
dus om vervanging en (zolang het
origineel niet is verwijderd) om
archivering van een kopie. Voor blijvend
te bewaren materiaal gaat het boven
dien om ongeautoriseerde vervanging
als er geen machtiging voor vervanging
is verkregen.
2 Een samenvatting van S. Huydecoper,
R.E. van Esch, Geschriften en
handtekeningen: een achterhaald
concept?, ITeR-reeks nummer 7 (Alphen
aan de Rijn, 1997) 119 e.v.; S. Mason,
Electronic Signatures in Law (2nd edition;
Tottel, Haywards Heath, 2007) 20 e.v.;
UNCITRAL Guide to Enactment
of the UNCITRAL Model Law on
Electronic Signatures 2001. UN Pub nr.
E.02.V.8 (New York, 2002) 19.
3 Zie paragrafen 7.2.2 t/m 7.2.5 van
de NEN-ISO 15489-1:2001, voor
overheden art. 3 Archiefwet ("goede,
geordende en toegankelijke staat") en
specifiek voor het blijvend te bewaren
materiaal bij overheden art. 17 leden
a en b, art. 20 sub b Archiefregeling.
Onder het nogal algemene begrip
'betrouwbaar' kan ook identificatie van
de ondertekenaar en onweerlegbaarheid
worden verstaan gezien de brede uitleg
in de Memorie van Toelichting bij de
Wet elektronisch bestuurlijk verkeer.
4 Art. 24 sub c.
5 Toelichting bij art. 24 sub c.
6 Het bekende "bescheiden ongeacht
hun vorm" uit art. 1 sub c Archiefwet 1995.
7 Waarmee de vereisten uit het
nieuwe art. 24 sub c Archiefregeling
vergelijkbaar worden toegepast op het
conventionele geval.
8 Toelichting bij art. 24 sub c.
9 De 'elektronische handtekening'
is een juridisch begrip en de 'digitale
handtekening' is een technische
toepassing.
10 F. Boudrez, 'Digitale
handtekeningen en archiefdocumenten',
Computerrecht, 2006, 40.
11 De Archiefregeling spreekt
(vermoedelijk ten onrechte) van
de houder van de handtekening, waar
de definitie in art. 3:15a BW alleen
de ondertekenaar definieert.
12 Aangezien zowel het privaatrecht
(art. 3:15a BW) als het publiekrecht
(art. 2:16 Awb) alleen spreken van
elektronische handtekeningen en
de term digitale handtekening in
de literatuur wijst op een specifieke
toepassing, is het maar de vraag of
het hier om een fout gaat.
13 De Archiefregeling is alleen van
toepassing op blijvend te bewaren
materiaal, ingevolge art. 11, 12 en 13
Archiefbesluit 1995.
Frans Dondorp business developer bij
Decos Software Engineering. Een
uitgebreidere versie van dit artikel is te
vinden op: www.decos.nl/
handtekeningenduurzaamarchiveren.
Reageren? Mail naar: f.dondorp@decos.nl
nummer 9 2010 31
