Duurzame
betrouwbaarheid
van (elektronische)
rans Dondorp handtekeningen
Voor de bewijsfunctie van archiefbescheiden heeft de ondertekening altijd een voorname rol
gespeeld. De ondertekening dient als een bewijs van de context waarin een document zijn functie
vervult. Het biedt informatie over de status van het document en de waarde daarvan als bewijs.
Nu veel organisaties geleidelijk hun processen digitaliseren, ontstaat de vraag in hoeverre een
conventionele handtekening nog een praktisch zinvolle rol kan spelen in een digitaal proces,
en in hoeverre een elektronische handtekening (als logisch alternatief) duurzaam archiveerbaar is.
Acht functies
Een ondertekend document wordt
waarde toegedicht, hoewel velen niet
stil zullen staan bij wat de waarde van
die handtekening exact is. Toch is men
het er eensgezind over eens dat
de handtekening (of althans het
ondertekende exemplaar van een
archiefstuk) moet worden bewaard.
Die behoefte stelt ons voor een tweetal
problemen in het kader van digitalisering.
In een elektronische administratie is het
onlogisch, onhandig en onnodig duur
om een uitgaand stuk na het afdrukken
en na ondertekening weer in te scannen
om te kunnen beschikken over een
'ondertekend' exemplaar. Veel
organisaties scannen ondertekende
uitgaande post ten behoeve van het
archief, en hoewel iedereen het eens
lijkt te zijn over hoe onhandig dit is,
wordt het als juridisch gevaarlijk
beschouwd om dit na te laten. Bij het
alternatief - elektronische ondertekening
- ontstaan echter problemen rond
digitale duurzaamheid en dat leidt tot
moeilijke vragen over hoe het archief
met elektronische handtekeningen dient
om te gaan. Dit is het tweede probleem.
Een probleem overigens dat in belang
zal toenemen naarmate meer informatie
alleen in elektronische vorm wordt
gecommuniceerd en waarvan hoogstens
een kopie1 ooit papier zal raken. Het
gebruik van elektronische hand
tekeningen zal dus geen keuze zijn die
genomen zal worden met aandacht voor
de archivering daarvan.
Twee concrete vragen voor de archief
specialist. Is het daadwerkelijk vereist
om in het archief te beschikken over het
ondertekende exemplaar? Als dat zo is,
hoe lang moet de ondertekening dan
behouden blijven en hoe gaan
we daarbij om met de elektronische
handtekening?
Op basis van juridische literatuur zijn
in totaal acht functies van de onder
tekening te onderscheiden.2 Vier van
deze functies hebben betrekking op het
document en de ondertekening, en vier
hebben betrekking op de context waarin
de ondertekening is gebruikt. Deze
functies zijn: identificatie, authenticiteit,
integriteit en onweerlegbaarheid als
inhoudelijke functies, en bewijs van
wilsuiting, kennisname van de inhoud,
originaliteit en een weloverwogen
besluit als contextuele functies.
Een goed functionerend archief dient
te waarborgen dat archiefbescheiden
authentiek zijn, betrouwbaar en integer.3
Voor die waarborgen zou een
Handtekeningen als bekrachtiging van
adhesiebetuigingen op een rekest tot
toetreding van Gregorius Mees tot de bank
Mees en Zoonen, 1748.
ondertekening dus niet meer nodig zijn.
De andere vier punten hebben
betrekking op het proces waarbinnen
het ondertekende document een rol
speelt. Als dat proces goed is gedocu
menteerd en aantoonbaar op de juiste
wijze wordt uitgevoerd, zijn deze
processuele waarborgen ook op andere
I/tl* tT +'r>*"-
nummer 9 2010 29
