Nieuws
uit het
veld
Gemeente Tubbergen:
winnaar Mailprofs
Kwaliteitsaward 2010
Best practices
archiefinspectie
Almere
Student ontdekt
VOC-aandeel in
Westfries Archief
De DIV afdeling van het jaar: de gemeente Tubbergen.
Jantje Steenhuis, gemeentearchivaris:
"Dit is het resultaat van een goede
samenwerking tussen twee diensten
van de gemeente Rotterdam: het
gemeentearchief en ICT-diensten,
onderdeel van de Servicedienst.
Het is een grote stap in de richting om
betrouwbaarheid en controleerbaarheid
van de overheid maximaal te
waarborgen". De digitale informatie
wordt in de serverruimte bij het
Gemeentearchief energiezuinig bewaard.
Doordat bij de koeling van de ruimte de
warme en koude luchtstromen van
elkaar gescheiden zijn, is er minder
energie nodig voor het koelen van de
ruimte. Dit levert een kostenbesparing
op van 35% ten opzichte van een
traditioneel datacentrum.
De DIV afdeling van de gemeente
Tubbergen mag zich 'DIV afdeling van
het jaar' noemen. Op 23 september
2010 werd aan het enthousiaste DIV
team van deze gemeente de Mailprofs
Kwaliteitsaward toegekend.
De INF afdeling kenmerkt zich door een
heterogeniteit die sterk maakt. De jury
waardeerde zeer hun doorzettings
vermogen door de jaren heen en het
resultaat mag er zijn: digitaal en
zaakgericht DMS met werkstroom-
besturing waardoor de doorlooptijden
aanmerkelijk verminderd zijn en zeer
goed afgestemd met het KCC. Daarom
is Gemeente Tubbergen de winnaar
van de Mailprofs Kwaliteitsaward 2010.
Het Stadsarchief Almere bracht onlangs
drie inspectierapporten uit over actuele
ontwikkelingen op het gebied van
archiefzorg.
Het eerste rapport betreft een kwaliteits
model, een door het stadsarchief
ontwikkeld generiek toetsingskader voor
archiefinspectie. Het is een inhoudelijke
en methodische basis voor kwaliteits
metingen van informatie- en archiefbeheer.
Het kader is gebaseerd op de INK-
methode voor integrale kwaliteitszorg.
In het tweede rapport staat het document
managementsysteem centraal. Het is
cruciaal voor duurzaam archiveren om
bij de productie van documenten zo
vroeg mogelijk rekening houden met
langdurige bewaring. Almere werkt
met een document management systeem.
Leidt dit tot een betere kwaliteit van de
digitale archiefvorming? In het rapport
wordt het gehele proces beoordeeld aan
de hand van het toetsingskader. Het
derde rapport gaat in op het audiovisueel
vastleggen en bewaren van raads
vergaderingen. Dit is een eigentijds
middel om burgers te informeren over
de besluitvorming. Maar gebeurt dit
conform de wettelijke regels en normen
voor duurzaam archiefbeheer?
Het stadsarchief toetste de praktijk
in Almere in een inspectierapport.
Wat zijn de risico's? Hoe kan het beter?
De drie rapporten zijn te downloaden
via www.vng.nl
In het Westfries Archief in Hoorn is
recentelijk een spectaculaire vondst
gedaan. Ruben Schalk, geschiedenis
student aan de Universiteit Utrecht,
heeft het oudst bekende aandeel
in de VOC-onderneming ontdekt.
Tijdens het onderzoek voor zijn
afstudeerscriptie trof Ruben Schalk
in het stadsarchief van Enkhuizen een
document aan dat bij nader onderzoek
het oudste aandeel ter wereld blijkt
te zijn. Afgegeven door de Kamer
Enkhuizen van de Verenigde Oost-
Het oudst bekende aandel van de VOC
(coll. Westfries Archief).
nummer 8 2010 7
