Regionaal Archief Leiden
huurt commercieel depot
Het Regionaal Archief Leiden (RAL) is de eerste archiefinstelling
in Nederland die een archiefbewaarplaats bij een marktpartij
gaat huren. Tot op heden was dit het domein van de overheid.
Hoe Leiden tot dit besluit is gekomen, vraagt Arjen Pels Rijcken
aan Cor de Graaf.
Geen risico's
Twee eisen
Cor de Graaf, gemeentelijke archiefinspecteur
en tevens adjunct-gemeentearchivaris van
Leiden (foto Regionaal Archief Leiden).
Door Arjen Pels Rijcken
"Verschillende culturele instellingen
in Leiden hadden begin deze eeuw
behoefte aan depotruimte. Vanuit het
Regionaal Archief zijn we gaan inventa
riseren en kwamen zo bij de Universi
teitsbibliotheek, museum De Lakenhal
en het Hoogheemraadschap Rijnland als
mogelijke partners", zo begint De Graaf.
Het idee was een gebouw op afstand,
zoals in Dordrecht. Om kort te gaan:
enkele jaren en een onderzoek verder
haakten verschillende partijen om mo
verende redenen af. "Dat was een fikse
tegenvaller." Vervolgens berekende het
RAL dat het zelf bouwen van een
archiefbewaarplaats te duur zou zijn.
Dit heeft onder andere te maken met
het feit dat er op de groei van de komende
25 jaar gebouwd zou worden. Nu kan
het RAL de ruimte huren die nodig is en
die later uitbreiden met extra depots.
Ook de beperkte schaalgrootte maakt
de realisatie van een eigen depot te duur.
Ondertussen had het RAL kennisgeno
men van de mogelijkheden die WAD
in Alphen aan den Rijn gaat bieden.
De Graaf: "In eerste instantie zagen
we het helemaal niet zitten. Het was te
ver weg vanuit Leiden, en belangrijker:
mag je wel in zee met een commerciële
partij?" Ook het risico van faillissement
en allerlei huurverhogingen leken
een obstakel. En wat zou er gebeuren
als WAD het complex zou verkopen?
Artist impression van het WAD in Alphen aan
den Rijn, waar het Regionaal Archief Leiden
straks depotruimte gaat huren (foto WAD
Archief Depots).
Kortom, veel onzekerheden. De juridische
afdeling van de gemeente Leiden heeft
echter kunnen vaststellen dat er géén
juridische bezwaren zijn tegen het huren
van een archiefbewaarplaats bij een
marktpartij. De Archiefwet verbiedt het
ook niet. Prijsverhogingen zijn contrac
tueel geregeld. Ook bij een mogelijk
faillissement zal het RAL geen schade
ondervinden. En koop breekt geen huur.
Dus ook daar was niks te vrezen. Overi
gens is in het huurcontract opgenomen
dat de Rijksgebouwendienst bij verkoop
als eerste de kans krijgt om het complex
te verwerven. Ten slotte heeft de af
slankende overheid als doelstelling om
steeds meer verantwoordelijkheden aan
het bedrijfsleven over te dragen, zoals
ook in het rapport van de Evaluatiecom
missie regeling bouw en inrichting ar
chiefruimten en archiefbewaarplaatsen
(Commissie Regeling 13) staat beschre
ven. "Uiteindelijk bleken alle bezwaren
weggenomen te zijn."
Het RAL heeft daar overigens nog wel
twee eisen aan gesteld. De eerste
voorwaarde was dat de Provinciale
Archiefinspectie vanaf het begin betrok
ken zou zijn bij de beoordeling van de
tekeningen, de bouwvorderingen, om
uiteindelijk na de oplevering een finaal
oordeel te vellen. De tweede eis vloeit
voort uit de eerste. Mochten de te huren
archiefbewaarplaatsen uiteindelijk niet
voldoen aan de wet- en regelgeving,
dan zou het huurcontract ontbonden
kunnen worden.
De vraag komt op, of het simpele feit
dat hier sprake is van een commerciële
aanbieder nog gevolgen heeft voor de
archiefinspectie. "Of de eigenaar van
een depotcomplex nu een marktpartij is
of een overheid, in beide gevallen wordt
er door marktpartijen gebouwd op basis
van de eisen van de regelgeving. Alleen
komt in het ene geval het eigendom toe
aan de overheid, en in het andere geval
zal een marktpartij gaan verhuren aan
overheidsgerelateerde partijen. In beide
gevallen is men gediend bij een gebouw
dat is goedgekeurd door de archiefin
spectie," aldus De Graaf.
Arjen Pels Rijcken directeur WAD
Archief Depots.
nummer 3 2010 33
