r
r
Organisaties presteren
verschillend. Maar hoeveel
verschil is er onderling?
Waardoor ontstaat dat?
En wat valt daarvan te leren?
Mogelijke benchmarks
c. Het generiek rekenmodel digita
liseringsprojecten EN en DEN
Pilot voor archiefinstellingen
Archiefinstellingen kunnen
in een tijd van laagcon
junctuur de kwaliteit van
hun dienstverlening en het
collectiebeheer alleen op
peil houden door samen
te werken, van elkaar te
leren en zich te verant
woorden aan klanten en
financiers.
Noten
onderzoek deelnemende instellingen
zichtbaar in de rapportage;
2. Gegevens van andere aan een onder
zoek deelnemende instellingen na
bewerking;
3. Het gemiddelde van gegevens van
alle aan onderzoek deelnemende in
stellingen zichtbaar in de rapportage;
4. Door andere instellingen zelf bijge
houden identieke kengetallen;
5. Met andere instellingen kengetal
len afspreken en vervolgens samen
meten.
a. Kwaliteitsmonitor Dienstverlening
De kwaliteitsmonitor geeft kwantita
tieve prestaties over dienstverlening
weer op landelijk en individueel niveau
(categorie 1). Prestatie-indicatoren zijn
eenduidig gedefinieerd en systema
tisch geordend. Benchmarken is direct
mogelijk. Op de studiedag werden
deelnemers aan de workshop bench-
marken, door vergelijking van de cijfers,
uitgedaagd om over de verschillen in
gesprek te gaan.
b. Jaarverslagen Provinciale
Archiefinspecties
Die leveren onder andere kengetallen
over dienstverlening, omvang collecties
en bewaarcapaciteit (categorie 2). Het
verslag van Gelderland bevat een bruik
baar overzicht op individueel niveau.
Zo kun je onder meer de ratio van de
opslagcapaciteit van Gelderse archief
bewaarplaatsen per inwoner van de
gemeente of regio berekenen, en deze
cijfers weer combineren met de ook op
genomen cijfers over jaarlijkse aanwas
van archieven per archiefbewaarplaats.
Dan kun je een goede prognose maken
van het beslag op de bewaarcapaciteit
en aangeven wanneer je depots vol zul
len zijn bij ongewijzigd opnamebeleid.
Het generiek rekenmodel is een bench-
markproject om de kosten van digita
lisering te berekenen en de uitkomst
daarvan tussen deelnemende archief
instellingen te vergelijken (categorie 2).
Hiermee krijg je onder andere inzicht in
de kosten per digitaliseringsobject (zie
het artikel van Romy Jochems in het vo
rige Archievenblad). Dit initiatief wordt
verder uitgewerkt.
d. KIS 2005
Kengetallen Informatiesysteem 2005
van DIVA is een overzicht van kengetal
len die ratio's zijn per type instelling op
landelijk geaggregeerd niveau (cate
gorie 3). Het verschaft informatie over
onder meer omvang fte, ruimtelijke
capaciteit, budget en dienstverlening.
Vergelijking met de kengetallen van je
eigen instelling geeft inzicht hoe hoog je
scoort en helpt om je prestaties of knel
punten helder te krijgen. Helaas is KIS
gebaseerd op een eenmalig onderzoek.
e. ICT-monitor
De ICT-monitor 2005-2008 geeft presta
ties over ICT-deskundigheid op landelijk
geaggregeerd niveau (categorie 3).
De landelijke norm kwam tot stand door
óf het gemiddelde te nemen van de
prestaties van branchegenoten, óf door
het beschrijven van een ideale (en door
allen geaccepteerde) norm. Je kunt de
kengetallen van je eigen organisatie
daarmee vergelijken. Consult bij partners
is niet mogelijk.
f. Digitale feiten
Stichting DEN heeft in 2008 voor een
betere onderbouwing van voorgenomen
investeringen het onderzoek 'De Digitale
Feiten' uitgevoerd, met cijfers op geag
gregeerd niveau (categorie 3) over
gedigitaliseerde objecten en de kosten
op het totale budget.
Om te kunnen benchmarken heeft
BRAIN zelf een pilotgroep voor Archief
instellingen opgezet, gericht op
beschikbaarstelling aan publiek en col
lectiebeheer. Het aantal deelnemers dat
zich heeft aangemeld is op dit moment
nog te weinig om de pilot door te kun
nen laten gaan. Werkgroep Benchmark
nodigt u van harte uit voor deelname
aan de pilot. Bij voldoende draagvlak en
draagkracht wil BRAIN de methode im
plementeren en bestaande kengetallen
systemen onderhouden.
Archiefinstellingen kunnen in een tijd
van laagconjunctuur de kwaliteit van
hun dienstverlening en het collectiebe
heer alleen op peil houden door samen
te werken, van elkaar te leren en zich te
verantwoorden aan klanten en finan
ciers. Dan moet je met cijfers komen die
inzicht geven in je prestaties. Wie wil
leren presteren? Archiveren is vooruit
zien.
1 R.C. Camp, Benchmarking: the
search for industry best practices that
lead to superior performance, Qua
lity press for the American society for
quality control (Milwaukee, Wisconsin
1989).
2 N.E. Stroeker, IOO Monitor ICT-
deskundigheidsbevordering 2008,
vierde meting 2008. Eindrapportage
(Zoetermeer 2009).
Martin Jochems gemeentearchivaris
Apeldoorn en voorzitter Werkgroep Kwali
teitszorg BRAIN.
Meer informatie:
www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.
php. Aanmelden voor de pilot voor
Archiefinstellingen: bureau@archiefbrain.nl
nummer 3 2010 29
