r
r
Maar waar is onze beste
buur, onze financier de
belastingbetaler, de kiezer?
Wie stapt voor ons in het
krijt bij momenten van
zwakte?
Risico en rechtszekerheid
Eigen verantwoordelijkheid
Alles moet anders?
Waarom geven de meeste
gemeentelijke websites
niet met één click toegang
tot de website van hun
gemeentearchief, welk
alias ook wordt gebruikt?
wereld, want wij zijn zichtbaar op het web
en Google kent ons! Verre vrienden ge
noeg. Maar waar is onze beste buur, onze
financier de belastingbetaler, de kiezer?
Wie stapt voor ons in het krijt bij momen
ten van zwakte? Ooit in Den Bosch werd
mij gevraagd een bezuinigingsplan voor
het archief op te stellen; we zaten nog in
de oudbouw en nieuwbouw leek verder
weg dan ooit. Ik stelde voor de formatie
tot 2,5 persoon terug te brengen, 0,5
archivaris en 2 administratieve medewer
kers, en in de voorgevel een loket te ma
ken met een nummerapparaat, zoals bij
de slager. Ontsteltenis alom, een heidense
barbaar uit Friesland aan de poort. De ves
ting werd versterkt, een nieuw archiefge
bouw gesticht en de barbaar geketend en
gekerstend. De organisatie was in het krijt
gestapt. Een phoenix in Den Bosch! Maar
zo gaat het niet altijd of overal.
Risk management gaat in archieven niet
samen met verantwoordelijkheid. We
zijn geen vliegtuigbouwers of onderhou
ders van spoorwissels die verzekeringen
kunnen afsluiten voor als het fout gaat;
'noodzakelijk en voldoende' laten in ons
vak geen ruimte voor een marge.
Wij zullen moeten zorgen dat elke stap
in elektronische en papieren archiefvor
ming sluitend wordt gedocumenteerd,
inclusief de wording, het onderhoud en
eventuele einde en vervanging van de
daarbij gebruikte systemen. Wij zullen
ervoor moeten zorgen dat inbraken en
onbevoegde veranderingen onmogelijk
zijn, dat elk gebruik een zichtbaar spoor
nalaat. Elke overheid zijn eigen Fort
Knox? Wij zullen moeten zorgen voor
perfecte audit trails, zonder deze geen
bewijsbare rechten en plichten, geen
vonnis met rechtszekerheid. Systemen
zullen blijven imploderen en niet al
leen in Haïti of in Keulen, ook dichterbij,
het web kent geen horror vacui. Het
onderhouden van audit trails zal de norm
worden voor elke vorm van goed bestuur.
Er is nog meer werk aan de winkel.
Wij zijn niet de hoeders van onze broeders
maar we zijn wel hun broeders in de nood,
en dat schept verplichtingen in het hier en
nu vanwege morgen.
Welke bestuurder realiseert zich dat
een audit trail alleen mogelijk zal zijn als
ontwerpers en gebruikers van informatie
systemen zich gelijktijdig in het in vitro fer
tilisatie laboratorium bevinden en geza
menlijk systemen ontwerpen, testen en
invoeren? We kennen toch allemaal het
verschil tussen ontwerpersauto's zoals
Range Rovers - door en voor techneuten
in avondkleding - en gebruikersauto's
die passen als een handschoen en het
nooit laten afweten? Waarom worden
we dan steeds geconfronteerd met
zogenaamd intuïtieve systemen, alleen
geschikt voor whizzkids omdat die intu-
itie hebben, anders dan simpele zielen
als de schrijver dezes en nog vele ande
ren met hem? Waarom geven de meeste
gemeentelijke websites niet met één
click toegang tot de website van hun
gemeentearchief, welk alias ook wordt
gebruikt? Is het gemeentearchief dan
niet onderdeel van de gemeentelijke
organisatie en doet de gemeentear
chivaris niet uiteindelijk het licht uit?
Kan het 'hen' niet schelen of kan het
ons niet schelen? Beide opties hebben
mogelijk een grond van waarheid, want
schaars zijn de archiefwebsites die direct
toegang geven tot de websites van hun
gemeente of gemeenten.
Als wij slechts moeizaam zichtbaar ge
maakt kunnen worden, moeten we dan
veronderstellen dat we 'hen' niet na aan
het hart liggen? Dat beslissingen zonder
ons worden genomen ook over ons?
Of is dit te banaal? Elk schandaal, zelfs
dat in Maastricht, zou tot nadenken
moeten stemmen en ons helpen dat
audit trail als essentieel voor alle archi-
vistische handelingen in een rechtstaat
van - tot tc met alle consequenties
erin gehamerd te krijgen. Of willen we
dat niet, omdat we het niet durven of
niet aankunnen?
Moeten we ons dan anders organiseren?
Kennis en kunnen beter delen? Sommige
zaken opdragen aan anderen? Bijvoor
beeld de inspectie aan de Erfgoedin
spectie, die vervolgens de provinciale en
gemeentelijke veldwachters incorporeert,
africht en van een zwaarder mandaat
en handboeien zo niet van een lange
wapenstok voorziet? Of zijn de taken te
onderscheiden en hebben we een Rijks
Informatie Autoriteit nodig?
Mag het continuüm nog wel belast wor
den met het fictieve onderscheid tussen
0 tot 20 en 20 tot tc? Kunnen we ons
samenvoegingen voorstellen met cultu
rele instellingen als theaters en conserva
toria, of met bijvoorbeeld een beleidsaf
deling cultuur of onderwijs? Kunnen we
bewaarplaatsen nog meer concentreren
en veiliger maken? Kunnen we onze
webdiensten en educatieve activiteiten,
althans voor de buitenwereld, integreren?
Kunnen we belastingbetalers beleveren,
waar zij ook zijn? Kunnen we hen op het
werk, op school, in de disco, de trein,
voorzien van bytes, naar believen op hun
nummer 3 2010 19
