Een doorwrocht rekenmodel
voor digitaliseringskosten
erf
Goed
Neoe
ri_an
Archiefinstellingen willen benchmarken op het gebied van digitaliseringsprojecten.1 Maar voor
onderlinge vergelijking van een specifiek onderdeel - zoals de kosten - zijn zinvolle getallen nodig.
Om inzicht te krijgen in deze kostenstructuren ontwikkelde DEN in samenwerking met Erfgoed
Nederland een doorwrocht generiek rekenmodel. De veelomvattendheid ervan is bijna paradoxaal:
alvorens een helder inzicht te verkrijgen, moet lang en diep in de cijfers worden gedoken.
Inzicht in kosten
D
Stapsgewijs
Meer informatie:
Door Romy Jochems I
In 2008 herpakte Erfgoed Nederland de
doelstellingen van de voormalige DIVA
werkgroep benchmarking en startte een
pilot rondom de reeds geformuleerde digita
liseringscategorieën (kranten, beeldbanken
en genealogische data). De vragenlijsten
besloegen destijds diverse aspecten van
digitaliseringprojecten: niet enkel de kosten,
maar bijvoorbeeld ook organisatieprocessen
en de aanpak van marketing. Al gauw bleek
deze reikwijdte te breed, zodat de nadruk
uiteindelijk kwam te liggen op de complexi
teit van digitalisering enerzijds en de zo
lastig te vervullen wens tot transparantie
en afstemming in digitaliseringsprojecten
anderzijds.
Besloten werd om voor benchmarking in het
kader van ICT-deskundigheid te focussen op
de kosten, en verdere ontwikkeling van het
rekenmodel leende zich daar bij uitstek voor.
Sinds 2009 werkt Erfgoed Nederland hiertoe
samen met DEN. Op basis van overleg met
verschillende deskundigen is een erfgoed-
breed te gebruiken generiek rekenmodel
ontwikkeld, gebaseerd op de praktijk van
digitaliseringsprojecten.
Deze praktijk bleek weerbarstig, omdat
de processen tussen instellingen te zeer
verschillen voor onderlinge vergelijkbaarheid.
Bovendien bleek het voor lang niet iedereen
duidelijk waar welke kostenpost naar
'f
HgltHl Hrd«1ind
verwees (terminologie!), en, indien dit wel
duidelijk was, waar de betreffende informatie
binnen de eigen organisatie te vinden was.
Met het generiek rekenmodel willen DEN
en Erfgoed Nederland bijdragen aan het
genereren van vergelijkbare gegevens over de
kosten van digitaliseringsprojecten. Daarom
omvat het rekenmodel veel velden. En hoe
meer deze worden ingevuld, hoe beter de
onderlinge vergelijkbaarheid.
Bij het rekenmodel is een handleiding
beschikbaar die de gebruiker waar nodig
stapsgewijs begeleidt. Van de Basisgegevens
(tevens het meest belangrijke onderdeel)
naar in enigszins chronologische opeen
volging: Voorbereiden, Vervoer, Scanning
en fotografie, Metadata, Kwaliteitscontrole,
Opslag online, Opslag archief, Webdienst
ontwikkelen, Webdienst beheer, Promotie,
Nazorg en Overige posten en een Risico
berekening, om te eindigen met de totalen
en grafieken. In deze grafieken is vervolgens
zichtbaar welke post welk aandeel in de
totalen heeft, én welk aandeel structurele
en welke incidentele kosten betreft.
Het model is nog in bètaversie. Door de
keuze voor een spreadsheet is de gebruiker
vrij stappen over te slaan of toe te voegen.
Flexibiliteit is noodzaak één voor een gene
rieke bruikbaarheid, maar een obstakel voor
onderlinge vergelijking. Ook is het model
'bèta' in de zin dat het nog de nodige input
vanuit de praktijk verwacht (zie kader).
Wanneer het model daadwerkelijk in een
benchmarkingstraject wordt ingezet, bestaat de
mogelijkheid de spreadsheet om te bouwen tot
Rekenmodel en handleiding kunnen
worden opgevraagd bij DEN via
Robert.gillesse@den.nl. Feedback
op het rekenmodel is van harte
welkom.
Voor benchmarking kan contact
worden opgenomen met de werk
groep Benchmark van BRAIN via
bureau@archiefbrain.nl.
Zie ook www.erfgoednederland.nl/
aandachtsgebieden/archieven.
webapplicatie. Het voordeel van een applicatie
is de structuur (denk: 'belastingformulier'). Ook
verzamelt een applicatie de resultaten op een
voudige wijze. In de loop van 2010 creëert DEN
in elk geval een beveiligde omgeving om al dan
niet geanonimiseerde rekenmodellen te delen.
Daarnaast wil het kenniscentrum gespeciali
seerde rekenmodellen ontwikkelen.
Het huidige rekenmodel omvat als gezegd een
fiks aantal stappen. Maar zonder het nemen
van deze stappen geen inzicht én geen zinvolle
kengetallen. En zonder dat geen kennisver
meerdering. Archieven worden dan ook aange
spoord het model te gebruiken en de resultaten
onderling te delen.
1 Instituut voor Onderzoek van Overheidsuit
gaven, Eindrapportage Monitor ICT-deskundig-
heidsbevordering 2008, 29.
Romy Jochems projectleider Erfgoed
Nederland.
29 2010 nummer 2
