Kansrijke kredietaanvraag
Voorschriften
Uitzonderlijke samenwerking
Het resultaat
Na veel overleg, opnames en een aantal
adviesnota's werd in de loop van 2004-2005
het volgende overeengekomen: bewerking
van het archief van vóór de invoering van
de basisarchiefcode (voor de gemeente
Helmond is dat het jaar 1942) werd niet in
het project opgenomen. Het RHCe zou de
bewerking van de archieven, lopende van
1810 tot 1941, op zich nemen. Het archief
van vóór 1810 was al geïnventariseerd. Ook
het archief van na 1989 werd niet in het
project opgenomen, want dat is nog niet
aan overbrenging toe. De gemeente zou de
archieven van bedrijven, bouwvergunningen
en hinderwetvergunningen in eigen beheer
gaan bewerken.
Er moesten drie blokken komen: 1942-1967
(1942: invoering van de code, 1967: ge
meentelijke herindeling); 1968-1979 (omdat
de blokvorming ruwweg al zo was); en
1980-1989 (als laatste tienjarenblok).
Bovendien werd besloten dat de gemeente
in eigen beheer met hulp van het RHCe:
het archief 1942-1989 en de bedrijven-
archieven op doosniveau zou voorselecteren
voor vernietiging. Na deze voorselectie,
die vele dagdelen in beslag nam, werd het
secretariearchief dat voor herbewerking in
aanmerking kwam op het Stadskantoor van
de gemeente geplaatst. De omvang van
het secretariearchief en van de archieven
van de bedrijven die ook een voorselectie
ondergingen was ten gevolge van het
voorselecteren dusdanig geslonken dat een
kredietaanvraag nu wél kansrijk was.
Er werd een definitief projectplan opge
steld, dat vervolgens aan het college werd
voorgelegd. Er bleek voldoende krediet voor
uitbesteding van het secretariearchief (348
meter zonder bouwvergunningen en hinder
wetvergunningen) en van het archief van
Publieke Werken 1953-1990 (97 meter).
Via een Europese aanbesteding is het werk
in juni 2006 gegund aan het Restauratie
Atelier Helmond, dat daarvoor een samen
werkingsverband aanging met Hulsegge
Archieven. In september 2006 werd gestart
met de uitvoering. Voor het hele bewer
kingstraject werd een doorloopperiode van
3,5 jaar gepland. Het RHCe/Auditing nam,
als toekomstig beheerder van de archieven,
de inhoudelijke begeleiding op zich. Het
RHCe heeft ten behoeve van overbrengings
projecten een zogeheten normdocument
ontwikkeld. Dit normdocument bevat de
voorschriften die in acht genomen moeten
worden bij de bewerking van archieven die
Tekeningen voor het Speelhuis in Helmond.
in aanmerking komen voor overbrenging
naar het RHCe.
Een codearchief wordt geordend volgens de
basisarchiefcode (voor deze archieven werd
gekozen voor de BAC uit 1979), is zaaks-
gewijs geordend (een zaak per map) en de
dossieromschrijvingen moeten in principe
de elementen van de documentanalyse
bevatten. Deze voorschriften vormden bij de
aanbesteding een onderdeel van het bestek
en dienden tijdens de bewerking als uit
gangspunt en graadmeter. Omdat het archief
voor de bewerking geen structuur kende
en er praktisch geen cesuren in acht waren
genomen, werd overeengekomen 'voor de
voet weg' te werken, wat wil zeggen dat de
dozen een voor een, in de volgorde waarin
ze aangetroffen werden, ter hand werden
genomen en dat de dossiers niet meteen in
samenhang werden bekeken. Deze werkwijze
bracht met zich mee dat het eerste resultaat
slechts zou bestaan uit een globaal geordend
archief met globale omschrijvingen.
Per kwartaal werd er een vernietigingslijst
gemaakt en getoetst. Bij de selectie werd
de lijst van voor vernietiging in aanmerking
komende stukken in gemeentearchieven
van 1983 gehanteerd. Maandelijks werd een
projectoverleg gehouden. De samenwerking
was uitstekend en dat is bij een project van
een dergelijke omvang en moeilijkheids
graad noodzakelijk, maar ook uitzonderlijk.
Het selecteren op dossier- of document
niveau, het globaal herordenen en omschrij
ven van de archieven was in de loop van
2009 voltooid. Daarna wachtte nog het niet
te onderschatten karwei van definitieve
herordeningen van beschrijvingen van de
archieven, zodat aan de gestelde eisen
voldaan werd. Dit werk heeft het tweede
gedeelte van 2009 en de eerste maanden
van 2010 in beslag genomen.
De gemeente Helmond, het Restauratie
atelier Helmond/Hulsegge Archieven en het
RHCe zijn met recht trots op het behaalde
resultaat. Uit een papieren chaos zijn
archieven ontstaan die voldoen aan de eisen
van een goede, geordende en toegankelijke
staat. Van de oorspronkelijke 445 meter is
na bewerking 140 meter overgebleven. De
bewerking van de hinderwetvergunningen
en bouwvergunningen in eigen beheer door
de gemeente Helmond is voltooid. Met de
bewerking van de archieven van de bedrij
ven wordt dit jaar gestart.
Gaandeweg het project werd het archief
steeds toegankelijker en werd ook meer en
meer duidelijk hoe interessant dit archief
is. We zien Helmond langzaam maar zeker
uit de grauwe as verrijzen. Na de oorlog en
de wederopbouw werd in de jaren '70 de
Traverse aangelegd, die de stad verdeelde
maar ook toegankelijker maakte en het
verkeer makkelijker liet doorstromen. In die
zelfde tijd had Helmond de primeur met z'n
kubuswoningen. Helmond werd 'groeistad'
en ging op de schop. Ze groeide als kool en
werd totaal vernieuwd.
Na alles wat er de laatste decennia heeft
plaatsgevonden mogen we toch wel stel
len dat Helmond niet langer als het lelijke
eendje van Brabant kan worden gezien. Zijn
Helmonders kattenmeppers? Of harde wer
kers die van hun stad iets hebben gemaakt?
Raadpleeg het archief en u zult het wetend
Deetje Dielis medewerker codearchieven
RHCe, afdeling Auditing.
nummer 2 2010 27
