Profijt van goede samenwerking
Inventarisatie semistatisch archief Helmond
1942-1989 voltooid
Op 26 februari 2010 werd in Helmond het resultaat van meer dan drie jaar hard werken feestelijk
opgeleverd. Toen vond namelijk de officiële overbrenging plaats van het secretariearchief 1942-1989
en van het archief van Publieke Werken 1953-1990. Deetje Dielis van het RHCe vertelt in dit artikel
wat er moest gebeuren om tot het gewenste resultaat te komen.
Kansloze kredietaanvraag
Door Deetje Dielis
Uit de geïnventariseerde archieven:
het Helmondse Havenplan uit 1955.
Omslag van brochure voor de Helmond-dag
in 1983.
In september 2002 fuseerde de gemeentelij
ke archiefdienst Helmond met het Regionaal
Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). De af
deling Auditing van het RHCe kreeg daarmee
het toezicht op het beheer van de nog niet
overgedragen archieven van de gemeente
Helmond. Met de eerste inspectiebezoeken
werd gestart in februari 2003. Al snel werd
duidelijk dat met name het semistatisch
archief (ssa) - bestaande uit het secretarie
archief (bestuursarchief vanaf 1810) en
archieven van de diverse gemeentelijke
bedrijven (grotendeels twintigste eeuw) -
een groot probleem vormde.
Het ssa was niet alleen enorm van omvang,
maar stond ook nog verspreid in diverse
archiefruimten en archiefbewaarplaatsen in
Helmond en Eindhoven. Bij de plaatsing op de
diverse locaties waren geen uitgangspunten
in acht genomen ten aanzien van looptij
den (cesuren) en herkomst. Het archief in
zijn totaliteit kende dus weinig structuur.
Bovendien was er in het verleden nauwelijks
onderscheid gemaakt tussen te bewaren en
te vernietigen stukken. Op sommige onder
delen waren (onvolledige) toegangen.
Een eerste telling leverde in totaal ruim 1,5
kilometer te bewerken archief op, lopende
vanaf 1810 tot 1999. Voor bewerking van
een dergelijke hoeveelheid in eigen beheer
was geen capaciteit beschikbaar. Bovendien
zou uitbesteding zoveel kosten dat een
kredietaanvraag hiervoor bij voorbaat als
kansloos van de hand werd gewezen. Toch
moest er iets gebeuren, omdat archiefbe
scheiden van voor 1975 uiterlijk in 2006 in
Het team van het inventarisatieproject van
het RHCe, staande in het depot van de ge
meente Helmond voor een gedeelte van het
bewerkte archief. V.l.n.r.: Frank Martens (senior
medewerker DIV gemeente Helmond), Gerjan
Hulsegge (Hulsegge Archieven), René Lodder
(teamleider DIV gemeente Helmond) en Deetje
Dielis (medewerker codearchieven RHCe).
goede, geordende en toegankelijke staat
overgedragen dienden te zijn. Er werd een
projectgroep in het leven geroepen, be
staande uit medewerkers van de gemeente
Helmond en van het RHCe, met de opdracht
een doelgericht, creatief maar vooral werk
baar plan op te stellen en voor te leggen aan
het college van de gemeente Helmond.
26 2010 nummer 2
