Benchmark 100.000+
gemeenten
Tegenstrijdigheden
Geen duel maar duaal
blijven. Het is de vraag of de wetgever ook
het archiefbeheer hieronder heeft willen
plaatsen. Wel heeft de wetgever voorbeelden
genoemd, zoals de inrichting van de beide
griffies bij de Eerste en Tweede Kamer. Deze
toelichting op de wet meenemend, zou
er organisatorisch gezien sprake moeten
zijn van twee zelfstandige organisaties. Dit
betekent voor het archief: twee archieven.
Dynamisch en semistatisch archiefbeheer
hebben namelijk naast een administratieve
en ondersteunende kant, ook een politiek-
inhoudelijke kant, in tegenstelling tot andere
ondersteunde diensten.
Uit de benchmark die binnen het onder
zoek is uitgevoerd, blijkt dat bij 100.000+
gemeenten de uitwerking van de dualisering
heel verschillend is, ook op het gebied van
archiefbeheer. In sommige gemeenten
wordt de noodzaak niet onderkend; niemand
lijkt er mee te zitten. Daar waar wel scheiding
is aangebracht in de archieven, is vaak ook
getracht dit te formaliseren. Bijvoorbeeld door
een aparte DIV-afdeling binnen de griffie in te
richten, zoals in Rotterdam. Hiermee wil men
aangeven dat de griffier zelf verantwoorde
lijk is voor zijn archief en de secretaris hier
niet over gaat. Het college is en blijft echter
zorgdrager voor het griffiearchief. Opval
lend detail is dat veel van de onderzochte
organisaties eenzelfde organigram hebben,
terwijl de werkwijze in de praktijk compleet
van elkaar verschilt.
Er zijn ook andere tegenstrijdigheden te
onderkennen. Zo is in het Besluit Informatie
beheer 2009 van de gemeente Amersfoort
vastgelegd dat raadpleging of uitlening van
geheime documenten alleen is toegestaan
aan medewerkers die ambtelijk zijn belast
met de behandeling van de betreffende aan
gelegenheid. Hiervoor is de toestemming van
het college noodzakelijk. Deze formulering is
in strijd met het reglement van orde van de
raad, waarin de griffier belast is met het laten
inzien van geheime stukken van de raad.
Hierbij is het probleem voor de raad niet
zozeer het naar buiten brengen van informatie,
maar ook juist het niet beïnvloed willen
worden door het college. Dat documenten
niet in alle fases van een proces openbaar zijn
is niet het probleem, maar archivering dient
wel goed te geschieden om verantwoording
te kunnen afleggen over het handelen en uit
cultuurhistorisch belang.
Tekening Len Munnik.
De invoering van de Wet dualisering ge
meentebestuur had tot doel de rollen binnen
de gemeentelijke organisatie duidelijker te
maken. Maar in de praktijk is weinig veran
derd. Als de verhoudingen op scherp komen
te staan, is de informatievoorziening niet
strikt gescheiden. De rekenkamercommissie
kan als voorbeeld dienen. Daar is het archief
wel gescheiden van andere archieven en
ook de wijze van communiceren met andere
organen is helder. Dit is bij wet geregeld
door het beheer van het archief exclusief bij
de rekenkamer te beleggen. De bevoegd
heidsverdeling in archiefbeheer en -zorg
wordt zo zichtbaar.
Vanwege de politiek-bestuurlijke inhoud
van archiefbeheer, het ontbreken van een
gezagsverhouding tussen het college en de
griffier, en om de invloed van het college op
de werkwijze van de raad in te perken, zijn
aanpassingen noodzakelijk. Het vaststellen
van een apart Besluit Informatiebeheer voor
de griffie is hiervoor niet voldoende. Het col
lege is dan immers nog steeds zorgdrager.
In de geest van de Gemeentewet zou de
griffier de beheerder en het presidium de
zorgdrager van het archief van de raad
moeten zijn. Lokale regelgeving kan ingezet
worden om dit aan te passen, maar daar
mee wordt de Archiefwet gepasseerd. De
juridische houdbaarheid van een dergelijke
regeling kan in twijfel worden getrokken,
want hiërarchisch gezien staan wetten
boven lokale regels. Hiermee kan echter
wel een signaal afgegeven worden, waar
in de dualistische praktijk zoal mee wordt
geworsteld. Om toch verandering te bewerk
stelligen kan de VNG de kwestie oppakken.
Zij zou een richtlijn voor alle gemeenten
kunnen opstellen, bedoeld als houvast, om
een uniforme(re) werkwijze te bevorderen.
Ook kan een signaal afgegeven worden om
de Archiefwet op dit punt aan te passen of
om in de Gemeentewet een artikel op te
nemen, gelijkluidend aan dat voor de reken
kamer, waarin medewerkers maar voor één
orgaan mogen werken.
Een veelvormige praktijk doet recht aan
diversiteit in den lande, maar de doelen en
de geest van de dualisering dienen hier niet
onder te lijden. Bij de evaluatie van de duali-
sering is dit reeds onderkend. De adminis
tratieve organisatie lijkt in veel gevallen niet
te zijn meegegroeid met de politieke opzet
van het duale stelsel. De Gemeentewet en
de intentie van het duale stelsel zouden
op dit vlak meer tot uiting moeten komen.
Taken en verantwoordelijkheden van de raad
zijn al door invoering van het medebewind
ingeperkt. Vergroten van de autonome
ruimte van de raad is belangrijk om de
raad niet in een politiek isolement te laten
geraken. Hiervoor zou de raad zich meer
moeten profileren als zelfstandig orgaan met
een zelfstandige ondersteunende organi
satie aan zijn zijde. Dit komt dan zowel de
autonomie van de raad alsook de transpa
rantie ten goede. De raad is een organisatie
geworden die om eigen archiefvorming
vraagt. Duidelijkheid is geboden als het om
informatie gaat, om te zorgen dat het duale
stelsel niet uitloopt op een duel tussen raad
en college.T
Wouter ten Have archivaris/relatie
beheerder Nieuw Land, Lelystad. Bovenstaand
artikel is geschreven naar aanleiding van
de eindopdracht 'Informatievoorziening
binnen het duale stelsel. Het gemeentelijk
archief: duaal of in duel met elkaar?' voor de
postdoctorale opleiding IDM aan de Erasmus
Academie te Rotterdam.
nummer 2 2010 25
