Om te komen tot een zo
hoog mogelijke betrouw
baarheid zijn alle
componenten binnen de
bewaaromgeving mini
maal dubbel uitgevoerd.
Metadata
Raadpleging
Er is dus uitdrukkelijk geen
sprake van één oplossing,
maar van verschillende
deeloplossingen die op
geteld de totaaloplossing
vormen.
Openstandaard
Preservering
Ingest
standaard Windows filesysteem, maar een
nieuw systeem was gewenst. Er werd een
aanbestedingstraject opgestart waarin par
tijen werden uitgenodigd een aanbieding te
doen en actief mee te denken. Winnaar van
deze aanbesteding werd DataMatters met
een Hitachi HCAP oplossing. Deze oplossing
is vooral gericht op het gecontroleerd bewa
ren van (grote) hoeveelheden bestanden.
De gekozen oplossing is een product dat
zo standaard mogelijk kan worden ingezet
voor het bewaardeel van ons E-depot.
Onder E-depot verstaan wij de verzameling
systemen die het tezamen mogelijk maken
om de stappen van het bekende OAIS model
te kunnen uitvoeren. Om te komen tot een
zo hoog mogelijke betrouwbaarheid zijn alle
componenten binnen de bewaaromgeving
minimaal dubbel uitgevoerd. Tevens is er
een gecontroleerde co-locatie in bedrijf, die
een veiligheidskopie van de opgeslagen ob
jecten bewaart. Ook de metadatasystemen
zullen op die locatie een back-up systeem
krijgen.
Een grote rol in dit E-depot is weggelegd
voor ons metadatabeheersysteem. Het SAA
gebruikt voor de inhoudelijk ontsluiting één
systeem. Hierdoor wordt dit systeem de
centrale spil in het vastleggen van metadata.
Vanuit dit systeem sturen we dan ook de
processen aan voor beheer binnen het
depot. Het innemen van objecten in het
depot kan bijvoorbeeld alleen wanneer de
metadata over deze objecten eerst wordt
vastgelegd binnen de metadatabeheer-
omgeving. Vanuit deze omgeving wordt een
autorisatiebestand aangemaakt waarmee
de objecten kunnen worden ingelezen in de
bewaaromgeving. Een soortgelijke procedure
geldt voor andere acties in het bewaardepot
(exporteren, bewaartermijnen, toevoegen,
metadata toevoegen aan een object, mi
gratie, aansturing en in bijzondere gevallen
vernietiging).
Vanuit het digitale depot kunnen bestanden
worden geëxporteerd naar de raadpleegom-
gevingen (Beeld- en Archiefbank). Er wordt
zoveel mogelijk gebruikgemaakt van open
standaarden, om een maximale flexibiliteit
te verkrijgen in het gebruik van verschil
lende componenten. De twee raadpleeg-
omgevingen worden continue doorontwik
keld om de klanten een steeds hoger niveau
van dienstverlening te kunnen bieden. Ook
wordt er nagedacht over dienstverlening
aan specifieke groepen binnen het concern
Amsterdam. Deze groepen hebben vaak
specifieke dienstverleningsvragen, met
name over de door hun geleverde data.
Ook daarnaast wordt nagedacht over het
ontsluiten door middel van zogenaamde
'internetcrowds'. De crowds kunnen worden
ingezet om hun kennis te gebruiken voor
het effectief ontsluiten (metadateren) van
archief- en/of collectiestukken.
De architectuur van de oplossing kenschetst
zich door het gebruik van blackboxes
met functionaliteit die, door middel van
openstandaard koppelvlakken, met elkaar
worden verbonden. Wat ik met blackboxes in
deze context bedoel, is dat wij de onder
delen van onze architectuur benaderen als
backboxes. Namelijk een stuk functionaliteit
dat via openstandaarden verbindt met
andere elementen. Het is niet zo dat wij niet
(willen) weten wat er binnen zo'n blackbox
gebeurt. In tegendeel. Wij willen daarvan
juist goed op de hoogte zijn en besteden
daar ook veel tijd aan. Maar we willen onze
architectuur zo flexibel laten zijn dat we
functionaliteit (blackbox) kunnen vervangen
door betere functionaliteit of techniek. Door
onze benadering van blokken verbonden
door openstandaard koppelvlakken denken
wij dat te kunnen realiseren. Er is dus
uitdrukkelijk geen sprake van één oplossing,
maar van verschillende deeloplossingen
die opgeteld de totaaloplossing vormen.
Hierdoor kan in de toekomst flexibel worden
ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en/
of voortschrijdend inzicht, want de inzichten
zullen zeker veranderen door actief met
deze materie bezig te zijn. Ook verwachten
wij dat er technologische stappen gemaakt
zullen worden op verschillende onderde
len in de keten. Met inachtneming van de
koppelvlakken kan dan optimaal gebruik
worden gemaakt van de nieuwe technologie
en haar mogelijkheden.
Een stuk wat in de architectuur al is mee
genomen als een uit- en een ingang op het
systeem, is de functionaliteit van de digitale
preservering. In de komende periode zal het
SAA zich bezig gaan houden met het samen
stellen van een preserveringsbeleid om zo
een goede invulling te kunnen geven aan de
gewenste en vereiste functionaliteit. Hierbij
wordt vooral gedacht aan samenwerking
met het archievenveld, omdat deze functie
een zware technologische component heeft
waarvan het onwenselijk lijkt om deze zelf
te ontwikkelen en te onderhouden. Gelukkig
is er al de nodige collectieve activiteit in de
vorm van het Europese Planets project.
Voor het komende jaar staan een aantal
pilots op het programma om meer ervaring
op te doen met het innemen van bestanden.
Een van de beoogde pilots heeft betrek
king op het innemen van informatie uit een
documentmanagementsysteem (DMS). Een
ander heeft betrekking op het innemen
van grote hoeveelheden gescand materiaal
met een specifieke raadpleegfunctionaliteit
(Bouw- en woningtoezicht archieven). Voor
beide pilots geldt dat er vooral gekeken
zal worden naar welke zaken als standaard
kunnen worden aangemerkt in dergelijke
trajecten. Al met al is het E-depot bij het SAA
volop in ontwikkeling en de motor achter
heel wat veranderingen.
Sander Ujzanovitch teamleider digitaal-
beheer Stadsarchief Amsterdam.
22 2010 nummer 2
