- '1
ji
Het E-depot bij
Stadsarchief
Amsterdam.
Een update over
de huidige stand
van zaken
e-depot
Cultuurverandering
Duidelijk aandachtspunt
vormt nog het feit dat een
heldere afbakening in ta
ken tussen de beheerders
op de afdelingen en de
e-conservatoren gemaakt
moet worden: wie is voor
welk deel van de taak
van beheer, behoud en
beschikbaarstelling verant
woordelijk?
Balans na drie jaar
Bfc: ,ff"p 1
jkT:
backupkamer
nr. 1 ,"T^
r Jk
Het project E-depot heeft steeds als
uitgangspunt gehad dat alle medewerkers
van het GAR betrokken moeten zijn bij de
nieuwe ontwikkelingen. Om dit te kun
nen verwezenlijken zijn alle werkgroepen
ingericht vanuit de verschillende afdelingen:
afdelingshoofden kregen een deelproject
toegewezen dat nauwe relaties vertoonde
met hun werkveld en medewerkers van
de projectgroep waren van verschillende
afdelingen en disciplines afkomstig. Op deze
manier werd draagvlak gewaarborgd en is
iedereen meegenomen in het denken over
oplossingen en nieuwe werkwijzen. Dat
neemt niet weg dat er toch medewerkers
minder verbonden zijn met het project. Om
hen te betrekken is regelmatig informatie
verstrekt via organisatiebrede bijeenkom
sten en in het werkoverleg.
Om het verandermanagement en de
daarmee gepaard gaande cultuurverande
ring van analoog naar digitaal kracht bij te
zetten, volgen alle medewerkers de cursus
'23 Archiefdingen', zodat zij weten wat er
in de Web 2.0-omgeving te koop is, welke
vragen en wensen zij van de klant kunnen
verwachten en hoe zij daarop kunnen inspe
len. Daarnaast wordt een opleidingsomge
ving ingericht waar medewerkers bekend
worden gemaakt met alle taken rondom het
E-depot.
Naast de bewustwording van medewerkers
dat digitaal werken een andere benadering
vraagt, was het ook al snel duidelijk dat het
beheer van digitale informatie andere com
petenties vraagt dan bij een gewone depot
beheerder, conservator of restaurator het ge
val is. Daarom is een functieprofiel voor een
e-conservator opgesteld en op basis daarvan
zijn twee e-conservatoren aangesteld. Zij
hebben de ruimte gekregen om hun taak te
specificeren, zijn nauw betrokken geweest bij
het testen en ontwikkelen van het E-depot
en zijn nu zover dat zij het beheer van het
digitale depot op zich kunnen nemen.
Duidelijk aandachtspunt vormt nog het feit
dat een heldere afbakening in taken tus
sen de beheerders op de afdelingen en de
e-conservatoren gemaakt moet worden: wie
is voor welk deel van de taak van beheer,
behoud en beschikbaarstelling verantwoor
delijk? Bij werving van nieuwe medewerkers
zal in de toekomst nadrukkelijk gekeken
worden naar de digitale competenties. Waar
huidige medewerkers niet voldoen aan de
gevraagde competenties wordt geïnvesteerd
in aanvullende opleiding en scholing.
Terugkijkend op drie jaar project E-depot
mogen wij als GAR concluderen dat wij
een heel eind zijn gekomen. Ja, het klopt
dat onze digitale balie nog niet optimaal is
ingericht. En ja, preservering staat nog in
de kinderschoenen. Maar wij hebben wél
een centraal beherend systeem waarin alle
metadata rond digitale en analoge objecten
worden geregistreerd en ontsloten. Wij heb
ben met onze partners software ontwikkeld
om een goede, gecontroleerde opname van
digitale objecten mogelijk te maken. Wij
hebben een professionele storage omge
ving, geplaatst in een ruimte die officieel de
naam digitaal depot mag dragen.
Wij hebben ons tijdens deze drie jaar wel
gerealiseerd dat het veel inzet van de
organisatie vergt om een goed eindresultaat
te bereiken. Met name het lang uitblijven
van een tastbaar resultaat in de vorm van
werkende software voor het E-depot heeft
veel geduld gevraagd. We hebben moeten
investeren in het bewust blijven van het
belang van waar wij naartoe werken.
Nu de werkende software er is, volgen de
laatste loodjes. Dat is om te beginnen: het
inrichten van de digitale balie (virtuele
studiezaal), maar ook het nader uitwerken
van procedures, richtlijnen en processen. We
verwachten terabytes aan informatie, zodat
we nog wel eens zullen uitroepen: "Help, we
hebben een E-depot!".
Mies Langelaar hoofd Informatiema
nagement Gemeentearchief Rotterdam en
projectleider E-depot Concern.
Door Sander Ujzanovitch
In 2007 is het Stadsarchief Amsterdam
(SAA) begonnen met het projectmatig
neerzetten van een bewaaromgeving voor
digitale archiefbescheiden. Het SAA was al
langere tijd actief met het doen raadple
gen van met name gescand materiaal en
indexen, maar nu bleek het ook noodza
kelijk om een robuuste digitale bewaar-
omgeving te bouwen die voldoet aan de
regelgeving en die het mogelijk maakt
om bestanden langdurig, gecontroleerd te
bewaren.
Het SAA had eerder al de beschikking over
een 'digitaal depot' gebaseerd op een
I,
to
Foto Gemeentearchief Rotterdam, Arthur Bueno.
nummer 2 2010 21
