Eén beherend systeem
Opzetten van procedures en
instructies
Kwaliteitsdocument
Eén van de doelen van
het E-depot is dat digitale
informatie vanuit de admi
nistratie van het Concern
Rotterdam op een opti
male wijze kan worden
opgenomen en duurzaam
bewaard en ontsloten.
GAR. Daarbij zijn een aantal issues genoteerd,
die in een verbeterde versie van de software
zijn opgeleverd.
Inmiddels draait de software volledig bij het
Nationaal Archief, waar op dit moment pilots
met RHC's en het ministerie van Binnen
landse Zaken en Koninkrijksrelaties worden
uitgevoerd. Bij het GAR wordt op dit moment
intern getest. In januari 2010 is een pilot met
de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omge
vingsvergunning) uitgevoerd, om te bezien
hoe opname van semistatisch archief in het
E-depot verloopt.
Ondertussen wordt gewerkt aan verdere 'fine
tuning' en uitbreiding van de software. Naar
verwachting zal midden 2010 een tweede
release van de software worden opgeleverd.
Het GAR maakte tot en met 2008 gebruik van
drie verschillende beherende systemen. Om
uniformiteit in beheer, enkelvoudige opslag
van metadata en efficiencywinst te realiseren,
is besloten om naar één beherend systeem
over te gaan. Daartoe is in 2009 een project
gestart dat tot doel had het formuleren van
functionele en technische eisen. Op basis
daarvan heeft aanbesteding plaatsgevonden
en wordt nu het beherende systeem volgens
specificaties van het GAR aangepast en
gebouwd. Dat houdt in dat het metadatamo-
del van het GAR wordt geïmplementeerd in
de software en extra modules, onder andere
voor nadere toegangen, worden ontwikkeld.
Op dit moment is de testomgeving beschik
baar en begin januari 2010 is de productie
omgeving operationeel geworden. Een tweede
release is eind februari 2010 voorzien.
Aan de kant van de digitale balie, de toe
gangspoort voor de gebruiker, is een eerste
aanzet gegeven door de vernieuwing van de
website begin 2010. Dan zal ook doorontwik
keling in functionaliteit plaatsvinden, zoals
uitbreiding met de digitale archivaris, de per
soonlijke onderzoeksomgeving en scanning
on demand. Kortom meer Web 2.0.
Naast software voor het beheer van digitale
informatie moet ook de storage in orde zijn.
Om dit goed te kunnen regelen is in 2009
uitbreiding van capaciteit gerealiseerd, zodat
er nu circa 50 terabyte aan data op een
goede manier bewaard kan worden binnen
de configuratie van het E-depot. Daarnaast is
- in samenwerking met het Shared Service
Center ICT van de gemeente Rotterdam (ISR)
- een professionele serverruimte ingericht.
Op verzoek van het GAR heeft de provinciale
archiefinspectie een schouw van de ruimte
laten uitvoeren door het HEC, wat een posi
tieve rapportage heeft opgeleverd. Inmiddels
is een verzoek ingediend om de serverruimte
als officiële digitale archiefbewaarplaats
aan te wijzen. Een eerste toetsing aan ED3
van het hele E-depot wordt in december
uitgevoerd.
Het project E-depot heeft zich vanaf de start,
naast het ontwikkelen van infrastructuur en
software, nadrukkelijk gericht op de randvoor
waarden die moeten zijn ingevuld, wil er
sprake zijn van een succesvol E-depot. In
samenspraak met de beherende afdelingen
is een eerste opzet voor een metadatamo-
del opgesteld, dat vervolgens door externe
experts verder is uitgewerkt en gerelateerd
aan internationale standaarden. Dit model is
zeker niet statisch en zal tijdens het gebruik
regelmatig worden aangepast. Recente
ontwikkelingen op landelijk niveau hebben
bijvoorbeeld uitgewezen dat verschillende
partijen zich richten op het ontwikkelen van
metadatamodellen en het is zeker wenselijk
dat deze modellen op elkaar afgestemd
worden, zodat er een algemeen erkende
standaard ontstaat.
Tijdens het opstellen van het metadatamodel
bleek al snel dat de verschillende afdelingen
op verschillende manieren met hun metadata
omgaan en daar ook verschillende velden
voor gebruiken. Dit leidde tot de conclusie
dat, wil één beherend systeem effectief
kunnen functioneren, er een behoorlijke hoe
veelheid retrowerk verricht moet worden om
de data naar eenzelfde standaardniveau te
brengen. Ook is het noodzakelijk om authority
files (lijsten met geautoriseerde basisgege
vens) te definiëren. Het beheer en de defini
tie van authority files is centraal geregeld en
belegd bij een Senior Authority Manager.
Een tweede aspect dat om aandacht vraagt,
is de registratie van aanwinsten. Ook dit werd
door verschillende afdelingen op verschillen
de manieren gedaan, maar vroeg in het licht
van de invoering van één beherend systeem
om standaardisering. Het op één lijn brengen
van de verschillende afdelingen bleek een
lastig proces, omdat de diepgang bij de be
schrijving van en aanwinst per afdeling ver
schilt. Uiteindelijk zijn hier concrete afspraken
over gemaakt en wordt binnen het nieuwe
beherende systeem een uniforme wijze van
registratie van aanwinsten doorgevoerd.
Naast deze registratie en het ontsluiten op
basis van metadata is het ook noodzake
lijk om de digitale informatieobjecten te
preserveren. Daartoe is door het GAR een
preserveringsbeleid opgesteld. Uitgaande van
het preserveringsbeleid worden door de
e-conservatoren preserveringsplannen opge
steld, op basis waarvan het onderhoud aan
digitale informatieobjecten wordt uitgevoerd.
Het preserveringsbeleid is gebaseerd op PLATO.
Omdat een uniforme manier van werken
voor alle afdelingen gewenst is en om de
standaardisering van ontsluiting en bewaring
te kunnen borgen, zijn alle processen rond
beheer, behoud en beschikbaarstelling
opnieuw beschreven. Daarnaast is het
opnameproces voor het E-depot expliciet
uitgewerkt, omdat opname van digitale
objecten en analoge objecten wezenlijk van
elkaar verschillen. Het beschrijven van de
processen heeft overigens ook aan het licht
gebracht dat er voor het werken met digitale
informatie en het digitaal werken specifieke
competenties nodig zijn. Daartoe zijn de
functiebeschrijvingen van de medewerkers
aangevuld met een digitale component en is
er een nieuwe functiebeschrijving opgesteld
voor de E-conservator.
Eén van de doelen van het E-depot is dat
digitale informatie vanuit de administratie
van het Concern Rotterdam op een optimale
wijze kan worden opgenomen en duurzaam
bewaard en ontsloten. Daartoe is een over
drachtsprotocol vastgesteld. In dit protocol is
onder andere vastgelegd welke afspraken er
met de betreffende dienst of deelgemeente
zijn gemaakt omtrent het overdragen van
archiefbescheiden: de frequentie, de aard
van het materiaal, wie verantwoordelijk is
als archiefvormer en welke diensten van het
GAR mogen worden verwacht.
Al deze procedures en instructies vragen om
kwaliteitsbewaking: wanneer zij niet bewaakt
worden, zullen zij al snel multi-interpretabel
worden en zal iedere medewerker zijn eigen
interpretatie volgen. Om dit in te kunnen
perken is een kwaliteitsdocument opgesteld,
dat op gezette tijden langs de processen en
instructies zal worden gehouden om te bezien
of nog aan de standaard wordt voldaan.
20 2010 nummer 2
