Help!
We hebben
een E-depot
The proof of the pudding...
Opzetten van de functionaliteiten
Vanuit de optiek dat
metadata over analoge en
digitale objecten integraal
moet worden beheerd, is
ook gekozen voor één be
herend systeem voor alle
archieven en collecties.
nations a l archief
Aggregatie [AN:Archive IK:SHGrestant2I
Het digitaal depot van het Nationaal Archief
wordt op dit moment in een aantal pilots
grondig getest. Uit deze pilots blijkt dat de
digitaal depot applicatie van het Nationaal
Archief in staat is om het opname-, beheer-
en behoudproces te ondersteunen. Als
resultante van deze pilots en vanuit onze
samenwerking met het Gemeentearchief
Rotterdam, is het Nationaal Archief begonnen
aan de ontwikkeling van een instrument om
ruw digitaal materiaal te bewerken tot een
voor het digitaal depot acceptabel archief
(objecten én metadata).
Met de huidige versie van het digitaal depot
is een goede basis gelegd voor de toekomst
en is de deur geopend voor nieuwe diensten.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) heeft inmiddels haar
eerste digitale dossier in beheer gegeven bij
het Nationaal Archief. De opname van het
introductiedossier van de voormalige BZK-
minister Remkes was niet alleen bijzonder
omdat het ging om de allereerste officiële
overdracht van digitaal archief naar het digi
taal depot, maar vooral omdat het hier om
een zogenoemde in beheer name van digi
tale dossiers ging. De overgedragen dossiers
blijven in dit scenario eigendom van BZK en
worden niet openbaar. Het Nationaal Archief
draagt vanuit haar expertise zorg voor een
veilige en betrouwbare ('trustworthy') opslag
van deze dossiers en garandeert de blijvende
toegankelijkheid ervan tot het moment van
vernietiging.
Digitaal archief...? Het Nationaal Archief is er
klaar voor!
Jacques Bogaarts senior adviseur Digitale
Duurzaamheid Nationaal Archief en teamlei
der E-depot/Pilot BZK project Digitaal Depot.
Ruud Yap programmamanager Digitaal De
pot Diensten Nationaal Archief en teamleider
Pilot RHC's project Digitaal Depot.
Remco Verdegem programmamanager
Infrastructuur Nationaal Archief en project
manager Digitaal Depot.
Marianne Kooge communicatieadviseur
Nationaal Archief.
Door Mies Langelaar
In 2004 is het Gemeentearchief Rotterdam
(GAR) gestart met het project E-depot. In
2004 en 2005 zijn mogelijkheden en onmo
gelijkheden onderzocht en naar aanleiding
daarvan is in 2005 een haalbaarheidsstudie
uitgevoerd door het Telematica Instituut.
Eind 2006 is het project E-depot GAR van
start gegaan, dat een doorlooptijd van vier
jaar kent. In deze vier jaar moet de tech
nische infrastructuur voor het E-depot GAR
worden gerealiseerd, en moeten mensen,
middelen en procedures aangepast en
ingericht worden op het duurzaam bewaren
en ontsluiten van digitale informatie.
In 2007 is op basis van de rapportage van
Telematica ook het project E-depot Concern
van start gegaan. In dit depot zullen, naast
dossiers die aan het GAR zijn overgedragen,
ook afgesloten dossiers worden opgenomen
waarvoor de gemeentelijke diensten of
deelgemeenten nog zelf verantwoordelijk
zijn. Daarnaast worden daarin opgenomen
informatie-objecten die slechts voor beperkte
periode bewaard moeten blijven en op
termijn vernietigd mogen worden, maar
waarvoor wel de duurzame toegankelijkheid
voor de bewaartermijn gegarandeerd moet
zijn. Van belang daarbij is de afstemming
van dit project op de concernbrede projecten
die verder worden uitgevoerd, zoals de imple
mentatie van Service Oriented Architecture,
invoering van een Document Management
Systeem en de Basisregistraties. Ook dit
project kent een looptijd van vier jaar en zal
in 2011 worden afgerond.
Inmiddels is het project E-depot GAR drie jaar
onderweg en wordt het tijd om de balans op
te maken. Wat hebben we tot nu toe bereikt
en wat willen wij met het project in het
komende jaar nog realiseren?
Het project E-depot heeft de volgende doel
stelling: het opzetten van de functionalitei
ten voor een digitaal depot, met instructies,
procedures en opgeleide medewerkers, zo
dat het Gemeentearchief Rotterdam digitale
informatieobjecten in goede, geordende en
toegankelijke staat kan acquireren, beheren
en beschikbaar stellen.
In de periode 2007-2008 is, in samenspraak
met het Nationaal Archief, gewerkt aan de
ontwikkeling van software voor het beheer
van het E-depot. Het GAR heeft daarbij voor
een iets andere oplossing gekozen dan het
Nationaal Archief: waar het Nationaal Archief
zich bij de metadata uitsluitend richt op
digitale informatie, heeft het GAR gekozen
voor het integraal beheren van metadata
voor zowel analoge als digitale informatie
objecten. De gedachte hierachter is dat de
gebruiker die informatie zoekt, op één plaats
alle informatie moet kunnen vinden die er
over zijn zoekvraag beschikbaar is, of dit nu
digitaal dan wel analoog is. Vanuit de optiek
dat metadata over analoge en digitale objec
ten integraal moet worden beheerd, is ook
gekozen voor één beherend systeem voor
alle archieven en collecties.
Begin 2009 is de bètaversie van de software
voor het E-depot opgeleverd en uitgebreid
getest, zowel door medewerkers van het Natio
naal Archief als door medewerkers van het
nummer 2 2010 19
