Digitaal archiveren in de praktijk
Archief van het archief
Metadata
Blijvende toegankelijkheid
Waar staat het Nationaal Archief
op dit moment?
Voor veel mensen is een digitaal depot een
voorziening waar je digitaal archiefmateri
aal in stopt en waar je na verloop van tijd
datzelfde materiaal weer uit kunt halen.
Een depot dat op deze manier werkt, is echter
niets meer dan een betrouwbare opslag.
Van een digitaal depot wordt binnen de
archiefwereld meer verwacht. Zo moet een
digitaal depot ook in staat zijn om het op
name-, beheer- en behoudproces optimaal
te ondersteunen. Dit betekent onder andere
dat binnen het digitaal depot een 'archief
van het archief' zal moeten worden bijge
houden, dat metadata conform de vereisten
worden opgenomen en dat er sprake is van
blijvende toegankelijkheid.
Een archiefvormer wil digitaal archief over
dragen aan een archiefinstelling.
Na enig onderhandelen resulteert dit in een
formeel contract tussen de archiefvormer
en de archiefinstelling. In dat contract wordt
onder andere geregeld wat voor archief de
archiefvormer gaat overbrengen en wie
er geautoriseerd wordt om het archief bij
het depot van de archiefinstelling aan te
leveren. Het archief wordt via een directe
verbinding in het depot geplaatst (in één
keer of in aparte sessies). Direct na de
opname in het depot wordt nagegaan of het
archief aan de voorwaarden, zoals gesteld in
het contract, voldoet. Als alles in orde wordt
bevonden, zorgt het Digitaal Depot ervoor
dat op de website van de archiefdienst een
bericht komt te staan waaruit blijkt dat het
betreffende archief voortaan beschikbaar is
voor de bezoekers van het archief. Bij een
volledig openbaar archief kan zelfs via de
website direct in de documenten worden
gekeken. Al deze processen spelen zich zo
veel mogelijk automatisch af. Slechts bij die
processtappen waar 'bestuurlijk' iets aan de
hand is, bijvoorbeeld het opstellen van het
contract en de formele acceptatie van het
archief, is sprake van handmatige uitvoering.
Een digitaal depot moet niet alleen in staat
zijn archief betrouwbaar op te slaan. Om
het opname-, beheer- en behoudproces
optimaal te kunnen ondersteunen, moet
binnen het digitaal depot onder andere een
'archief van het archief' worden bijgehouden.
Alle activiteiten die binnen het digitaal
depot worden uitgevoerd op onderdelen
van het overgedragen archief, zullen een
spoor moeten nalaten waaruit op heldere
en transparante wijze gereconstrueerd kan
worden wat er precies met het archief is
gebeurd. Dit gaat verder dan wat men in
ICT-land een audit trail noemt. Het archief
van het archief zal naast de neerslag van de
binnen de applicatie uitgevoerde handelin
gen ook de neerslag van het handelen van
de organisatie daaromheen bevatten. Uiter
aard zal binnen het digitaal depot ook een
selectie- en vernietigingsbeleid, met name
toegespitst op het archief van het archief,
geïmplementeerd moeten kunnen worden.
Het digitaal archiveringsproces stelt hoge ei
sen aan het over te dragen archief. Alle meta
data die nodig zijn om de toegankelijkheid
te realiseren, dienen expliciet beschikbaar
te zijn, de digitaal depot applicatie moet de
structuur van het archief kunnen herken
nen, moet weten wat de series, subseries
en de dossiers zijn en wat de documenten
zijn die in die dossiers zitten. Ook moeten
de metadata de diverse archiefonderdelen
inhoudelijk voldoende beschrijven, zodat
de gebruiker op zinvolle wijze kan zoeken.
Voorwaarde hiervoor is dat de archiefinstel
ling, liefst in samenspraak met de archief
vormers, een methodiek heeft vastgesteld
om het archief, inclusief metadata, aan te
leveren. De archiefvormer dient te beschikken
over een applicatie waarin digitaal archief
materiaal gestructureerd en betrouwbaar
wordt beheerd. Bij digitaal archief van
mindere kwaliteit is een 'archiefbewerking'
nodig. Ook dit verloopt zoveel mogelijk
automatisch. Het in een directory structuur
aanbieden van archief met betekenisvolle
namen van de mappen en submappen ver
gemakkelijkt dit proces aanzienlijk.
Het digitaal depot moet vervolgens functi
onaliteit bieden die het mogelijk maakt om
zonder veel bewerking een 'licht gestructu
reerd' digitaal archief op te nemen.
Als een digitaal archief wordt aangeleverd,
is in principe het uitgangspunt dat alle
informatie die nodig is om dat archief te
ontsluiten, in het archief zelf aanwezig is.
Bij het opnameproces worden deze metada
ta uit het archief gedestilleerd en vervolgens
verwerkt. Een van de belangrijkste functies
van het digitaal depot is om dit destillatie
proces zoveel mogelijk automatisch te laten
plaatsvinden. In de papieren wereld is bij
de bewerking van een archief over het
algemeen de inhoud van het archief leidend.
Daarbij wordt gebruikgemaakt van literatuur
over de archiefvormer en van andere context
bronnen. Bij digitaal archiefmateriaal wordt
ervan uitgegaan dat de metadata integraal
deel uitmaken van het archief en dus niet
aangepast of geherinterpreteerd worden.
Hierbij wordt in aanmerking genomen dat
het gros van het aan te leveren archiefmate
riaal in de toekomst afkomstig zal zijn vanuit
records management applicaties, waarvan
de metadata de formele status van de docu
menten en dossiers aangeven. De toegang
op het archief wordt ook automatisch gege
nereerd, hetzij door middel van automatisch
gegenereerde 'klassieke inventarissen' of
door een moderne zoekfunctionaliteit, dan
wel anderszins. Het moet uiteraard ook
mogelijk zijn verschillende manieren van
zoeken naast elkaar te kunnen aanbieden.
Een andere zaak die in het digitaal depot
geregeld moet worden, is het waarborgen
van de blijvende toegankelijkheid van het
digitaal archief. Wanneer bestanden in het
digitaal depot onleesbaar dreigen te worden,
bijvoorbeeld omdat de software waarmee
ze worden geraadpleegd verouderd raakt,
dienen in het depot bewaaracties (preserva
tion) te worden ondernomen. Ook hier dient
zoveel mogelijk van automatische processen
gebruik te worden gemaakt.
De afgelopen twee jaar is binnen het Natio
naal Archief een eerste versie van de digitaal
depot applicatie ontwikkeld. De functiona
liteit kan op hoofdlijnen als volgt worden
omschreven. Binnen de applicatie kan een
archiefvormer met het Nationaal Archief
een overeenkomst aangaan tot overdracht
van digitaal archief. In deze overeenkomst
wordt vrij gedetailleerd aangegeven wat
er overgedragen gaat worden en wanneer
de concrete overdrachtsmomenten zullen
plaatsvinden.
Daarnaast wordt middels registratie van
zorgdrager en archiefvormers de gebruikers
autorisatie ingericht. Hierdoor krijgen alleen
geautoriseerde gebruikers toegang tot het
digitaal depot.
Digitaal archief kan in één keer of in delen
worden overgedragen. Binnen de applicatie
worden, deels geautomatiseerd en deels
handmatig, controles uitgevoerd waarin
de aanwinsten aan de afspraken uit de
overeenkomsten worden getoetst. Deze
controles worden via zes zogenoemde work
flows doorlopen.
Belangrijke stappen binnen het proces zijn
de twee viruscontroles (beide uitgevoerd in
de quarantainezone van het digitaal depot),
de validatie van de metadata structuur,
characterisation van de bestandsformaten,
indexering van de inhoud en natuurlijk
16 2010 nummer 2
