Het digitaal depot
van het Nationaal
Archief: blijvend
toegankelijk
Het archiefrechtelijk kader
nr
ledere ketenpartner zijn
eigen archief
Waarmerk-, teken- en
validatieservice
Conclusie
Noten
de archiefobjecten gegarandeerd. Daarnaast
biedt het natuurlijk ook het instrumentarium
voor digitale archiefvoering en beheer.
JustID biedt met haar digitaal depot een
oplossing betreffende archivering binnen
archiefrechtelijke kaders. Het omgaan met
archiefstukken volgens de Archiefwet- en
regelgeving wordt hierdoor gerealiseerd.
Beheers re gets van het
ministerie van Justitie, ex
artfcel 14 Archiefbezit
Uitvoeringsregeling
uitvoering
Regeling archiefbeheer
ketenpart ner(s)
Regeling archiefbeheer
JustID
Handboe k(en)
Regeling archiefbeheer
voor hetCOO+
Handboek
Figuur 2: 8eheersregels van het ministerie van
Justitie.
Voor de regeling van verantwoordelijkheden
voor de zorg voor het archief en het beheer
ervan is binnen het ministerie van Justitie
de Regeling archiefbeheer opgesteld, die
het mogelijk maakt dat dienstonderdelen
binnen de ministeriële regeling hun eigen
archiefbeheer passend bij hun taken kunnen
vormgeven. Daarnaast geeft de regeling
mogelijkheden dienstonderdelen beheer
taken te laten uitvoeren door een interne of
externe serviceverlener. Deze taken houden
onder andere in: vernietiging en overdracht
van archieven, uitvoeren van migratie, con
versie of emulatie.
In het CDD+ worden de archieven van de
verschillende ketenpartners gescheiden
opgeslagen. Dit vloeit voort uit regelgeving,
zoals bijvoorbeeld de Wet bescherming
persoonsgegevens en de Wet justitiële en
strafvorderlijke gegevens. In de eerste wordt
aangegeven dat dergelijke gegevens alleen
te gebruiken zijn voor het doel waarvoor ze
verzameld zijn. Dit gegeven zet voorlopig
een rem op de ambitie van het CDD+ om te
komen tot een 'ketendossier' waarin geen
dubbele gegevens zouden voorkomen.
Echter, door autorisatie kunnen ketenpartners
elkaar toegang geven tot elkaars dossiers.
Het CDD+ kan, naast de gesubstitueerde
documenten, ook 'digital born' documenten
opnemen. Organisaties worden vaak belem
merd in hun streven om volledig digitaal
te werken, omdat ze met documenten te
maken hebben die een 'natte handteke
ning' vereisen. Het gebruik van een digitale
handtekening, hetgeen het scannen van een
'natte' handtekening overbodig maakt, kan
grote voordelen op het gebied van efficiency
bieden.
Het bieden van een digitale archiefvoering
door het CDD+ heeft consequenties ten aan
zien van de integriteit en authenticiteit van
digitale archiefdocumenten. De integriteit
van een document kan gemakkelijk worden
aangetast. Het kan vrij snel veranderd wor
den en kan gemakkelijk worden verzonden.
Waarmerken van een document en digitaal
ondertekenen kunnen twijfels omtrent de
integriteit en authenticiteit wegnemen.
Door het aanbieden van de WTVS al dan niet
in combinatie met het CDD+ aan ketenpart
ners kan JustID integriteit en authenticiteit
waarborgen.
Wat houdt deze, binnenkort te lanceren,
WTVS dan in? Voordat een document kan
worden ondertekend, zal er een waarmerk
worden geplaatst om daarmee te bewerk
stelligen dat alleen documenten vanuit het
primaire bedrijfsproces kunnen worden
ondertekend, en de ondertekenaar te ver
zekeren dat het document niet kan wijzigen
tijdens de ondertekening. De ondertekenaar
kan dan alleen gewaarmerkte documenten
van zijn elektronische handtekening voor
zien. De geldigheid van de ondertekening
kan door de ontvanger van de documenten
worden gevalideerd op basis van de PKI
informatie van de certificaatdienstverlener.
De gekwalificeerde certificaten die bij deze
dienstverlener worden gebruikt, verlopen na
maximaal zeven jaar. Om documenten met
hun metadata betreffende de ondertekening
door de tijd heen te bewaren, is het nodig
dergelijke certificaten met voor het bedrijfs
proces relevante metadata te bewaren.
Dit om later nog steeds te kunnen vaststellen
dat toen het document werd ondertekend,
op een bepaald moment in het verleden,
het certificaat geldig was. Om verschil
lende redenen kan dit al vrij snel niet meer
mogelijk zijn, bijvoorbeeld door het verlopen
van het certificaat of dat de certificaatdienst
verlener de metadata aangaande de digitale
ondertekening niet meer beschikbaar heeft/
hoeft te hebben.
Creatie Waarmerken en/of Tekenen Valideren
r
Figuur 3. WTV: waarmerk-, teken- en validatie
service.2
Naast de voordelen van het creëren van één
digitale werkstroom binnen archiefrechte-
lijke kaders, waaronder het bevorderen van
het gebruik van de digitale handtekening, is
het CDD+ een archiefbeheersysteem dat de
aanzet geeft tot een ontwikkeling waarmee
hergebruik van archiefbescheiden in de uit
wisseling van dossiers en documenten tus
sen ketenpartners mogelijk wordt. Er is een
mogelijkheid een ketendossier te definiëren
dat documenten bevat dat door meer dan
één ketenpartner kan worden benut en een
ketenbelang dient.3
1 Met CDD* wordt het concept bedoeld
rondom het digitale dossier, terwijl met het CDD
het eigenlijke centrale depot wordt bedoeld.
2 De figuren 1 en 3 zijn betrokken uit
presentaties van JustID.
3 A.M. Barneveld, Binkhuysen e.a.,
Eindrapport Vooronderzoek Centraal Digitaal
Depot Strafrechtsketen voor de Justitiële
Informatiedienst, Fase 1 (20 juni 2006).
Douwe Huisman adviseur digitale duur
zaamheid bij de Justitiële Informatiedienst.
Door Jacques Bogaarts, Ruud Yap, Remco
Verdegem en Marianne Kooge
De afgelopen twee jaar is door het Natio
naal Archief een eerste versie van de
Digitaal Depot applicatie ontwikkeld.
Deze applicatie vormt de basis voor een
digitaal depot systeem dat blijvende toe
gankelijkheid van digitale informatie garan
deert. Maar wat is nu precies een digitaal
depot, wat komt er allemaal bij kijken en
hoever zijn we inmiddels gevorderd?
nummer 2 2010 15
