Ontstaan van het Centraal
Digitaal Depot (CDD+)1
Doelen CDD+
Kloof tussen werkproces en
papieren dossier
Het digitale dossier
Bijbehorende archief
dienstverlening
processen met betrekking tot het aanslui
ten van klanten op het CDD+ en voor het
beheren van archieven van partners in de
justitiële ketens. Deze activiteiten passen
naast alle (handmatige) administratieve en
op archivering gerichte werkprocessen met
betrekking tot de bij JustID ondergebrachte
informatiesystemen. Deze informatiesyste
men betreffen gegevensbestanden van vele
Nederlandse en buitenlandse personen. De
primaire taak van JustID met betrekking tot
deze laatsten is het verstrekken van een
integer en een integraal persoonsbeeld van
justitiabelen aan daartoe gerechtigden.
Het idee voor het CDD+ is ontstaan vanuit de
gedachte dit integer en integraal persoons
beeld nog breder te maken door niet alleen
gegevens betreffende justitiabelen beschik
baar te stellen, maar ook de archiefdocu
menten waaruit veel van deze gegevens zijn
betrokken. Al deze gegevens op één plaats
beheren is veel efficiënter en draagt bij aan
de primaire taak van JustID.
Justitie kent in de strafrechtsketen veelal per
soonsgerichte werkprocessen. In de justitiële
organisaties werken mensen samen, wisselen
ze berichten uit en delen ze informatie om
hun werkprocesdoelen te realiseren.
De handelingen die in de werkprocessen
worden uitgevoerd vinden uiteindelijk hun
neerslag in documenten. Documenten die het
handelen van de organisaties verantwoorden.
Het dossier is voor de uitvoerende functiona
ris (nog steeds) een centrale informatiebron.
Het is een beproefd hulpmiddel en het biedt
documenten geordend en in hun onderlinge
samenhang aan. Het geeft daarmee elk indi
vidueel document zijn specifieke betekenis.
Nadat het dossier een actieve rol als infor
matiebron heeft gespeeld in het werkproces,
belandt het doorgaans in het archief. Klaar
voor hergebruik in het werkproces.
De opzet van het Centraal Digitaal Depot
(CDD+) heeft als doelen om binnen de
archiefrechtelijke kaders te komen tot:
Eén digitale werkstroom (zie figuur 1);
Gestandaardiseerd digitaal dossier;
Directe toegankelijkheid vanaf de werk
plek tot het archief;
Papieren documenten met behoud van
bewijskracht geautoriseerd om te zetten
in digitale documenten;
Digitale duurzaamheid waardoor digitale
archiefvoering mogelijk is (papier mag na
digitalisering worden vernietigd);
Integratie van het archief met andere
bedrijfsprocessystemen middels een
gestandaardiseerde koppeling, bij JustID
bekend als elektronisch berichtenverkeer;
Integratie van kantoorautomatiserings
omgeving (MS Office producten) met archief.
Hoewel men voor het dossier gebruik kan
maken van verschillende ordenings- en
structureringsprincipes, kent het in het alge
meen een standaardindeling van documen
ten, tabbladen en een vorm van omslag.
Doordat de bewijskracht van de documenten
in vrijwel alle gevallen ontstaat door het
toepassen van een met de pen geplaatste,
'natte' handtekening, bestaat het overgrote
deel van de dossiers uit een gestructureerde
verzameling papieren documenten.
Dit terwijl de werkprocessen onder invloed
van ICT-toepassingen steeds duidelijker een
op elektronische wijze ondersteunde werk-
stroom kennen.
Een werkstroom die in veel gevallen mede
wordt gevoed door de basisvoorzieningen
van JustID (zie figuur 1). Deze elektronische
werkstroom heeft alle kenmerken van digi
taal werken (beschikbaarheid en toeganke
lijkheid, onafhankelijk van tijd en plaats). De
op papier gebaseerde archiefdienstverlening
kent daarentegen de beperkingen in tijd en
plaats die het gebruik van fysieke objecten
met zich meebrengt. Bovendien hebben
fysieke dossiers soms de neiging zoek te
raken (onderweg dan wel als gevolg van
foutief terugplaatsen in het archief), met alle
gevolgen van dien.
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) biedt
organisaties de mogelijkheid om gebruik te
maken van een gestandaardiseerd digitaal
dossier dat voldoet aan de geldende wet- en
regelgeving. Bij de ontwikkeling van het
CDD+ is het archiefrechterlijke kader steeds
het leidende uitgangspunt geweest.
De machtiging tot substitutie die JustID voor
het CDD+ als systeem heeft verkregen, is
mede hierop gebaseerd. Het in gebruik
nemen van het digitale dossier kent dan ook
twee vraagstukken. Enerzijds een technisch
vraagstuk; hierbij komt aan de orde de ap
plicatie (CDD+) met de bijbehorende storage
oplossing (hardware) en de wijze waarop
deze gekoppeld wordt met bedrijfsproces
systemen en de kantoorautomatiseringom
geving. Anderzijds een organisatorisch
vraagstuk; hierbij komt aan bod de vraag
hoe de organisatie de werkprocessen zoda
nig kan inrichten dat ze kan voldoen aan de
geldende wet- en regelgeving ten aanzien
van archivering.
De ondersteuning die JustID bij dit laatste on
derdeel verleent levert de op bij het CDD+.
Hierdoor is men gemachtigd daadwerkelijk
de papieren dossiers om te zetten in digitale
dossiers zonder dat de bewijskracht van de
stukken verloren gaat. Na digitalisering van
de documenten middels de geautoriseerde
scanstraat is men gerechtigd de papieren
stukken te vernietigen en nemen de digitale
stukken volledig de plaats in van het papieren
origineel. Daarnaast hebben de digitale
dossiers, in tegenstelling tot de papieren, het
voordeel meteen (overal) beschikbaar/raad
pleegbaar te zijn en niet zoek te raken.
Om het elektronisch dossier gedurende de
verplichte bewaartermijnen beschikbaar te
houden voor hergebruik in de werkproces
sen, dient dit duurzaam opgeslagen te wor
den in het CDD+ archief. In dit archief wordt
middels een strategische combinatie van be
waarstrategieën de duurzaamheid in de vorm
van toegankelijkheid en leesbaarheid van
H»|lri|h4
wMvmun HM
ïrtttrr'trt TUI
uaimn rui
Persoonsinformatie ontsluiten
Figuur 1: Het 'ketendossier' en de bijbehorende processen en werkstromen die tot een digitale
werkstroom worden gemaakt.
nummer 2 2010 13
