r
r
Elke organisatie geeft zijn
digitaal depot zijn eigen
invulling en legt zijn eigen
accenten.
Meer dan techniek, of toch niet?
Een digitaal depot is veel
meer dan een storage-
infrastructuur: het gaat
om de processen en om
de metadata.
Authenticiteit en compliancy
een digitaal depot als een organisatiebrede
oefening. Het GAR en het Nationaal Archief
hebben niet alleen het gebruik van dezelfde
software met elkaar gemeen, maar beste
den heel veel aandacht aan de aansluiting
van het digitaal depot met hun archiefvor
mers. Beide instellingen beperken zich niet
tot het regelen van de digitale overdrachten,
maar gaan hier nog verder in door vanuit
hun digitaal depot ook records management
oplossingen voor hun archiefvormers aan te
bieden.
Dit laatste is dan weer het centraal gegeven
in de benadering van de Justitiële Informatie
dienst. Het digitaal depot is er een belangrijk
instrument in de justitiële ketenauto
matisering. Het realiseren van een centraal
gegevensbeheer, digitale dossiervorming,
digitaal werken en substitutie met behoud
van bewijskracht zijn hun voornaamste
doelstellingen. Deze situeren zich eerder in
de archiefvormende en records management
sfeer, dan in de problematiek van lange-
termijnarchivering van informatie met een
(middel-)lange archiefwaarde.
Een digitaal depot is meer dan techniek
alleen.1 De casus van het Gemeentearchief
Rotterdam geeft overduidelijk aan dat de
implementatie van een digitaal depot veel
meer is dan de keuze en de inrichting van
een nieuwe archiveringsapplicatie binnen het
archief: een digitaal depot is een organisa
tiebrede aangelegenheid en heeft raakvlak
ken met alle aspecten van het archiefbeheer.
Vanaf de start van het project besteedde
het Gemeentearchief Rotterdam minstens
evenveel aandacht aan de mensen en de
procedures als aan de hard- en software van
het digitaal depot.
De implementatie van het digitale depot heeft
er overduidelijk zijn invloed op het analoog
archiefbeheer en op het metadatabeheer
in het algemeen. De gelijkenissen met het
Stadsarchief Antwerpen, waar de implementa
tie van het digitaal depot sinds 2006 mede de
motor vormt van een vernieuwd en volledig
geïntegreerd archiefbeheer(systeem), zijn op
dit punt treffend.
Anderzijds blijkt uit deze Nederlandse
casussen toch dat vrij veel aandacht uitgaat
naar de techniek. De Justitiële Informatie-
dienst besteedde voor de realisatie van
het elektronisch dossier veel aandacht aan
de applicatie, de storage en de integratie
met MS Office. Het Stadsarchief Amsterdam
besteedde veel aandacht aan de gunning
en de implementatie van een robuuste
opslagomgeving. De inrichting van de
opslaginfrastructuur kreeg de voorbije jaren
overduidelijk veel aandacht en slorpte veel
middelen op. Natuurlijk is een veilig en
betrouwbaar opslagsysteem voor de digitale
objecten een belangrijke voorwaarde om
een groot volume aan digitale objecten
veilig te stellen voor de toekomst, maar
dit is allesbehalve een uniek gegeven voor
het digitaal depot van een archiefinstelling.
Opslagvolumes van 50 of 100 terabytes met
miljoenen digitale objecten zijn alledaags
in tal van sectoren (financiële wereld,
petrochemie, pharma-industrie, et cetera),
en als de ICT-industrie voor één facet van
digitaal archiveren een oplossing heeft, dan
is dit het wel. Bovendien is er steeds de
mogelijkheid om de fysieke opslag van bits
en bytes intern of extern uit te besteden.
Anders geformuleerd, een opslagomgeving
is wel een belangrijke voorwaarde, maar
vormt niet de essentie van een digitaal
archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer
dan een storageinfrastructuur: het gaat om
de processen en om de metadata. In die
optiek komt het wat vreemd over dat het
Gemeentearchief Rotterdam zijn serverruim
te liet auditen om die als 'officiële digitale
archiefbewaarplaats' te laten erkennen en
die ruimte officieel de naam van 'digitaal
depot' geeft.
Illustratief voor de vrij technische benade
ring is ook de oplossing die de Justitiële
Informatiedienst voor de archivering van
authentieke en integere archiefdocumenten
beschrijft. De Justitiële Informatiedienst doet
een beroep op de geavanceerde digitale
handtekening om de authenticiteit en de
integriteit van digitale archiefdocumenten te
verzekeren. Niet iedereen is het eens met
deze oplossing. Niet alleen zegt een digitale
handtekening niets over de authenticiteit en
integriteit van een digitaal archiefdocument2,
de geavanceerde digitale handtekening ver
liest op termijn ook zijn validatiefunctie.
De voornaamste redenen voor dit laatste zijn
de beperkte geldigheid van de certificaten
en digitale bewaarstrategieën, zoals migratie
en conversie, die een wijziging van het
digitaal object tot gevolg hebben.
De Justitiële Informatiedienst heeft aandacht
voor de beperkingen van de geavanceerde
digitale handtekening. De certificaten, hun
metadata en de validatiegegevens worden
mee gearchiveerd. Toch blijft hun aanpak
vragen oproepen. De archivering van de digi
tale handtekening en zijn metadata (onder
andere validatiegegevens, herroepingsinfor
matie over het certificaat) volstaan wellicht.
De archivering van de certificaten zelf lijkt
overbodig. Belangrijker is evenwel de vraag
naar de finaliteit van de (digitale) handteke
ning en waarom het 'waarmerken' van de
digitale documenten vanuit de procesapplicatie
niet kan volstaan.
Dat men zich wil conformeren aan het
(archief-)wettelijk kader is wel duidelijk,
maar zo blijft het beeld bestaan dat de
geavanceerde digitale handtekening het
antwoord is op het authenticiteits- en inte-
griteitsvraagstuk en wordt niet vanaf de start
een duurzamer alternatief uitgewerkt. Wel
integendeel, er wordt een nieuwe uitdaging
gecreëerd om op termijn toch enkel op
validatiegegevens in de vorm van metadata
te kunnen terugvallen.
Het expliciet registreren en archiveren van
de validatiegegevens illustreert de verschui
ving van de focus van het document naar
zijn metadata. Dit is één van de belangrijkste
verschillen tussen de analoge en de digitale
wereld. Hier worden de metadata gebruikt
om de betrouwbaarheid van de digitale
archiefdocumenten aan te tonen, maar
de metadata van of over digitale archief
documenten hebben verschillende functies.
Het OAIS-referentiemodel brengt dit mooi
in kaart en beklemtoont het belang aan
metadata, door in haar informatiemodel de
conceptuele container of het logisch geheel
van content information en zijn metadata
(bijvoorbeeld de preservation description in
formation, de package information) als een
informationpackage te beschouwen.
Opvallend in de vier artikelen is dat er geen
aandacht wordt besteed aan de duurzame
archivering van deze informationpackages.
Er kan pas sprake zijn van een OAIS-compliant
digitaal archiveringssysteem als het archief
naast de OAIS-verantwoordelijkheden ook
het voorgeschreven informatiemodel in de
praktijk brengt. Hierbij gaat het niet alleen
nummer 2 2010 11
