Fundamenten in verandering
Een inleiding
Nederland is in de greep van centralisatie en dat heeft gevolgen voor het archiefwezen. Grenzen tussen
overheidslagen en -instanties en tussen informatie-, archieven- en collectiebeheerders vervagen. Nieuwe
clusters ontstaan. Hoe ziet het archieflandschap er straks uit? Wat zijn de ontwikkelingen? De studiedagen
van de KVAN op 14 en 15 juni staan in het teken van deze ontwikkelingen.
Informatiegedreven bestuur
Platforms
Clustering
René Spork redacteur van het Archievenblad
Zowel bij het Rijk als bij gemeentelijke
overheden zie je dat de organisatie zich laat
leiden door 'informatiegedreven bestuur'.
De burger meldt zich aan het digitale loket
waar praktisch alle dienstverlening plaats
vindt. Het gemeentelijk of rijksorganogram
is daaraan ondergeschikt. Liever werkt men
met 'domeinen', bijvoorbeeld 'maatschap
pelijk', 'veiligheid', 'openbare ruimte', waar
men clusters ambtenaren op zet. Vereenvou
digde en meer gelijkgeschakelde functiebe
schrijvingen en het feit dat de ambtenaar 'in
algemene dienst' is, maken dit mogelijk.
De bedrijfsvoering (ondersteuning) wordt
gedaan door shared service centra. Zo
schreef Tom de Graaf onlangs in de NRC dat
wat hem betreft alle ministeries kunnen
verdwijnen en dat was geen grapje. Het Rijk
werkt nu al met één logo en de vorming van
een gemeenschappelijke bedrijfsvoering is
in volle gang. In bijvoorbeeld Rotterdam,
waar soortgelijke ontwikkelingen plaats
vinden, stelt men dat het gemeentelijk
organogram 'evolueert.'
Diensten/ministeries worden samengevoegd
en het is nog maar de vraag of archiefdien
sten zelfstandig kunnen blijven voortbe
staan. Leg je het accent op 'erfgoed', zie de
meeste RHC's, dan sta je al gauw op wat
meer afstand van het bestuur. Wil je de regie
gaan voeren over de informatiehuishouding,
dan is samenvoeging met bijvoorbeeld
de bestuursdienst of publiekszaken niet
uitgesloten. Krijg je die regierol en je blijft
als dienst bestaan, dan wordt het accent op
erfgoed in elk geval minder sterk.
De ontwikkeling van platforms voor het
centraal aanbieden van zoveel mogelijk
erfgoedinformatie neemt een hoge vlucht.
'Watwaswaar' voor locatiegebonden infor
matie, 'Wiewaswie' voor persoonsgebonden
informatie en 'het Geheugen van Nederland'
voor gebeurtenissen. Subsidiegevers zoals het
ministerie van OCW stimuleren deelneming
van erfgoedinstellingen. Het is voor een sub
sidiegever aantrekkelijk om met één partner,
bijvoorbeeld STAP, zaken te doen. Hoe staat
het met de beheerskosten van dit soort plat
forms? Wie is verantwoordelijk? Wie krijgt de
inkomsten uit verkoop van kopieën? Kortom:
hoe ziet het businessmodel eruit?
Dan is er het centraal aanbieden van col
lectiesoorten door instellingen. De KB werpt
zich op als de instelling voor het digitaal
aanbieden van kranten en boeken (alle
Nederlandse boeken) en het archiveren
van websites (e-depot). De ambitie van het
Nationaal Instituut Beeld en Beluid spreekt
uit de titel, en het Nationaal Archief heeft
verstrekkende plannen voor de ontwikkeling
van een centraal e-depot voor 13 ministeries
en 11 RHC's. De opslag van heel wat digitaal
geboren archieven wordt zo verzekerd.
Dit soort clustering schreeuwt om een onaf
hankelijke partij (Digitaal Erfgoed Neder
land?) die standaarden bewaakt en kwaliteit
toetst. De vraag die met name een centraal
e-depot oproept is verstrekkend. Kleine ar
chiefdiensten, zo is een veelgehoord geluid,
kunnen niet zelf een e-depot ontwikkelen.
Op de studiedag van BRAIN in Haarlem over
de kwaliteit van de (digitale) dienstverle
ning, op 15 december, vroeg men zich zelfs
hardop af of er over pak weg tien tot twintig
jaar nog wel 150 archiefinstellingen zullen
bestaan. Hooguit dertig was de schatting. De
bestuurlijke indeling van Nederland in Rijk,
provincies, gemeenten wordt weerspiegeld
in de verantwoordelijkheid voor de archief-
zorg en informatiehuishouding. Technische
of fysieke centralisatie is niet hetzelfde als
het uitbesteden van die verantwoordelijk
heid. Wat dat betreft kunnen ook de kleinere
gemeenten/archiefdiensten niet achterover
leunen bij de gedachte dat 'iemand' centraal
hun digitale informatie gaat opslaan.
Peter Horsman, wetenschappelijk mede
werker bij de Universiteit van Amsterdam,
bijt het spits af in een eerste van een reeks
artikelen over bovengenoemde ontwikkelin
gen. Hij schetst de komst van de 'gemeente
zonder-archivaris', waar informatie wordt
verstrekt door mensen die 'niet van hier
zijn.' En... zijn RHC's berekend op de taak van
digitale archivering? We zullen zien.
12 2010 nummer 1
