DOX
Restauratie atelier Sterken BV
Support
RestauratoreMortorl!inH
U kunt ons inschakelen voor:
tie en detachering
begeleiding en ople
■^oekbi*1
Atelier voor restauratie en conservering van papier en
perkament
Archieven Brieven
Boeken Bijbels
Prenten Grafieken
Kaarten Wandkaarten
Charters Zegels
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
Tel 055-5423147 Fax 055-5430614
E-mail info@sterken.nl
www.sterken.nl
opinie
piniez.opini
Vervolg van pagina 27
toekomst steeds meer digital bom materiaal
door archiefvormers naar archiefdiensten
zal worden overgebracht, is het zaak deze
discussie te voeren voor alle fasen van het
records continuum.
Open archieven door
crowd soureing
In Amsterdam zijn we na twee jaar
ervaring met de Archiefbank tot een ver
gelijkbare conclusie gekomen. Onze scan-
ning-on-demand procedure op basis van
de archiefinventaris werkt prima voor
onderzoekers die vertrouwd zijn met de
wijze waarop archieven traditioneel wor
den ontsloten door middel van inven
tarissen. Het aanbieden van gescande
inventarisnummers is bovendien een ide
ale manier om te voorkomen dat kwets
bare of diefstalgevoelige stukken naar de
studiezaal moeten ter inzage en naarmate
er meer is gedigitaliseerd zal het de druk
op de (relatief dure) dienstverlening in
de studiezaal ontlasten. Maar archiefin
ventarissen, ook als ze voorzien zijn van
scans, zijn geen goede manier om het
grote publiek te verleiden tot archiefon
derzoek. Ook die bekende 28% potenti
eel geïnteresseerden haken af als ze de
archiefstukken via een inventaris moeten
raadplegen.2 Er is maar één oplossing:
behalve volledig scannen ook volledig
indexeren. Bij moeilijk leesbare teksten
hoort daar ook nog volledig transcriberen
bij. En, willen we internationaal publiek
bereiken, dan zullen we ten slotte nog
volledig moeten vertalen.
Bij de beschrijving van digitaal geboren
archiefdocumenten gaan we ervan uit
dat er veel meer metadata nodig zijn om
de stukken te beheren en toegankelijk
te maken en te houden. Filip Boudrez
schrijft in één van zijn vele prima arti
kelen dat er voor elk digitaal archiefdo
cument metadata nodig zijn, terwijl dit
voor papieren documenten lang niet
altijd het geval is. Hij heeft volkomen
gelijk wat betreft de digitale documen
ten. Om die te beheren en te kunnen
terugvinden zijn veel metadata nodig.
Maar is dat bij de papieren documenten
eigenlijk ook niet het geval? Zo niet voor
het beheer, dan toch wel voor de toe
gankelijkheid. Tot op heden hebben we
genoegen genomen met archieven die
slechts voor een beperkt publiek toegan
kelijk zijn. Maar als we willen dat onze
papieren documenten echt door een
breed publiek gebruikt gaan worden, dan
hebben we ook van papieren documen
ten een veelvoud aan metadata nodig.
En van papieren documenten hebben
we, net als van digitale documenten,
ook verschillende representaties nodig.
Om te beginnen digitale reproducties, en
daarnaast dus liefst ook nog die trans
cripties en vertalingen.
Met scans van onze documenten
online zal het mogelijk zijn grootschalig
de metadata te genereren die we nodig
hebben om volledige toegang te bieden
tot onze archieven. Die metadata moeten
op een eenduidige en structurele manier
worden verzameld en de kwaliteit van de
metadata moet in principe zonder mense
lijke tussenkomst gecontroleerd kunnen
worden. Het heeft niet zo veel zin docu
menten online te zetten en vrijwilligers
te vragen er naar eigen goeddunken een
leuke beschrijving bij te maken. Deze
werkwijze kan, bijvoorbeeld als het bij
zonder beeldmateriaal betreft, via Flickr
the Commons een nuttige opbrengst aan
metadata genereren, maar voor de meeste
archiefdocumenten zou het leiden tot
heel ongelijksoortige, ongeordende en
overbodige gegevens waar andere onder
zoekers maar weinig mee kunnen. Op
basis van dat soort gegevens kun je geen
zoeksystemen bouwen die een volledige
en uniforme opbrengst garanderen. Die
gegevens zouden ook niet uitwisselbaar
en nauwelijks beheersbaar zijn. De klas
sieke index biedt uitkomst: metadata in
een vooraf bedacht en goed gestructu
reerd metadataschema, bij voorkeur in de
vorm van een open standaard.
Willen we vervolgens op basis van dit
schema ai die metadata genereren, dan
hebben we aan tientallen of zelfs honder
den vrijwilligers niet genoeg. Het moeten
er duizenden zijn. Dat lijkt zo op het eer
ste gezicht misschien niet haalbaar. Maar
als je ziet hoeveel geregistreerde gebrui
kers de Amsterdamse archiefbank telt,
dan moeten dit soort aantallen, ook in
een Nederlandstalig gebied, wel haalbaar
zijn. Wat we nodig hebben is behalve de
scans en de techniek een goed doordacht
beleid voor crowdsourcing.
Crowdsourcing is een term die in 2006 is
geïntroduceerd door Jeff Howe in een
spraakmakend artikel in Wired (http://
www.wired.com/wired/archive/14.06/
crowds.html) Crowdsourcing is een
samenvoeging van de termen 'outsour
cing' en 'crowd'. Crowdsourcing wordt
ingezet wanneer organisaties gebruik willen
maken van de ideeën of het werk van de
Lees verder op pagina 31
november 2009
29
Een frisse kijk op
atiebeheer
PROJECTBUREAU VOOR DOCUMENTAIRE
ONDERSTEUNING EN CONSULTANCY
Postbus 18, 1474ZG Oosthuizen
Tel.: 0299-40 21 30 Fax:0299-40 21 31
http://wvwv.doxsupport.nl E-mail: info@doxsupport.nl
DOXsupport is een landelijk werkende organisatie, die zich bezig houdt met dienstverlening op het gebied van (documentaire) informatievoorziening.
Onze klantenkring bevindt zich voornamelijk binnen de overheid, alsmede non-profit organisaties. Aangesloten bij de branchevereniging PIM.
VERENIGING VOOR CONSERVERING EN RESTAURATIE lluUCrldllU
Je*
Sandra Sacher-Flaat werkt bij de afdeling
Onderzoek van het Nationaal Archief. Zij stu
deerde eerder dit jaar af aan de archiefop
leiding met een scriptie getiteld: Het heffen
van gebruiksvergoeding op reproducties door
archiefinstellingen, te vinden via http://dare.
uva.nl/document/133012
Noten
1 Zie voor uitgebreide behandeling van dit
onderwerp en bronvermelding: A.R.M. Flaat,
Het heffen van gebruiksvergoeding op repro
ducties door archiefinstellingen, maart 2009
http://dare.uva.nl/document/133012
Door Ellen Fleurbaay
Alles online vindbaar en beschikbaar is wat
steeds meer mensen doodgewoon vinden.
Boeken, films, muziek, waarom dan geen
archieven? Maar al krijgen we een veelvoud
van de budgetten voor scanning waar we nu
over beschikken en al krijgen we een ver
dubbeling van ons personeelsbestand, het
zal nooit genoeg zijn om de vele kilometers
archieven in onze depots online voor een
groot publiek vindbaar en beschikbaar te
maken. Willen we die volledige online toegan
kelijkheid bereiken, dan zullen we een beroep
moeten doen op de bijdrage en inzet van de
grote massa internetgebruikers. Max j. Evans
schreef twee jaar geleden een krachtig betoog
voor brede publieksinzet in The American
Archivist, getiteld 'Archives of the People, by
the People, for the People.1 Inmiddels heeft
hij bewezen dat hij gelijk heeft. Familysearch.
com heeftin een paar jaar tijd 250 miljoen
documenten online geïndexeerd.
Klassieke index
Duizenden vrijwilligers
archievenblad
