Krijgen we de archieven weer aan de praat?
Het TANAP-programma (Towards A
New Age of Partnership, de voorloper van
het huidige Encompass-programma) was
in zijn geheel gericht op de VOC-periode.
De archieven van de VOC, die verspreid
over een groot aantal landen worden
bewaard, werden in de periode 2000-
2006, in de meeste gevallen met grote
inzet van Nederlandse archivarissen en
restauratoren, geïnventariseerd en gecon
serveerd. In het Encompass-programma
is de MA-specialisatie 'historische archi
vistiek' gericht op de archieven uit de
koloniale periode. Behalve aan de basis
vaardigheden, zoals ordenen, beschrij
ven en het doen van institutioneel
onderzoek, wordt door studenten veel
onderzoek verricht naar de specifieke ken
merken van archiefvorming in een kolo
niale context. Geïnspireerd door het werk
van onderzoekers als bijvoorbeeld Ann
Laura Stoler (laatste publicatie van haar
hand: Along the Archival Grain Epistemic
and Colonial Common Sense), James Scott
(Seeing like a state. How certain schemes to
improve the human condition have failed)
en Chris Bayly Empire and information.
Intelligence gathering and social communica
tion in India, 1780-1870wordt de archief
vorming in zowel Nederlands-Indië als
bij het Ministerie van Koloniën geana
lyseerd. Geprobeerd wordt antwoorden
te vinden op de vraag welke betekenis
informatie feitelijk speelde in de ver
houding tussen Nederlands-Indië en het
moederland. Hoe probeerde de koloniale
mogendheid Nederland een samenleving
aan de andere kant van de wereld in zijn
greep te houden en welke rol speelde de
informatie en vooral ook de informatie
uitwisseling hierbij? Wat was de invloed
hiervan op de archiefvorming? Voor het
komende collegejaar staat bijvoorbeeld
een onderzoeksseminar gepland naar de
pogingen van de Nederlandse overheid
om de activiteiten van de pelgrims tij
dens hun bedevaart naar Mekka (hadj)
in de gaten te houden. In 1872 werd in
Jeddah een kantoor geopend van waar
uit de Nederlandse overheid informatie
verzamelde. Wat werd gedocumenteerd?
Naar welke gegevens was men op zoek?
Hoe gingen ambtenaren te werk en hoe
kwamen ze aan hun gegevens? Wat werd
met de verzamelde informatie gedaan?
Van het archief is ongeveer acht strek
kende meter bewaard gebleven.
De studenten historische archivistiek
worden opgeleid om in de toekomst een
brugfunctie te kunnen vervullen tussen
IBM GOÏÏVERNEMfflTS SECRETARIS,
,V/
de onderzoekers en de Nederlandstalige
archieven. Als ze teruggaan hebben ze een
redelijke kennis van de Nederlandse taal,
zijn bekend met het doen van archiefon
derzoek en hebben voldoende know how
van de archiefvorming. In overleg met het
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
zijn projecten gedefinieerd waaraan de
studenten na terugkeer in Indonesië gaan
werken. Dit biedt enige zekerheid dat de
studenten na voltooiing van hun oplei
ding in Nederland zich blijven richten
op het bewerken van Nederlandstalige
archieven uit de koloniale tijd.
De focus voor de komende jaren komt te
liggen op het verbeteren van de toeganke
lijkheid van het archief van de algemene
secretarie 1816-1942. Dit reusachtige
archief vormt immers de ruggengraat van
de neerslag van de bestuurlijke activiteiten
in Nederlands-Indië en heeft een omvang
van circa vijf strekkende kilometer.
Tegenwoordig berust het in zijn geheel in
de archiefdepots van het ANRI in Jakarta.
Bijna twintig jaar geleden brachten Rob
Kramer en André Tempelaars, na drie
maanden in dit archief gewerkt te heb
ben, een Handleiding voor
historisch onderzoek in het
archief van de algemene
secretarie en voorgangers,
1816-1942 uit. In die
paar maanden hadden
ze de eigenaardigheden
van dit archief leren ken
nen. Op basis van hun
analyse van het archief
schreven ze niet alleen
een handleiding, maar
legden ook de basis voor
een inventaris van het
archief en brachten de
belangrijkste problemen
in kaart. Zij stelden nog
heel optimistisch vast
dat "de werkzaamheden
aan het zeer omvang
rijke archief op korte
termijn voltooid kun
nen zijn". Helaas moe
ten we constateren dat
er sindsdien eigenlijk
helemaal niets meer is
gebeurd. Door een paar
verhuizingen is het nog
moeilijker toegankelij-
ker dan het al was.
Hl
Het archief wordt beschouwd als een
goudmijn voor kennis van koloniale ver
houdingen in het algemeen en de situatie
in Nederlands-Indië in het bijzonder. De
informatiestromen van de lokale en regi
onale bestuurders en van het Ministerie
van Koloniën komen in de bureaucra
tie van het gouvernement in Batavia-
Buitenzorg samen. J.A.A. van Doorn heeft
eens uitgerekend dat inheemse bestuur
ders in het begin van de twintigste eeuw
niet minder dan tussen de 50 en 100 ver
plichte rapportages moesten bijhouden.1
Een belangrijk deel van deze registraties
is in de bureaucratische maalstroom van
het gouvernement terechtgekomen en
zitten nu verstopt in de archieven van de
algemene secretarie en andere bestuurs
organen. Het zijn gegevens die hoogstens
in geaggregeerde vorm het Ministerie van
Koloniën in Den Haag hebben bereikt.
Een groeiende groep onderzoekers, niet
alleen uit Nederland, maar vooral ook
uit Australië, de Verenigde Staten, het
Verenigd Koninkrijk en Indonesië, pro
beert tot dit archief door te dringen. En
dan beginnen de problemen. Voor de
meesten is het verbaalstelsel waarop dit
archief gebaseerd is al niet eenvoudig te
hanteren, maar het archief van de algeme
ne secretarie heeft een aantal kenmerken
die het gebruik ervan nog eens extra com
pliceren. Om dit te illustreren een voor
beeld: het secretariearchief bestaat uit tal
van series die gevormd zijn op grond van
de verschillende typen van afdoening die
werden onderscheiden. Dwars daardoor
heen liep de gewoonte om verschillende
afdoeningen (en de bijbehorende stuk
ken) die betrekking hadden op dezelfde
zaak, bij elkaar te houden en ze als bijlage
te voegen in de serie die betrekking had
op het laatste type afdoening van zo'n
zaak. Dit betekende dat het 'dossier' dat
op deze manier ontstond, bij ieder nieuw
besluit dat in een zaak werd genomen
niet alleen naar een andere plaats in de
serie verhuisde (op datum van de nieuwe
afdoening), maar vaak ook, afhankelijk
van het type afdoening, naar een andere
serie verplaatst werd (bijvoorbeeld van de
serie 'besluiten' naar de serie 'telegram
men'). Dit zou allemaal niet zo erg zijn,
als de verwijzingen in de index waren
opgeschreven. Maar dat gebeurde niet. In
plaats daarvan werd de nieuwe verblijf
plaats op een briefje geschreven dat op de
plaats in de serie werd gestopt waar het
stuk volgens de index gevonden zou moe
ten worden.
je als directe gebruiker weet wat
je moet doen. Problemen worden met
houtje-touwtje oplossingen verholpen
en als die oplossing weer vastloopt, volgt
Er is weinig fantasie voor nodig om een
voorstelling te maken van de kwetsbaar
heid van dit systeem. Soms ontstond op
die manier wel een ketting van meer dan
tien verwijzingen over een periode van
vele jaren. Vaak is de ketting gebroken
door het wegraken van zo'n verwijsbriefje.
Het archiveringssysteem dat door
de algemene secretarie werd gebruikt,
is gedurende de bijna anderhalve eeuw
natuurlijk in beweging geweest. Lang niet
altijd zijn de redenen van de wijzigingen
en aanpassingen duidelijk. Op het eerste
gezicht zou je het hele bouwwerk nog het
beste kunnen vergelijken met de proble
men die slecht gestructureerde databases
geven. We kennen er allemaal wel voor
beelden van: databases die ooit voor het
vastleggen van eenvoudige gegevens met
een beperkt aantal relaties zijn aangelegd,
en die vervolgens in de praktijk van het
dagelijks gebruik zijn uitgegroeid tot syste
men waar van alles en nog wat is aange
bouwd, zonder ooit de basisarchitectuur
te hebben aangepast. Het werkt zolang
daar weer een aanpassing op. Het is dit
patroon dat we in het bouwwerk van
dit archief lijken aan te treffen.
Met het ontrafelen van dit kluwen hebben
Kramer en Tempelaars een hele belang
rijke aanzet gegeven. Het is aan de lich
ting afgestudeerde Encompass-studenten
om hiermee de komende jaren verder te
gaan en ervoor te zorgen dat het systeem
weer aan de praat gebracht wordt.
l6
17
Door Charles Jeurgens
Encompass en de archieveuitde koloniale periode
onraonc
Het programma ENCOMPASS (Encountering
a Common Past in Asia), dat in september
2006 van start is gegaan en bedoeld is voor
historici en archivarissen uitZuidoost-Azië,
is halverwege. In totaal zijn nu drie lichtin
gen van tussen de tien en twaalf studenten
aan de tweejarige opleiding begonnen. In
september 2009 en 2010 komen de laatste
twee groepen. In twee jaartijd worden stu
denten op MA-niveau opgeleid, waarbij ze
kunnen kiezen uit een specialisatie geschie
denis of archivistiek. Het eerste jaar staat
grotendeels in het teken van taalverwerving
(het kunnen lezen van Nederlands), het
tweede jaar is gericht op de inhoud. Met welk
perspectief gaan de studenten archivistiek,
die tot nu toe allemaal uit Indonesië afkom
stig zijn, terug?
Studenten historische archivistiek
Archiefstukken van het gouvernement in Batavia-
Buitenzorg (foto auteur).
.\|V;.
.acL-rio**.
Perspectieven en problemen
Krijgen we koloniale archieven weer aan de praat?
Houtje-touwtje
Charles Jeurgens is hoogleraar Archivistiek
aan de Universiteit van Leiden en sinds mei
2009 werkzaam bij het Nationaal Archief in
Den Haag, waar hij verantwoordelijk is voor
de ontwikkeling en implementatie van het
nieuwe beleid voor waardering en selectie
van overheidsarchieven.
Noot
1 Zie: J.A.A. van Doorn, De laatste eeuw van
Indië. Ontwikkeling en ondergang van een
koloniaal project (Amsterdam 1995), 39.
Hij komt tot deze conclusie op basis van
een onderzoek uit 1922 van B. Faber,
Vermindering van schrijfwerk bij het
Binnenlandsch Bestuur.
archievenblad
juni 2009
juni 2009
archievenblad
