buitenland
buitenland
bij de federale overheid is gekoppeld aan
enkele schandalen met grote maatschap
pelijke gevolgen. Een ervan gaat terug tot
de jaren negentig en betreft een schan
daal rond besmet bloed bij onder andere
de Canadian Blood Service. Onderzoek
bracht aan het licht dat in deze zaak
medische dossiers ondeugdelijk waren
bijgehouden en tal van archiefbescheiden
met opzet vernietigd (Krever Inquiry). De
zorgen over het falende archiefbeheer sta
pelden zich op door nieuwe, uiterst kost
bare schandalen in latere jaren. Zoals het
Fire Arms Registry, een debacle van begin
jaren 2000. De kosten voor invoering van
een politiek omstreden register vlogen
gierend uit de bocht - van miljoenen naar
biljoenen dollars - en een geur van cor
ruptie steeg op. In 2002-2003 bracht de
Algemene Rekenkamer weer een ander
geldverslindend project van de overheid
aan het licht, compleet met ontbrekende
archiefbescheiden, mismanagement en
verontachtzaming van financiële regels
(Gomery Inquiry).
Door al deze kwesties is 'the duty to docu
ment' hoog op de politieke agenda komen
te staan in Canada: "Public administration
cannot effectively deliver business wit
hout proper record keeping." Eind 2006 is
in Canada de Federal Accountability Act
(FedAA) ingevoerd, "an omnibus piece of
legislation that strengthens accountabi
lity, improves transparency and upholds
ethical practices in the federal govern
ment".
In hun terugblik op deze fatale jaren
constateren de LAC-medewerkers her
haaldelijk: "We lost control." Tegelijkertijd
erkennen zij dat de opeenstapeling van
crises in zekere zin een geschenk uit de
hemel is. Zij boden LAC de kans om het
voortouw te nemen op weg naar een
omslag. De reeks schandalen, waarin de
documentaire informatiehuishouding
een negatieve rol speelde, heeft het pad
geëffend voor de gecoördineerde invoe
ring van een programma dat ambtenaren
onder meer discipline in verslaglegging en
archivering gaat bijbrengen. Begin april
2009 is het programma gelanceerd. LAC
werkt de komende vijf jaar aan de bewust
making en training van ambtenaren aan
de hand van Documentation Standards
for Business Acitivity in the Government
Het symposium vormde het slot van een
driedaagse bijeenkomst, georganiseerd door de
studentenafdeling UBC van de Canadese beroeps
vereniging ACA.3 Twee dagen waren bestemd
voor een gehoor van studenten en volgepropt met
lezingen en discussies. De slotdag, op 13 februari
2009, was opengesteld voor
belangstellenden. Meer dan
tweehonderd archivarissen
en studenten uit Canada en
de Verenigde Staten kwamen
hier op af. Sprekers tijdens
deze drie dagen waren afkom
stig van de nationale archie
ven van de Verenigde Staten
(NARA), Canada (LAC) en het
Verenigd Koninkijk. Eentje
kwam er desgevraagd voor uit
Nederland, namelijk onderge
tekende. Opgewekte en opwekkende sprekers in
gesprek met studenten: dat leverde vruchtbare
dagen op. Twee dagen in de stimulerende omge
ving van The Irving K. Barber Learning Centre4,
de laatste dag in het Frederic Wood Theatre, ook
op de campus van UBC. Het draaide deze drie
dagen rond de vraag: wat kunnen wij, archivaris
sen, aan in een digitale wereld? Welke kennis en
vaardigheden zijn nodig?
De herkomst van informatie en de ontwik
kelingen in de opslag van informatie hebben
het werk van bibliothecarissen en archivarissen
radicaal veranderd. Fysieke objecten, conventi
onele materialen, teksten, (bewegend) beeld en
geluid zijn al lang niet meer het enige 'echte' wat
deze beroepsgroepen onder handen nemen. De
omslag van analoog naar digitaal verloopt spec
taculair. In nog geen dertig jaar tijd is bom digital
materiaal opgerukt van randverschijnsel naar het
middelpunt van het vakgebied. Op de agenda
van archivarissen is het ontstaan en beheren
van de hedendaagse administratieve neerslag de
grootste opgave waarvoor zij zich momenteel
geplaatst zien. Willen zij als beroepsgroep over
leven, dan mogen zij de archiefbescheiden van
deze tijd, ongekend in omvang toegenomen en
uiterst complex van samenstelling, niet uit de
weg gaan. Een wereld waarin archivarissen rustig
kunnen afwachten totdat archieven worden over
gedragen, bestaat niet meer. "We archivists need
a change in mindset", klonk het herhaaldelijk
op de slotdag. De panelleden wilden het gehoor
vooral duidelijk maken dat archiefdiensten zit
ten te springen om pro-actieve archivarissen die
weten om te gaan met born digital records.
De grootste zorg voor het nationaal archief
in Canada is de vraag hoe de federale overheid
haar informatiehuishouding op orde krijgt. Drie
sprekers op rij belichtten dit onderwerp. In de
jaren negentig is er bij de Canadese overheid de
klad gekomen in een behoorlijke manier van
beheren. Werkwijzen veranderden, het arbeids
ethos verschraalde en de archivering verdamp
te. De overheid heeft op dit moment toegang
tot naar schatting circa 8% van de born digital
records en geen enkel zicht op de rest, met een
geschatte omvang van vijf terabytes.
De risico's van een falend archiefbeheer voor
de voortgang van het werk, voor de besluitvor
ming, voor verantwoording en dergelijke zijn
lang en breed onderkend, onder meer door
de Canadese Algemene Rekenkamer in 2003.
De geschiedenis van het falende archiefbeheer
of Canada.5 LAC betitelt dit program
ma zonder schroom als een radicale
verandering: de Standard is opgesteld in
samenspraak met en onder verantwoor
delijkheid van de algemeen leidinggeven
den en richt zich op de ambtenaren zelf.
De rol van LAC beperkt zich louter tot
interveniëren. Toezicht houden valt daar
buiten. Op beleidsniveau is per direct
bereikt dat bij elke vergadering van enig
belang, waar gewoonlijk de chief finan-
1970 haalde het NARA nog maar 200
bestanden binnen; tegen de tijd dat
Clinton het Witte Huis verliet, waren het
er al meer dan 30 miljoen. Na het vertrek
van Bush junior is het NARA dit voorjaar
druk doende met het overbrengen van
born digital records vanuit het Witte Huis,
circa 400 miljoen (150 terabytes). Behalve
alle bestanden - in welke staat van orde
ning en toegankelijkheid deze verkeren is
van later zorg - krijgt NARA ook alle hard
ware uit de erfenis van Bush uit het Witte
Huis. Binnen is binnen. In het tijdperk
Obama explodeert de omvang van digi
tale bestanden.
Naar verwachting zal in april of mei 2009,
nadat alle betrokken partijen hebben
getekend, Records Management Services
verschijnen (binnenkort meer informatie
daarover op de NARA-website). RMS is
het resultaat van een omvangrijk samen
werkingsproject dat in 2004 is begon
nen. Het bestaat uit software dat het
ontstaan, beheer, overdracht en vernieti
ging van elektronische bestanden onder
steunt. RMS, een platformonafhankelijk
model, is geschikt voor diverse computer
talen en kan worden omgezet naar de
gewenste standaard (5015.2, MoReq, of
Dublin Core, et cetera). Volgens compu
terwetenschapper Daryll Prescott gaat
Lees verder op pagina 15
dal manager en de chief human resource
manager aan deelnemen, voortaan ook
de chief information manager verplicht
aanwezig dient te zijn.
De bijdragen vanuit de Verenigde
Staten behandelden drie onderwerpen:
een beknopte geschiedenis van de over
dracht van electronic records naar het NARA
(1970-2009), de Records Management
Services waarmee eerdaags gewerkt gaat
worden bij de federale overheid, en
zoekproblemen bij Electronically Stored
Information (ESI).
Met het opnemen van digitale bestan
den is het NARA bijna dertig jaar geleden
begonnen, vertelde Kenneth Thibodeau,
die bij NARA aan het hoofd staat van
Electronic Records Archives (ERA). In
Archivaris in een ditale wereld:
de knop moet om
Door Agnes E.M. Jonker
Discipline bijbrengen
De School of Library, Archival and Information
Studies (SLAIS)1 aan de University of British
Colombia (UBC), Vancouver, Canada, leidt op voor
twee masters - Library and Information Studies en
Archival Studies - en wil dat vooral zo houden. Een
voorstel van een visitatiecommissie, vorig jaar op
bezoek, om de naam van de opleiding te veranderen
in Information Studies, in navolging van vergelijk
bare opleidingen in de Verenigde Staten, stuitte op
weerstand. De leiding had er geen oren naar, de stu
denten evenmin. De University of British Columbia te
Vancouver houdt vast aan 'het boodschappenlijstje',
zoals professor Luciana Duranti de lange naam van
het instituut met lichte zelfspot omschrijft. Op het
in februari gehouden internationaal symposium
'Our Professional Identities in a World Gone Digital'2
kreeg die opvatting bijval. Alle aanwezigen waren
het erover eens dat beide disciplines als aparte
specialismen gekoesterd moeten worden. Ook in de
digitale wereld.
De studiezaal in The Irving K.
Barber Learning Centre van de
University of British Colombia in
Vancouver - met slapende student
vooraan (foto auteur).
Born digital
Het gebouw uit 1925 waarin SLAIS op de vierde verdieping huist
(foto auteur).
Op drift
Buitensporige groei
Agnes Jonker tijdens haar lezing in Vancouver.
