Privacy in het geding?
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en (ontsluiting van archieven door publieke archiefdiensten
juridische zaken
juridische zaken
Bij het inwerkingtreden van de Wbp
heeft Eric Ketelaar een artikel gewijd
aan de consequenties van de Wbp voor
het archiefveld.2 Een eerdere versie van
dit artikel verscheen in 2000 in het
Archievenblad. Sinds die eerste publicatie
zijn inmiddels negen jaar verstreken. In
ke archiefdiensten. Het leek me belang
rijk om bij dit onderzoek zoveel mogelijk
de archiefdiensten zelf aan het woord te
laten. Daarom heb ik hun visie en werk
wijze getoetst
door middel van
een enquête.
Deze werd ver
stuurd naar de
113 publieke
archiefdiensten
die in de laatste
Almanak zijn
vermeld.3 Van de
aangeschreven
diensten heeft
50% de vragen
lijst ingevuld. De
enquête bevatte
lijke bestanden op internet, zonder dat de
betrokkene - dat wil zeggen: de persoon
wiens gegevens worden verwerkt - ondub
belzinnig toestemming heeft verleend.
21%
onder andere vragen naar de visie van de
archiefdiensten, naar door de diensten
geformuleerd en schriftelijk vastgelegd
beleid, naar maatregelen ter bescherming
van persoonsgegevens in het algemeen
en naar maatregelen ter bescherming van
bijzondere persoonsgegevens.
Goed mogelijk
die periode hebben de archiefdiensten
zich ruimschoots in de Wbp en de conse
quenties van die wet kunnen verdiepen. In
diezelfde periode heeft de ontsluiting van
archieven via internet een hoge vlucht
genomen. Bescherming van persoonsge
gevens bij openbaarmaking via dit medi
um is - door de hoge verspreidingsgraad
en de gebrekkige controlemogelijkheden
van gebruik door derden - lastiger dan
bij de traditionele wijze van toegankelijk
maken en beschikbaarstelling. Een onder
zoek naar de stand van zaken was dus
op zijn plaats. Ik heb me beperkt tot een
onderzoek naar de werking van de wet bij
de ontsluiting van archieven door publie-
Wettelijk kader
In het onderzoek is onder
scheid gemaakt tussen maatre
gelen ter bescherming van per
soonsgegevens in bestanden
die beschikbaar worden gesteld
op de studiezaal, en maatrege
len ter bescherming van per
soonsgegevens in bestanden
die op internet worden gepre
senteerd. Op grond van Artikel
14 van de Archiefwet 1995 is
het ter beschikking stellen van archief
bescheiden een wettelijke taak van de
publieke archiefdiensten.4 Dit betekent
dat de diensten op grond van artikel 8
(onder c en e) van de Wbp persoonsge
gevens mogen verwerken, mits aan de
doelbindingsvoorwaarde van artikel 9
wordt voldaan.5 De Archiefwet verplicht
publieke archiefdiensten echter niet om
de onder hun berustende bescheiden via
internet openbaar te maken. Dat betekent
dat de verwerking van persoonsgegevens
van mogelijk nog levende en identificeer
bare personen in bestanden die de dien
sten via dit medium openbaar maken,
niet op eerder genoemde wettelijke basis
kan geschieden. De Wbp geeft echter wel
een opening voor presentatie van derge-
Op grond van artikel 8 onder f is het toe
gestaan om persoonsgegevens te verwei-
ken, indien die verwerking noodzakelijk
is voor een gerechtvaardigd belang van
de verantwoordelijke. De belangen van
de betrokkene prevaleren echter. Het mag
dus duidelijk zijn dat de archiefdiensten
uiterst zorgvuldig te werk moeten gaan
bij de presentatie van archiefbestand
delen en publicatie van toegangen op
archiefbestanddelen op internet.6
Over de haalbaarheid van de Wbp
zijn de respondenten verdeeld, maar een
meerderheid van 51% is van mening dat
het voor publieke archiefdiensten goed
of met enige inspanning mogelijk is om
bij het beschikbaarstellen en toeganke
lijk maken van archieven aan de Wbp te
voldoen, terwijl slechts 12% vindt dat dit
praktisch onmogelijk is (zie figuur 1). Uit
de overige antwoorden blijkt echter dat
er aan de praktische uitvoering van deze
inspanningsverplichting nog wel wat te
verbeteren valt.
Het onderzoek wijst uit dat de meeste
diensten maatregelen nemen om per
soonsgegevens tegen onrechtmatige
verwerking door derden te beschermen.
Er is echter geen sprake van een alge
meen consistent beleid. Slechts 23% van
de diensten heeft het gevoerde beleid
schriftelijk vastgelegd, zodat continuïteit
gewaarborgd is. Zie figuur 2 voor de door
deze minderheid geformuleerde beleids
maatregelen.
Van alle respondenten neemt 75% maat
regelen ter bescherming van bestanden
op de studiezaal. Figuur 3 geeft de ver
houding van die maatregelen weer. Een
combinatie van enkele maatregelen biedt
de hoogste mate van bescherming, maar
deze werkwijze wordt slechts sporadisch
toegepast. De vereiste extra zorgvuldig
heid, noodzakelijk ter bescherming van
bestanden op internet, wordt niet altijd
in acht genomen. Van alle respondenten
geeft 24% aan dat hun
diensten (nog) geen
bestanden op internet
plaatsen. Van de overi
ge respondenten geeft
80% aan wel maatre
gelen te nemen. Ook
bij deze wijze van
ontsluiting wordt een
combinatie van maat
regelen slechts spora
disch toegepast (zie
figuur 4).
Verder lezen
Uit het onder
zoek, uit diverse publi
caties en uit monde
linge toelichting van respondenten blijkt
dat de Wbp in de belangstelling staat van
de publieke archief
diensten. Over het
algemeen doen zij
hun best om aan
de wet te voldoen.
Uit het onderzoek
blijkt echter ook
dat het de diensten
tot nu toe niet is
gelukt om een con
sistent en eenduidig
beleid ten aanzien
van de wet te ontwikkelen. Het huidige
maatschappelijke debat over privacybe
scherming en de snelle ontwikkelingen
in de digitale ontsluiting van archieven
dwingen om dit wel te doen. Althans, dat
is mijns inziens het geval als het openbaar
archiefwezen een actieve rol in dat debat
wil spelen.
Mijn onderzoek naar de werkwijze van
de publieke archiefdiensten bij de ont
sluiting van archieven via internet heb
ik aangevuld met een analyse van de
online beeldbanken. Voor een uitgebreid
verslag van alle resultaten verwijs ik naar
mijn artikel in de bundel Archieven in het
Geding.
28
juni 2009
juni 2009
29
Door Maaike Lulofs
In de vorige editie van het Archievenblad
ging Ineke Deserno in op de delicate relatie
tussen de toegang tot documenten en de
bescherming van persoonsgegevens op
Europees niveau. Op 28 mei jongstleden
hield Eric Ketelaar zijn afscheidscollege
als hoogleraar Archiefwetenschap aan de
Universiteit van Amsterdam. Bij die gelegen
heid hebben docent-onderzoekers van de
Archiefschool hem een bundel opstellen aan
geboden, getiteld Archieven in het Geding.
In deze bundel presenteert Maaike Lulofs
de resultaten van een onderzoek naar de
werking van de Wet bescherming persoons
gegevens bij de ontsluiting van archieven
door publieke archiefdiensten in Nederland.1
Hieronder een kennismaking met enkele
resultaten.
Verhouding schriftelijk geformuleerd beleid (N=14)
Algemeen protocol betreffende controle op
verwerking persoonsgegevens met vastlegging wie
verantwoordelijk is voor uitvoering Vtop
30%
1
Checklist voor medewerkers
Procedure wie verantwoordelijk is voor behandeling
verzoeken correctie onjuiste persoonsgegevens
21%^-^
Procedure wie verantwoordelijk is voor behandeling
verzoeken of persoonsgegevens zijn verwerkt
7%
Anders
Haalbaarheid Wbp (N=57)
0 Met enige inspanning
Met veel inspanning
Praktisch onmogelijk
IB Onmogelijk
Weet ik niet
Figuur i
Figuur 2
Haalbaarheid
Beleid en beschermingsmaatregelen
Verhouding maatregelen bij beschikbaarstelling op de studiezaal (N=52)
1 Bepaling in het bezoekensreglement
Bepaling in bezoekersreglement en
bezoekers bevestigen deze met hun
handtekening
Bezoekers ondertekenen een
verklaring voor raadpleging van
specifieke bestanden
Figuur 3
I Bezoekers ondertekenen een
\rerklaring voor raadpleging van
specifieke bestanden plus een van de
andere genoemde maatregelen
Maaike Lulofs is docent-onderzoeker aan
de Archiefschool van de Hogeschool van
Amsterdam.
Figuur 4
Verhouding maatregelen bij presentatie op Internet (N=28)
Bezoekers worden geattendeerd op Wbp,
registreren of tekenen
Alleen bestanden ouder dan 110 jaar worden
geplaatst
Namen van mogelijk levende personen worden
ondoorzoekbaar gemaakt
Een combinatie van de tweede en de derde
maatregel
Anders
Noten
M. Lulofs, 'Wet en praktijk. Een onderzoek
naar de werking van de Wet bescherming
persoonsgegevens bij de ontsluiting van
archieven door publieke archiefdiensten', in:
P. Horsman en C. Streefkerk (red.), Archieven
in het Geding. Een Pak van Sjaalman voor
Eric Ketelaar bij zijn afscheid als hoogleraar
archiefwetenschap aan de Universiteit van
Amsterdam op 28 mei2009 (Den Haag 2009).
2 De wet trad in werking op 1 september 2001.
In augustus van dat jaar verscheen een aange
paste versie van het artikel op de website van
de auteur. Een eerdere versie verscheen in mei
en juni 2000 in het Archievenblad. Zie: F.C.J.
Ketelaar, 'Elke handeling telt. Archiefdiensten
en de Wet bescherming persoonsgegevens',
Archievenblad 104, nr. 3 (mei 2000) en 104,
nr. 4 (juni 2000). http://cf.hum.uva.nl/bai/home/
eketelaar/WBP, geraadpleegd op 5 april 2009.
3 Almanak van het Nederlands Archiefwezen
(Amsterdam 2007). De aangeschreven instel
lingen worden vermeld in hoofdstuk 2 t/m 4.
Zie: M.W. van Boven, R. Kramer, C.G.M.
Noordam (red.), De archiefwet 1995 in 100
trefwoorden (Den Haag 2003), 169. De wet is
digitaal raadpleegbaar: http://wetten.overheid,
nl/, geraadpleegd op 9 maart 2009.
Persoonsgegevens mogen worden verwerkt
indien (onder c) de gegevensverwerking nood
zaketijk is om aan de wettelijke verplichting te
voldoen of (onder e) de gegevensverwerking
noodzakelijk is voor de goede vervulling van
een publiekrechtelijke taak. Op grond van
artikel 9, derde lid, is dit het geval wanneer
verwerking van de gegevens alleen voor
historische, statistische of wetenschappelijke
doeleinden plaatsvindt. Althans, als men de
nodige voorzieningen heeft getroffen om te
verzekeren dat verdere verwerking uitsluitend
geschiedt ten behoeve van deze doeleinden.
Zie: T. Hooghiemstra en S. Nouwt, Teksten
toelichting Wet bescherming persoonsgege
vens (Den Haag 2007), 65-66 en 79. De wet is
digitaal raadpleegbaar: http://wetten.overheid,
nl/, geraadpleegd op 9 maart 2009.
Wbp, artikel 8: "Persoonsgegevens mogen
slechts worden verwerkt indien: f. de
gegevensverwerking noodzakelijk is voor de
behartiging van het gerechtvaardigde belang
van de verantwoordelijke of van een derde
aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij
het belang of de fundamentele rechten en
vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder
het recht op bescherming van de persoonlijke
levenssfeer, prevaleert." Bij de afweging of
de gegevensbewerking verenigbaar is met de
doeleinden waarvoor de gegevens verkregen
zijn, dient men rekening te houden met de in
artikel 9, tweede lid, gestelde overwegingen,
waaronder de aard van de gegevens en de
gevolgen van de beoogde bewerking voor
de betrokkene. Zie: Hooghiemstra en Nouwt,
Tekst en toelichting, 79 en 124.
archievenblad
archievenblad
