opinie
len van archief, is de bekendheid met de
vindplaats van archiefbescheiden. In de
NEN-ISO 15489-1 is dit zelfs een norm
als onderdeel van de "bruikbaarheid van
archief". Duidelijk moet zijn of archief
bescheiden zich op een bepaald moment
bevinden in het depot of op de studie
zaal. In het backoffice van de archiefdien
sten speelt de uitleenadministratie, onge
acht de vorm22, een belangrijke rol. Bij
het Nationaal Archief bijvoorbeeld, gaat
het aanvragen door een bezoeker - en
daarmee het vervaardigen van een aan
vraagformulier - via een terminal waarin
gegevens moeten worden ingevoerd, dan
wel online via het formulier 'reserve
ren archiefstukken'. Daarnaast kent het
Nationaal Archief 'aanvraagbriefjes', for
mulieren waarmee bijvoorbeeld boeken,
tijdschriften en (bij een computerstoring)
archiefstukken kunnen worden aange
vraagd.23 Dit soort registraties kunnen
van belang zijn bij een vorderingsver-
zoek. Immers, ze legt het verband tussen
een aanvraag van een bezoeker en de ter
inzage gegeven archiefstukken.
In de inleiding schrijf ik dat ook
raadpleeggegevens op grond van deze
wet zouden kunnen worden gevorderd.
Nu is het maar net de vraag of raadpleeg
gegevens überhaupt kunnen worden bij
gehouden. Als registratie waaruit blijkt
wie wat heeft geraadpleegd, is dat wel
licht niet te doen. Als een bezoeker name
lijk bepaalde dossiers heeft opgevraagd en
vervolgens boven het materiaal in slaap
is gevallen, dan heeft hij/zij wel geleend
(dat kan blijken uit de registratie) maar
niet bijzonder veel geraadpleegd. Voorts
is het onduidelijk of een raadpleging ook
leidt tot 'gegevensverwerking' door de
bezoeker, maar dat laat ik hier maar bui
ten beschouwing.
Toch kan de raadpleging worden vast
gelegd, en wel met cameratoezicht of
video-observatie. Vanzelfsprekend dient
deze vorm van toezicht duidelijk ken
baar worden gemaakt en moet transpa
rant zijn welke doelen het dient. In een
leeszaal van een archiefdienst kan dit zijn
het toezicht houden op de bezoekers ter
voorkoming van moedwillige bescha
diging, ontvreemding, et cetera van
het materiaal. Indien cameratoezicht of
video-observatie wordt toegepast, bete
kent dit dat het raadplegen als gedrag van
een bezoeker, kan worden geregistreerd;
en eenmaal geregistreerd, ook gevorderd.
Ervan uitgaand dat het cameratoezicht
geschiedt door een beveiligingsorgani
satie in de zin van de Wet particuliere
beveiligingsorganisaties en recherchebu
reaus, dan kunnen - met in achtneming
van de bijbehorende Regeling particuliere
beveiligingsorganisaties en recherchebu
reaus - de gegevens (van de observatie
die leidt tot een "opdrachten- c.q. voor
vallenregistratie") tot vijf jaar (en soms
zelfs langer) bewaard blijven.24 Bij het
Nationaal Archief vindt dit soort toezicht
plaats in de hal en in de studiezaal.25
Uit de gegevens over cameratoezicht of
video-observatie op de website van het
Nationaal Archief, blijkt niet hoe lang de
data worden bewaard; hierover zal een
interne beleidsregel wellicht helderheid
in (moeten) verschaffen. Mocht dus een
vordering van gegevens plaatsvinden,
dan kunnen de videobeelden onderdeel
zijn van de vordering.
Archiefdiensten hebben ook te maken
met het vastleggen van raadpleeg
gegevens ten aanzien van het gebruik van
het internet bij of voor het 'bezoek'. Naar
het lijkt wordt door archiefdiensten niet
vastgelegd door wie - bijvoorbeeld via het
IP-adres - welke gegevens op de website
zijn geraadpleegd. Internetproviders doen
dit wel op grond van de Wet bewaarplicht
telecommunicatiegegevens.26 De gege
vens in kwestie moeten twaalf maanden
worden bewaard.27 Bij de internetpro
viders kunnen opsporingsautoriteiten,
op grond van de Wet bevoegdheden
vorderen gegevens, inzage krijgen in
het zoekgedrag op websites, dus ook die
van archiefdiensten, en daarmee ook op
online geplaatste archiefbescheiden.
Mogelijk zijn er archiefdiensten die via
het internet een 'bezoekersregistratie' bij
houden, of die raadpleging van archief
stukken (dus niet de toegangen) online
vormgeven na het registreren/aanmelden
voor gebruik. De registratie die daaruit
voortkomt, kan onder omstandigheden
worden gevorderd. Vooropgesteld dat ze
wordt bewaard.
Of archiefdiensten ooit worden
geconfronteerd met vordering van gege
vens, hangt van veel factoren af. Kunnen
bezoekers van archiefdiensten of raad
pleging van archiefbescheiden in ver
band gebracht worden met de opsporing
van misda(a)d(ige activiteiten)? Niets
is onmogelijk nu hoe langer hoe meer
gegevens in verschillende bestanden wor
den gekoppeld en de bevoegdheden van
opsporingsautoriteiten, met inachtne
ming van de beperkende bepalingen en
voorwaarden, uiteindelijk hoe langer hoe
meer toenemen. De toekomst zal uitwij
zen of Nederland ook ten aanzien van het
gebruik van archieven een controleland
(b)lijkt te zijn.
5 Ibidem, 4, 11, 21.
7 Ibidem, 9.
8 ibidem, 1.
26
juni 2009
opinie
ipiniEiopinn
10 Kamerstukken II (2003/04), 29 441, nr. 3, 1.
11 Ibidem.
12 Ibidem, 2.
13 Ibidem, 6.
16 Ibidem, 20.
17 Ibidem, 9.
18 Ibidem, 25.
19 Ibidem, 9.
Reacties:
"Wij kunnen geen voorbeelden noe
men van daadwerkelijke vorderingen
van bezoekersregistraties van culturele
instellingen. Dat wordt niet centraal gere
gistreerd, waardoor die informatie niet
voorhanden is. Aantallen kunnen wij
heiaas ook niet melden. Het is helemaal
afhankelijk van het betreffende onder
zoek of het zinvol is voor het OM gege
vens betreffende bezoekersregistraties te
vorderen. Maar als bijvoorbeeld blijkt of
vermoed wordt dat een strafbaar feit ver
band houdt met culturele instellingen,
dan kan het feit dat de officier de wette
lijke mogelijkheid heeft om gegevens te
vorderen, het onderzoek mogelijk helpen.
Waarheidsvinding is immers het doel van
het OM en daarvoor is informatie onont
beerlijk."
"Voor de formulering van het beleid
op het gebied van privacy heeft de
Koninklijke Bibliotheek gebruikgemaakt
van de in 2006 verschenen handreiking
Bibliotheek en privacy. Deze handreiking is
uitgebracht onder auspiciën van FOB1D,
de landelijke koepelorganisatie voor bibli
otheken. De handreiking is in 2007 her
zien en aan de wettelijke bevoegdheden
rondom het vorderen van gegevens is
een apart hoofdstuk gewijd. Daarin wordt
aandacht besteed aan de voorwaarden
voor verstrekken en de verplichtingen
waaraan de vorderende instantie moet
voldoen. De aanbevelingen lijken mij
ook goed toepasbaar voor andere erfgoed
instellingen dan bibliotheken."
Maarten Schenk,
"Het bestuur van BRAIN was aanvan
kelijk verrast door de uitspraak van het
College Bescherming Persoonsgegevens
(CBP). Het bestuur van BRAIN reageert
overigens op de uitspaak zonder de vol
ledige inhoud van de tekst van het CBP te
kennen. Deze is (vooralsnog) niet beschik
baar. Veel leden van BRAIN gebruiken het
burgerservicenummer voor de bezoekers-
en aanvraagregistratie. Al jaren werden
bezoekers van archieven geregistreerd.
Wie wat langer nadenkt over de registra
tie van bezoekers, kan zich afvragen of het
zinvol en wenselijk is om de registratie
van bezoekers voort te zetten. Ooit was
de maatregel ingegeven om de kans op
ontvreemding van archiefmateriaal op de
studiezaal te verkleinen. Maar daar zijn
tegenwoordig ook andere en vaak effec
tievere methoden voor. Hans Waalwijk
signaleert reële bezwaren van registratie
en mogelijke koppeling van gegevens.
Wellicht dat de verplichte identificatie
voor de raadpleging van archiefmateriaal
drempelverhogend werkt en de recht- en
bewijszoekende burger hindert in zijn
vrije toegang tot archiefinformatie. In de
afgelopen periode heeft al een behoorlijk
aantal archiefinstellingen de registratie
van bezoekers voor de raadpleging van
kopiemateriaal afgeschaft. Dat wordt door
het publiek gewaardeerd. Wellicht is de
uitspraak van het CBP een goede aanlei
ding om ook de registratie van bezoekers
voor origineel materiaal af te schaffen. Dat
vraagt dan natuurlijk wel om aanpassing
van aanvraagsystemen, procedures bij de
aanvraag van niet-openbaar materiaal en
nieuwe methoden om bezoekersaantallen
vast te stellen. BRAIN wil de leden daarbij
helpen."
27
pini£z.opin
Raadpleeggegevens
Besluit
Hans Waalwijk is docent en onderzoeker
bij de Archiefschool van de Hogeschool van
Amsterdam.
Noten
Zie voor een overzicht van de gevolgen van
deze wet voor bibliotheken: Paul Wiemans,
'Wet bevoegdheden vorderen gegevens.
Bescherming privacy op de tocht', in:
Informatie Professional (april 2006), 14-19.
2 Als archivarissen kennen we het onder
brengen van 'nieuwe' wetgeving in 'oude'
wetgeving van bijvoorbeeld de Wet op de
electronische handtekeningen, die onder
deel is van zowel de Telecommunicatiewet
als het derde boek van het Burgerlijk wet
boek. Hetzelfde geldt voor de Wet elektro
nisch bestuurlijk verkeer, die herkenbaar is
als een set (wijzingen van) artikelen in de
Algemene wet bestuursrecht.
3 Wiemans, 'Wet bevoegdheden vorderen
gegevens', p. 15 en Kamerstukken II
(2003/04), 29 441, nr. 3, 7 e.v.
4 Kamerstukken II (2003/04), 29 441, nr. 3,1.
6 Gegevens van de derde categorie kunnen
vanzelfsprekend ook bij archiefdiensten
worden opgevraagd, maar die worden daar
dan alleen geregistreerd uit hoofde van de
functie van een archiefdienst als werkgever,
9 "De bevoegdheden tot het vorde
ren van gegevens leiden ertoe dat geen
gebruik van de bevoegdheden tot inbe
slagneming van een voorwerp [gegevens
in een geautomatiseerd systeem zijn hier
niet aangemerkt als voorwerpen, HW]
indien met toepassing van de bevoegd
heden kan worden volstaan" [cursivering
HW]. Inbeslagname kan dus wel geschie
den als de gegevens niet in geautomati-
archievenblad
seerde systemen zijn opgeslagen. Er wordt
afgezien van inbeslagname van geautoma
tiseerde systemen, omdat dat disproporti
oneel zou [kunnen] zijn. Kamerstukken II
(2003/04), 29 441, nr. 3, 12 e.v.
14 Bijvoorbeeld bij verwerking van per
soonsgegevens door often behoeve van
de inlichtingen- en veiligheidsdiensten,
bedoeld in de Wet op de inlichtingen- en
veiligheidsdiensten 2002; ten behoeve van
de uitvoering van de politietaak, bedoeld
in de artikelen 2 en 6, eerste lid, van de
Politiewet 1993 en ten behoeve van de
uitvoering van de Wet justitiële en straf
vorderlijke gegevens (artikel 2, tweede lid
onder b, c en e van de Wbp)
15 Kamerstukken II (2003/04), 29 441, nr. 3, 6.
20 Zie hiervoor onder meer: F.C.J. Ketelaar,
'Elke handeling telt. Archiefdiensten en de
Wet bescherming persoonsgegevens', in:
Archievenblad 104, nr. 3 (mei 2000), 18-23;
104, nr. 4 (juni 2000), 26-29 of de geactua
liseerde versie van deze artikelen op http://
cf.hum. uva.nl/bai/home/eketelaar/biblio-
grafie.html, geraadpleegd op 30 november
2008.
21 Verwijdering in de Wet bescherming per
soonsgegevens moet worden opgevat als
het verwijderen van persoonsgegevens uit
een bestand; het houdt dus niet noodzake
lijk vernietiging van gegevens in. Artikel 37,
vijfde lid van het Vrijstellingsbesluit Wbp
stelt voorts dat de termijn niet geldt als de
persoonsgegevens langer of korter moeten
worden bewaard "ter voldoening aan een
wettelijke bewaarplicht".
22 Bijvoorbeeld als 'opvraag- of uitleenbrief
jes'.
23 Nationaal Archief, 'Onderzoek doen bij het
nationaal archief. Begrippenlijst' (augustus
2006), op www.nationaalarchief.nl/ima-
ges/3_u678.pdf, geraadpleegd op 30
november 2008.
24 §5-5 van bijlage 6. Privacygedragscode par
ticuliere onderzoeksbureaus behorend bij de
Regeling particuliere beveiligingsorganisaties
en recherchebureaus.
25 Nationaal Archief, 'Onderzoek doen bij het
nationaal archief. Bezoekersinformatie' (Den
Haag, juni 2008), op www.nationaalarchief.
nl/images/3_n677.pdf.
26 Kamerstukken II (2006/07), 31145> nr.
2, 7. De Wet bewaarplicht telecommu
nicatiegegevens is op het moment van
publicatie van dit artikel nog niet van
kracht. De wet wordt opgenomen in de
Telecommunicatiewet en de Wet op de eco
nomische delicten.
27 Kamerstukken I (2007/08), 31145, A, 2;
Ibidem, C, 12 en Kamerstukken I (2008/09),
31145, F. Op p. 23 van 31145, F is een
overzicht gegeven van bewaartermijnen in
andere lidstaten van de EU. Dit overzicht
is voor opsporingsautoriteiten van belang,
omdat 'raadpleging' van een archief via
internet niet noodzakelijk vanuit Nederland
hoeft te geschieden. Gegevens over
bewaartermijnen van telecommunicatiege
gevens van andere dan lidstaten van de
EU, zijn in dit overzicht niet opgenomen.
Woordvoerder Parket-Generaal;
Gerard van Trier,
Directiesecretaris Koninklijke Bibliotheek;
Secretaris BRAIN:
juni 2009 archievenblad
