m
mm
opinie
advies - een klacht in bij het CBP. Grond
van deze klacht was dat verwerking van
het BSN voor inzage van archiefstukken
niet noodzakelijk zou zijn. Het CBP besloot
om op grond van de betreffende klacht
een onderzoek in gang te zetten naar
het gebruik van het BSN bij het Gelders
Archief. Saillant detail: voordat het BSN
als inschrijfnummer werd gebruikt door
het Gelders Archief, was deze klacht nog
nooit geuit. Vóór invoering van het BSN
werden echter exact dezelfde gegevens
over bezoekers verzameld als erna.
Het College legde het Gelders Archief een
aantal vragen voor over het doel en de wet
telijke grondslag voor het gebruik van het
BSN. Na een vrij uitvoerige briefwisseling,
waarin diverse aspecten van de verwerking
alsmede de eventuele wettelijke grondsla
gen hiervoor werden uitgewisseld, kwam
het CBP tot een voor het Gelders Archief
onverwachte conclusie: de verwerking
van het BSN in de bezoekersregistratie zou
onrechtmatig zijn. Hoewel het CBP na haar
onderzoek beaamde dat het Gelders Archief
een gebruiker in de zin van de Wabb is - wat
zou betekenen dat het BSN gebruikt zou
mogen worden - werd de redenering dat
daarmee ook het BSN gebruikt zou mogen
worden voor bezoekers- en aanvraagregi-
stratie tegengesproken. Het gebruik van het
BSN zou alleen toegestaan zijn in het kader
van een publiekrechtelijke taak.7 Het doel
waarvoor het BSN door het Gelders Archief
werd verwerkt, was volgens het CBP ech
ter juridisch gezien geen publiekrechtelijke
taak. Het CBP maakte hierbij op grond van
de kamerstukken rondom de behandeling
van de Wabb een onderscheid tussen wat
zij noemde publiekrechtelijke taken en pri
vaatrechtelijke handelingen. Een taak is, zo
stelde het college, pas publiekrechtelijk als
deze is gebaseerd op een speciaal voor het
openbaar bestuur bij of krachtens de wet
geschapen grondslag.8 Het bijhouden van
een bezoekers- en uitleenregistratie onder
scheidde zich volgens het CBP niet wezen
lijk van activiteiten die ook door particu
lieren worden verricht. Ook een niet-over-
heidsorgaan mag, mits conform de WBP,
een registratie van bezoekers bijhouden.
Hoewel het CBP meende dat bezoekers
registratie geen publiekrechtelijke taak is,
stond deze volgens het Gelders Archief
rechtstreeks in verband met een publiek
rechtelijke taak. Namelijk het in goede,
geordende en toegankelijke staat bren
gen en houden van overheidsarchieven,
conform Archiefwet 1995. Het bijhouden
van een bezoekersregistratie zou in dat
geval geen doel op zich zijn, maar een
middel om een publiekrechtelijke taak op
een verantwoorde manier uit te kunnen
voeren. Uiteraard werd na de uitspraak
allereerst juridisch advies ingewonnen.
Volgens de uitleg die er bij de behande
ling van de Wabb door de minister aan
de Tweede Kamer is gegeven aan het
begrip publiekrechtelijke taak, kon - zo
bleek - inderdaad gesteld worden dat het
CBP zuiver juridisch gezien gelijk had. Er
moest een wettelijk voorschrift voor het
gebruik bestaan. De Archiefwet an sich
bood in deze onvoldoende grond om
gebruik toe te staan. Ook een beroep op
het Vrijstellingsbesluit WBP was juridisch
niet houdbaar. Hoewel besluit een uitzon
deringsgrond bood voor het houden van
een bezoekersregistratie, was ook dit geen
grond om het BSN te mogen gebruiken.
Het besluit bevatte een limitatieve opsom
ming van de persoonsgegevens waaruit
een bezoekersregistratie mocht bestaan.
Merkwaardig genoeg konden volgens dit
besluit overigens wel "gegevens omtrent
het identiteitsbewijs" worden vastgelegd.
Dit kon de schijn wekken dat dit ook het
BSN zou mogen inhouden, ware het niet
dat het administratieve nummer dat aan
een bezoeker werd toegekend alleen per
soonsgegevens mocht bevatten die con
form het vrijstellingsbesluit mochten wor
den verwerkt. Het BSN maakte van deze
opsomming geen onderdeel uit.9
Een registratie van bepaalde persoons
gegevens - inclusief bijvoorbeeld paspoort
nummer - zou wel toegestaan zijn, mits
de doelen daarvan duidelijk omschreven
zijn en aan de bezoeker kenbaar worden
gemaakt. Voor het Gelders Archief bete
kende dit een verplichte terugkeer naar
de toekenning van een eigen administra
tief nummer. Voor de bezoeker verandert
er nagenoeg niets, behalve dan dat er weer
een apart nummer in gebruik komt.
Wil een overheidsorgaan het BSN
gebruiken, dan moet hier een aparte wet
telijke grondslag voor zijn in de vorm van
een wet of een Algemene Maatregel van
Bestuur (AMVB). Zo is voor het gebruik van
het BSN in de zorg (herinner u de informa
tie die u hebt ontvangen over de komst
van het Elektronisch Patiëntendossier) en
door zorgverzekeraars (check de achterkant
van uw verzekeringspasje!) inmiddels een
dergelijke wettelijke grond geschapen. Het
door het CBP uitgesproken verbod heeft
gevolgen voor alle archiefinstellingen die
het BSN (willen) gebruiken. Niet alleen het
Gelders Archief, maar alle diensten die het
BSN gebruiken, dienen door deze uitspraak
met het gebruik te stoppen. Zonder juridi
sche basis is een landelijk voor elke klant
gelijke registratie onmogelijk. De uitspraak
van het CBP biedt naast een verbod ook een
Wil een overheidsorgaan het
BSN gebruiken, dan moet hier een
aparte wettelijke grondslag voor zijn in
de vorm van een wet of een algemene
maatregel van bestuur (AMVB).
opening om het gebruik van het BSN alsnog
juridisch te regelen. Gebruik is toegestaan,
mits een noodzakelijke wettelijke grond
slag daarvoor alsnog geschapen wordt. De
kans dat deze er daadwerkelijk komt, zal in
sterke mate ook afhangen van de vraag of
het archiefwezen het belang van een een
vormige registratie voor alle klanten onder
kent en actie onderneemt. Bij monde van
BRAIN/KVAN en/of door bemiddeling door
de algemene rijksarchivaris zou een verzoek
tot het bij AMVB regelen van het gebruik
bij de minister kunnen worden neergelegd.
Ik hoop dat ik u in dit artikel heb kunnen
overtuigen van het nut dat het gebruik van
het BSN voor archiefinstellingen en hun
klanten kan hebben. Ik doe hierbij dan ook
een oproep om in deze als archiefwezen
actie te ondernemen.
22
opinie
Reacties:
"Het zou een goede zaak zijn als
in heel Nederland bezoekers inzage in
archiefstukken zouden krijgen via hun
burgerservicenummer. Dit betekent
eenduidigheid en daar Is de klant mee
gediend. Als er al nadelen zijn, dan gel
den die voor elk gebruik door overheden
van dit nummer en zouden die ook in die
breedte moeten worden opgelost. Primair
vindt de KVAN dat het een zaak is voor
BRAIN om zich in te zetten om tot een
juridische regeling te komen."
"Wij houden aan de poort geen
bezoekersregistratie bij, dat zou uitermate
drempelverhogend zijn. Archiefdiensten
schermen vaak met bezoekersaantallen,
maar die zijn niet altijd even zuiver. Het
bereik van archieven via radio, krant en
televisie is immers soms ook vele malen
groter; hoe wil je dat meten? Ik wil die
gene die het toch al aandurft je dienst te
bezoeken niet verder belasten. Wij han
teren de bibliotheekgedachte: een lage
drempel om binnen te komen, maar regi
stratie bij lenen. Pas bij het aanvragen
van originele stukken moet de bezoeker
immers een aanvraagformulier invullen
en dat bewaren we nog een tijdje voor het
geval dat... In feite is dat onze gemankeer
de poging om nog iets aan bezoekersregi
stratie te doen. Wij maken daarbij geen
gebruik van het BSN. Ik moet de archief
dienst nog tegenkomen die ook feitelijk
iets doet met de bezoekersaantallen. Op
zich is een scan op je publieksbereik nut
tig, maar dan moet je ook alles meten én
goed analyseren én permanent volgen.
Dus als het alleen gaat om de klant aan
huis: 80% van hen ken je van haver tot
gort. We willen gewoon klantvriendelijk
zijn."
"De bezoekersregistratie geschiedt
in Leeuwarden in ABS/Archeion en dan
alleen voor degenen die originelen wil
len raadplegen. Daarbij wordt het BSN
niet gebruikt. Het gebruik van het BSN
is volgens mij ook niet bedoeld om toe
gang te krijgen tot de faciliteiten van een
archiefdienst. Volgens mij speelt dit num
mer primair een rol in de digitale com
municatie tussen overheid en burger,
met name voor authenticatie en identi
ficatie. Het moet een waarborg zijn dat je
bij digitale communicatie met de juiste
identiteit te maken hebt. Bij veel archief
diensten gebeurt dat nu in feite door
het afgeven van een kopie van het pas
poort of rijbewijs bij een eerste bezoek.
Het zou al voldoende moeten zijn om
je met ID-papieren te identificeren. Het
registreren van gegevens in het bezoe
kersregistratiesysteem is dan voldoende.
De dienst is wel gehouden om dat stukje
persoonsgegevens vast te houden zo lang
het waarde heeft. Dat is dan een volgende
vraag: hoe lang bewaar je die gegevens?
Het zijn persoonsgegevens die eigen
lijk zo snel mogelijk vernietigd moeten
worden, maar aan de andere kant merk
je soms na langere tijd dat een archief
stuk verdwenen is, dus vernietigingsbe-
lang versus bewaarbelang. Bovendien,
je hebt ook te maken met buitenlandse
gasten en die hebben een dergelijk num
mer niet, of dat is in Nederland in ieder
geval niet geregistreerd. Behandel je die
dan anders of mogen ze er überhaupt niet
meer in? Mijn mening: welk probleem wil
je oplossen en is dat probleem dan opge
lost met het vastleggen van het BSN? Je
moet dit nummer niet zomaar klakkeloos
gebruiken omdat het 'handig' zou zijn. De
consequenties kunnen onverwacht zijn,
zeker met de Wet bevoegdheden vorderen
gegevens in het achterhoofd."
"De bezoekersregistratie wordt
gevoerd via ABS/Archeion. Bij elke nieuwe
bezoeker die de studiezaal wil bezoeken,
wordt uit het paspoort of rijbewijs het
nummer genoteerd en in ABS/Archeion
geregistreerd. Bezoekers vullen bovendien
een registratieformulier in, en dat wordt
bewaard. De discussie over het BSN gaat
in eerste instantie met name de digitale
dienstverlening erg raken en op termijn
ook de 'gewone' dienstverlening. Wij zijn
hier in Rotterdam hard bezig met het
bouwen van een e-depot. In de digitale
dienstverlening willen wij de bezoekers
iets extra's bieden en daarvoor moeten ze
zich registreren. Vanuit de overheid mag
je geen ander nummer meer toekennen
dan het BSN. Bovendien ben je met het
BSN altijd up-to-date want de gegevens
van jouw bezoekers komen via het BSN
uit de GBA. De bezoekers uit Nederland
moeten daarmee gekoppeld zijn aan het
landelijk systeem. Voor de buitenlan
ders moet dus nog een oplossing gezocht
worden. Je kunt er ook een efficiencyslag
mee maken. Bezoekers registreren zich
één keer en alle gegevens zijn dan bij vol
gende bestellingen direct beschikbaar. Dit
bespaart je als dienst een hele hoop admi
nistratieve rompslomp. Ook bij de niet-
digitale dienstverlening zal dit op termijn
worden meegenomen, wij mogen als
overheid immers geen andere nummers
meer toekennen."
23
Actie
Joost Salverda is hoofd Publieksadvies bij
het Gelders Archief.
Meer informatie:
www.burgerservicenummer.nl
www.bprbzk.ni
w ww. ove rh e i dn l/wette n
www.cbpweb.nl (o.a. Handreiking
vrijstellingsbesluit, Handreiking voor
verwerkers van persoonsgegevens,
Handreiking beveiliging persoonsgege
vens en Infoblad bewaartermijnen per
soonsgegevens)
archievenblad
juni 2009
DPiniEioPiniE
Noten
1 Handleiding Burgerservicenummer, 5.
2 Getuige ook de rechtszaken die hierover
zijn gevoerd door verschillende Nederlandse
archiefinstellingen, zoals het Nationaal
Archief en het Gemeentearchief Amsterdam.
3 Handleiding Burgerservicenummer, 12;
gedownload van: http://www.burgerservice-
nummer.nl/documents/upload/handleiding_
bsn.pdf, geraadpleegd op 22 februari 2009.
4 Ibidem, 5.
5 Ibidem.
6 http://www.burgerservicenummer.
nl/Veelgestelde_vragen/Vragen_en_
antwoordenffvion, geraadpleegd op 22
februari 2009.
7 Als grond hiervoor werd verwezen naar arti
kel 10 Wabb en artikel 8 lid e van de WBP.
8 Voor de achtergrond van deze redenering
wordt verwezen naar Kamerstukken II,
2005-2006, 30 312, nr. 3, 35; idem, nr. 194,
Tweede Kamer, 6365-6375, TK 104.
9 Vrijstellingsbesluit WBP, artikel 37 lid 3.
Fred van Kan,
Voorzitter Koninklijke Vereniging van
Archivarissen in Nederland (KVAN):
Marcel Duijghuisen,
Directeur Regionaal Historisch Centrum
Eindhoven:
Rienk Jonker,
Gemeentearchivaris en beleidsmedewerker
informatiebeheer gemeente Leeuwarden,
sector Informatiebeheer, waar het Historisch
Centrum Leeuwarden onderdeel van is:
Martin de Bruijn,
Hoofd Baliediensten Gemeentearchief
Rotterdam
juni 2009
archievenblad
