van 30 jaar ambitie en lef...
dus begrijp dat we veel van je verwachten
Archiefinspecteur
.G. Beckers, N. Dahler, D.H.W.H. Hermans en
W.T. Lammerts (red.), Selectiecriteria voor bewaartermijnen
CBSaEÖ"
CBBBEiö"
Q5B3H9"
Je houdt toezicht op de naleving van wettelijke regels met
betrekking tot het beheer van de niet naar een archiefbewaar
plaats overgebrachte archiefbescheiden. Digitaliteit speelt
binnen de gemeentelijke organisatie een belangrijke rol.
Het gaat om een vaste aanstelling voor 32 uur per week.
Je salaris bedraagt maximaal 4.678,- bruto per maand bij
een 36-urige werkweek (schaal 1 IA).
Kijk op www.almere.nl/vacatures voor meer informatie.
Via een digitaal formulier kun je solliciteren. Of stuur
een brief naar de gemeente Almere, team Arbeidsmarkt
communicatie, Postbus 200, 1300 AE Almere. Vermeld
s.v.p. het vacaturenummer 09.071-Ar. De sluitingsdatum
van deze vacature is 22 juni 2009. Het kan in Almere.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op
prijs gesteld.
Gemeente Almere
Vervolg van pagina 37
Het NVBA, het Netwerk voor
Bedrijfsmatig Archiveren, is voort
gekomen uit de in 1947 opgerichte
Nederlandse Documentalisten Kring en
is sinds 1953 actief op het gebied van
bedrijfsarchivering. Verleden jaar heeft
het netwerk Selectiecriteria voor bewaar
termijnen uitgebracht, als een hulpmid
del voor archiefbeheer binnen bedrijven.
De nieuwe gids is de vernieuwde vierde
druk van Bewaartermijnen in een bedrijfs
archief en hoopt aansluiting te vinden bij
de nieuwe wet- en regelgeving rondom
bedrijfsarchivering, geeft aandacht aan de
veranderende waardering voor bedrijfsin
formatie en gaat in op aspecten van digi
tale archivering. De publicatie is primair
gericht op de leden van het netwerk, maar
is ook bedoeld voor hen die "aan de zijlijn
te maken hebben met archivering".
De nieuwe titel is enigszins verwarrend.
Dit wordt ook door de auteurs bevestigd
door de titel zelf nader te verklaren in
de inleiding: "Met de titel wordt bedoeld
dat dit boekje een leidraad wil zijn voor
de overwegingen en afwegingen die
elke organisatie moet maken om tot een
goed bewaartermijnenbeleid te komen."
Bewaartermijnen in een bedrijfsarchief
zou ook voor deze nieuwe druk eerr ade
quate benaming zijn geweest. Het boek
geeft namelijk een uitgebreid overzicht
van de overwegingen die er spelen binnen
het selectieproces van de bedrijfsarchive
ring: Waarom zouden bedrijven archief
documenten bewaren? Welke informatie
en documenten moeten worden bewaard
en hoe lang? Waarom moet er ook infor
matie worden verwijderd en vernietigd?
En waar kan ik met mijn te vernietigen
of te bewaren archief naartoe? Die vra
gen geven mijns inziens geen aanleiding
tot een naamswijziging die meer vragen
oproept dan beantwoordt.
De inhoud is echter wel helder en doeltref
fend. De hoofdstukken 'Wetgeving,
normen en standaarden', 'Specifieke
documentgroepen' en 'Praktijkcases'
geven duidelijke handvatten voor
het waarderen, bewaren en verwij
deren van een (bedrijfs)archief. Zo wordt
in het eerstgenoemde hoofdstuk een uit
gebreid overzicht gegeven van de aanwezi
ge wet- en regelgeving die uitspraken doet
over het behoud van informatie. In het
hoofdstuk over specifieke documentgroe
pen wordt uiteengezet hoe bij bepaalde
typen documenten moet worden omge
gaan met bewaartermijnen. Hier wordt de
waarde die documenten kunnen hebben
- bewijs, informatie of historische waarde
- gekoppeld aan typen documenten. Het
laatste hoofdstuk behandelt enkele prak
tijkvoorbeelden.
In de hoofdstukken voorafgaand aan deze
praktische informatie wordt vooral inge
gaan op de redenen om archief voor lan
gere of kortere tijd te bewaren. De waarde
van informatie wordt volgens de NVBA
bepaald door de mogelijke bewijswaarde,
informatiewaarde en historische waarde
die informatie kan hebben. Voor de archi
varis evident, maar voor de manager vaak
onbekend. Er wordt daarom ook terecht
ingegaan op de kostenaspecten van een
slecht selectie- en vernietigingsbeleid. Iets
waar de manager over het algemeen wel
oren naar heeft.
Wat echter ontbreekt in deze vierde druk
is een verwijzing naar het in 2007 versche
nen rapport Gewaardeerd Verleden van de
Commissie Waardering en Selectie. In het
rapport worden de contouren geschetst
van een nieuwe selectiemethodiek voor
overheids- én particulier archief. Iets wat
mogelijk in de toekomst van invloed
zal zijn op de binnen bedrijven te han
teren bewaartermijnen. Deze Comissie
heeft er ook toe geleid dat in de praktijk
case 'Vernietigen om te bewaren bij een
Universiteitsarchief nog zeer uitvoerig
ingegaan wordt op de PIVOT selectie
methodiek, zonder dat er gewezen wordt
op de mogelijke ontwikkelingen op dit
y f
gebied. Hoewel
het rapport nog
niet tot wetswij
zigingen heeft
geleid, is het al
wel duidelijk dat enige regelgeving ver
wacht mag worden, die van invloed is op
de bewaartermijnen van bedrijven.
Een van de redenen voor een vierde
editie is de opkomst van het digitale
(archief)document. De behandeling van
die materie is naar mijn mening een zwak
onderdeel van Selectiecriteria voor bewaar
termijnen. Misschien verwacht men op
dit punt te veel van de digitalisering. In
het eerder genoemde rapport Gewaardeerd
Verleden wordt al gezegd dat waardering
en selectie in een digitale omgeving niet
fundamenteel verschillen van waardering
en selectie in een papieren omgeving.
Het moment van waarderen verandert
wel degelijk, maar verder liggen de ver
anderingen bij digitalisering toch voorna
melijk op het beheersmatige vlak. Over
dit moment van waarderen wordt maar
even gesproken, maar daar zou naar mijn
mening de grootste nadruk moet liggen
wanneer men spreekt over digitale selec
tie. De hoofdstukken die op digitalisering
ingaan, richten zich dan ook vooral op
de aspecten rondom het beheer van digi
tale objecten. Informatief, maar, zoals de
auteurs zelf aangeven, beperkt vanwege
de complexiteit van de materie.
Desalniettemin is Selectiecriteria voor
bewaartermijnen een nuttige uitgave voor
de bedrijfsarchivaris. Het geeft een helder
overzicht van de selectieoverwegingen die
men ook binnen het particuliere bedrijf
moet maken ten aanzien van archieven.
De relatie tussen bewaartermijnen en de
digitalisering die in het boek gemaakt
wordt, is echter geforceerd en richt zich
op de verkeerde aspecten. Misschien een
suggestie voor de volgende druk?
39
r
Het resultaat
Almere is binnen 30 jaar met meer dan 186.000 inwoners uitgegroeid tot een kleurrijke en fascinerende stad. Een
aantrekkelijke stad voor iedereen die op het gebied van wonen of ondernemen zijn grenzen wil verleggen, een stad
waar je vanwege de grote diversiteit en de uitstekende bereikbaarheid je wensen kunt realiseren! Om steeds onze
ambities waarte maken, staan de kernwaarden lef, snelheid flexibiliteit, omgevingsgerichtheid, resultaatgerichtheid
en samenwerken centraal. Momenteel zoeken wij voor het Stadsarchief een gedreven en pro-actieve
Interesse?
NVBA (z.p., 2008) ISBN 978-90-804479-2-
9, 176 blz., 30,00 (leden); 45,00 (niet-
leden).
RccordB Management
voor bewaartermijnen
Ruud Yap
mei 2009
archievenblad
