HET BEWAREN VAN EEN STEEKPROEVAN CLIËNTENDOSSIERS
archieven en collecties
archieven en collecties
26
27
Methadon in het achief
Door Richard van den Belt
De afgelopen jaren is een aantal steekproef-
bestanden van cliëntendossiers, gevormd
door Amsterdamse gemeentelijke organi
saties, overgebracht naar het Stadsarchief
Amsterdam. Dit betreft bestanden van
de GG&GD Amsterdam, het Gemeentelijk
Pedologisch Instituut en de Sociale Dienst
Amsterdam.1 Op dit moment wordt de laat
ste hand gelegd aan de overbrenging van
opnieuw een steekproef uit een bestand
cliëntendossiers gevormd door de GG&GD,
namelijk de dossiers die zijn ontstaan bij de
methadonverstrekking over de periode 1979
t/m 2003.2
Methadon is een langwerkend
opiaat dat gebruikt wordt om heroïne te
vervangen. De hulpverlening door mid
del van methadonverstrekking was in
eerste instantie voornamelijk gericht
op heroïnegebruikers. Het doel was de
gezondheidstoestand van de gebruikers
in de gaten te houden en de schadelijke
gevolgen van de verslaving te beperken.
Tevens was het programma erop gericht
om de overlast voor de rest van de stad
te beperken; gratis methadonverstrekking
zou naar verwachting immers leiden tot
minder criminaliteit. De methadonver
strekking vond plaats via huisartsen, apo
theken, wijkposten en methadonbussen.
Het programma had een internationale
voorbeeldfunctie.
Regelgeving
Op het beheren en bewaren van deze
cliëntendossiers is een diversiteit aan wet
en regelgeving van toepassing. De dos
siers vallen uiteraard onder de Archiefwet
1995. Omdat de gegevens in de dossiers
zijn voortgekomen uit het 'verrichten van
handelingen op het gebied van de genees
kunst', gelden de regels die zijn opgeno
men in afdeling 5 van boek 7 van het
Burgerlijk Wetboek (BW), de zogenoemde
'Overeenkomst inzake geneeskundige
behandeling'. En omdat in de dossiers bij
zondere persoonsgegevens van mogelijk
nog levende personen zijn opgenomen,
vallen ze ook onder de Wet Bescherming
Persoonsgegevens (WBP).
Het bewaren van de steekproef
Op basis van de gemeentelijke
'Selectielijst archiefbescheiden gemeente
lijke en intergemeentelijke organen vanaf
1 januari 1996' (categorie 3.8.2) en de
DRUGGEBRUIK.
1.
Gebru iktaheroïne
sinds 19~LE^
Gebruikt geen heroïne
0
Aantal gram per dag: l
Aantal gram per weeks jj-
Wekelijkse uitgave
an drugs: e,\ 0 e»,
keer per
Frequentie gebruik
2.
Wijze van gebruik
Roken, chinezen_
Snuiven
Spuiten
Slikken
Anders nl.
0
0
3.
Gebruikt momenteel:
Wenst gebruik te staken van
Hasj, wiet
0
0
Cocaïne
0
0
Heroïne
0
0
L.S.D.
0
0
Pepmiddelen, speed
0
0
Medicijnen
0
0
Alcohol
0
0
Andere welke...
0
0
Wil afkicken
Wil niet afkicken
0
Heeft nooit eerder
geprobeerd af te
kicken
0
Heeft eerder geprobeerd af te kicken
Zo ja, hoe: J C» J
waars
Langste cleane periodes f
5.
Bezoek aan Zeedijk:
Bezoek aan Doelens
Elke dag
Elke dag
0
Af en toe 0
Af en toe
0
Nooit 0
Nooit
Scene van de klant:
van een steekproef als dit
gebeurt ten behoeve van
statistisch of wetenschap
pelijk onderzoek op het
gebied van de volksge
zondheid.
Tweede pagina van het intakeformulier van een cliënt die
de behandeling begon in 1979.
Overeenkomst geneeskundige behande
ling (artikel 7:454 BW) komen de cliënten
dossiers die zijn ontstaan bij de metha
donverstrekking - vijftien jaar na het
laatste klantcontact - voor vernietiging
in aanmerking. Gezien de voortrekkersrol
die de GG&GD heeft vervuld bij de drugs
hulpverlening in het algemeen en de
methadonverstrekking in het bijzonder, is
besloten om een deel van de cliëntendos
siers te bewaren, ook omdat de beleids
dossiers over de drugsproblematiek uit
het directie-archief van de GG&GD bijna
integraal bewaard zijn.3 De cliëntendos
siers bevatten, naast de NAW-gegevens
van de cliënt, onder andere verslagen van
medische onderzoeken en verslagen van
gesprekken met de cliënt. De Selectielijst
gemeentelijke archiefbescheiden (para
graaf 1.4) en de Overeenkomst genees
kundige behandeling (artikel 7:458 BW)
bieden de mogelijkheid tot het bewaren
Opzet van de steekproef
Voor de steekproef
werd uitgegaan van de
homogeniteit van het
archiefbestand. Binnen het
methadoncliëntenbestand
zijn geen subgroepen die
een afzonderlijke weging
verdienen, hoewel de
cliëntendossiers gevormd
zijn door verschillen
de afdelingen van de
GG&GD. De wijze van
trekking moest gegaran
deerd a-select zijn, zodat
alle dossiers evenveel kans
hadden om getrokken te
worden. Hierbij is geko
zen voor de systematische
methode, wat inhoudt dat
ieder zoveelste dossier uit
de serie getrokken wordt.
Het dossiernummer van
het eerste dossier werd at
random bepaald. Voor de
systematische methode is gekozen, omdat
daarmee een evenwichtige verdeling van
de steekproef over de verschillende jaren
in het bestand gegarandeerd is.
De omvang van het bestand waaruit de
steekproef zou worden getrokken, werd
op basis van de cliëntenadministratie
aanvankelijk geschat op ongeveer 13.000.
Uitgaande van dit aantal is een steekproef-
omvang van 400 bepaald; volgens gege
vens van het Instituut Collectievorming
Nederland voldoende om zinvolle uit
spraken over het gehele bestand te kun
nen doen, met een nauwkeurigheid van
95%.4 Voor het trekken van de dossiers
werd gebruikgemaakt van een aan de regi
stratie toegekend volgnummer. Een steek
proef van 400 dossiers uit 13.000 komt
neer op elk 32ste dossier. Begonnen is
met een willekeurig nummer onder de 32
en vervolgens werd elk 32ste opvolgende
dossier in de steekproef opgenomen. Als
een cliënt onder meer dossiernummers
bekend was, werden ook de andere op
die cliënt betrekking hebbende dossiers
toegevoegd aan de getrokken dossiers.
Uiteindelijk bleken er 18.000 dossiers te
zijn. Om zinvolle uitspraken te kunnen
doen over het gehele bestand is beslo
ten door te gaan met het trekken van elk
32ste dossier. Hiermee bedraagt de uit
eindelijke omvang van de steekproef 576
dossiers (circa 3%).
Privacyaspecten
De Overeenkomst geneeskundige
behandeling (artikel 7:458 BW) bepaalt
dat zonder toestemming van de cliënt ten
behoeve van statistisch of wetenschappe
lijk onderzoek op het gebied van de volks
gezondheid, inzage in een cliëntendossier
gegeven kan worden aan derden, als het
vragen van toestemming in redelijk
heid niet mogelijk is en de persoonlijke
levenssfeer van de cliënt niet onevenredig
wordt geschaad. Inzage is slechts moge
lijk indien het onderzoek een algemeen
belang dient, het onderzoek niet zonder
Her-intakeformulier van een buitenlandse cliënt die de
eerste behandeling begon in 1988. De eventueel naar de
cliënt herleidbare informatie is weggelakt.
(BERlIHTAKE PROSTITUTIE EN PASSANTEN POLIKLINIEK (ALLES INVULLEND
ACTSVERPIS-.IN A'DAH SINDSIN NL
DOOR WIE HAAP. BEI PPP VERHEZEN dZtffti&fKfl.VUm NAAR A'DAH GmmDlM.jfc.OP
INGESCHREVEN (jA^NEK HAAR ALDAAR M00N ACHT i G JA/^COrlP^
VERBLIJFADRES/WAAR SLAAP JE VAHNACBT.iv—tótti.JSBBb.GÓ.r.
WERK JA(iiIe) HAASLEGAAL/ZHAST.
OTTKESIHG JA(SE$> HAARWSLKK
VERZEKERD JA,@ HAAR KR
HUISARTS
KINDEREN
VOOR (ACHTER) NAAH/NAKEH..
IBLP Dl 10RG j(/Sïjf)
JAVNEE) WELKE
(J^NEE HOEVEEL 2.SEKSE. .G?.GEBOORTEDATUM-»ƒ.
I NAAH/NAHEN.. /.- BEKEND BIJ KD0 JA/NEE)
.jamödkzwi-
iPtgJc \n
HEROINE (ooitlj3l(EB HOEVEEL D.D..2 .ft-.S.GR. START GEBRUIK 19.5/.. IN NL ASD BEGONNEN JA
'g GRBRUIK^.5^j3.TIJD..HOEVEEL. ,D.D.2A3.CR.@/I.V./I.H./HOOIT l.V. 1
,(f.iSy
HIE TE HAARSCHUHEH IN GEVAL VM .(ftCCuGT.
CttAIHE
UTTEKENS - iQ WAAR^ARMH^ ANDERS vï-TJTT
0/HKB HOEVEEL D.D.^5.@.HG SINDS 19j23naAR iXl.Cfcl.tffif?.
LAATSTE HETHAD0H GEBRUIK .V.:r.y VEEHIJSBRIBE ARTS JA ^NKp
(J^HEE DAGELIJKS /InCID^^) HOEVE El, D.D. ..J/z.fïPtk. SINDS
LAATSTE GEBRUIK SI(UIVEB
AMFETAMINE JA@ DAGELIJKS IKCIDKNTEEL HOEVEEL D.DSINDS
PILLEN (j|)hEE (dACEUJ^/UjCiDEMTEEl H0EV8ELD.D. J-WW.-.. SINDS /.jfifft/ffi,.lODjlUCd
WELKE ..£§TJj@)HAAH ARTS .«rrrrr
ALCOHOL (^NEE DAGELIJKS DENTEELjjlKVKEI, D.D. 2HAT
LAATSTE CLEANE PERIODE VAN HET /(ZOND^KETIIADON HG.
AFKICK JA/jjÉjWl
HOEVEEL HETH. DENK JE NODIG TE HEBBEN
..(,92.
LENGTE
LAATSTE THORA!
PSYCHIATRISCHZIEKENHUISOPNAMES LAATSTE
MEDISCHE KLACHTEN LAATSTE TIJD:
AHII CONCBTI^NEE HELKE DffQ,7?J
LAATSTE HEHSTRUATIEREGELMATIG JA/
LAATSTE SOA-CONTROLE WANNEER
PROSTITUTIE JA/@ HAAR .."DUA.tl 1
.IqÓÖD. UITSLAG.ölc.
MES LAATSTE 2 -JWR JAM?) MEDEN:..
Cam.tfcp. .u/jMmm. (Mcr&./hiMdtuhlaxj
)gpO jCpmprrt ^IvnciirtiïC oX-r\i-nf?
in D y\
HIV-CETZST
UC GEIHDICKEH^JpNEE
NAAR0H KAAB PPP GEKOMEN
1 WANNEER
'piufrn 0ür'iffi"W'üïl
étl wi 4&U4 naae Dit. s> in. de. I
uoordM
de desbetreffende gegevens kan worden
uitgevoerd en voorzover de betrokken
cliënt tegen een inzage niet uitdrukkelijk
bezwaar heeft gemaakt. Voor wat betreft
de 'verwerking' (zoals inzageverlening)
van bijzondere persoonsgegevens (zoals
over iemands gezondheid) staan overeen
komstige bepalingen in de WBP (artikel
23, lid 2).
Privacybescherming door middel van het
volledig anonimiseren van alle cliënten
dossiers is overigens in het verleden geen
optie gebleken. Dit is geprobeerd met de
dossiers van het Gemeentelijk Pedologisch
Instituut, maar al snel bleek dat het volle
dig anonimiseren van een geheel dossier
erg lastig is; pagina's werden bijvoorbeeld
vergeten of gegevens waren door de zwar
te stift heen toch nog te lezen. Daarnaast
bestaat het risico dat eventueel relevante
gegevens verloren gaan.
Volgens de Archiefwet kunnen openbaar
heidsbeperkingen aan een archief wor
den gesteld, met het oog op eerbiediging
van de persoonlijke levenssfeer (artikel
15, lid 1). Deze openbaarheidsbeperkin
gen mogen geen betrekking hebben op
archiefbescheiden die ouder
zijn dan 75 jaar. Gedeputeerde
Staten kunnen echter toestem
ming geven voor het instel
len van een langere termijn
voor beperking van de open
baarheid. Om er zeker van
te zijn dat geen dossiers van
nog levende personen open
baar worden, is in overleg
met Gedeputeerde Staten van
Noord-Holland gekozen voor
een openbaarheidsbeperking
van 110 jaar na geboorteda
tum. Toestemming voor inzage
in verband met het verrichten
van statistisch of wetenschap
pelijk onderzoek, wordt alleen
verleend nadat de onderzoeker
een verklaring heeft onderte
kend die de privacybescher
ming waarborgt. Het recht van
de cliënt op inzage en kopie
van zijn eigen dossier - zoals
vastgelegd in de Overeenkomst
geneeskundige behandeling
(artikel 7:456 BW) - blijft van
kracht, ook na overbrenging
naar de archiefbewaarplaats.
De cliënt mag volgens de
rncw\
T^ 'töndborn
Overeenkomst geneeskundige behande
ling (artikel 7:455 BW, lid 1) verzoeken
om zijn dossier te laten vernietigen. Het
dossier moet dan binnen drie maanden
worden vernietigd, tenzij het beschei
den betreft waarvan redelijkerwijs aan
genomen mag worden dat bewaring van
aanmerkelijk belang is voor een ander
dan de cliënt (artikel 7:455 BW, lid 2).
Om ex-cliënten de gelegenheid te geven
van dit recht gebruik te maken, heeft de
GGD (voorheen GG&GD) op 28 janu
ari jongstleden via een advertentie in
de Volkskrant, Trouw, Het Parool en
Stadsblad Amsterdam aan eenieder laten
weten dat een deel van de cliëntendos
siers zal worden overgebracht naar het
Stadsarchief Amsterdam. Daarbij werd
gewezen op de mogelijkheid die elke ex-
cliënt heeft om te verzoeken tot vernie
tiging van zijn of haar dossier. Er hebben
zeven ex-cliënten gereageerd; het dossier
van geen enkel van hen zat in de getrok
ken steekproef.
Toegankelijkheid via de inventaris
De dossiers zijn in de inventaris
zodanig gegroepeerd dat de dossiers van
cliënten waarvan de behandeling in
hetzelfde jaar begon in één verzamelbe-
schrijving zijn opgenomen. In de inven
taris zijn alleen het inventarisnummer,
het oude administratienummer en
de datering van het dossier zichtbaar.
De corresponderende namenlijst met
inventarisnummer, naam, geboortedatum
en oud administratienummer is alleen
voor geautoriseerden toegankelijk.
Richard van den Belt is archiefinspecteur
van het Stadsarchief Amsterdam.
Noten
1 Stadsarchief Amsterdam, toegangsnummers
5267 A, 5267 B, 5267 C en 5267 D (GG&GD),
5467 (Gemeentelijk Pedologisch Instituut) en
5256 A (Sociale Dienst).
2 SAA, toegangsnummer 30227.
3 SAA, toegangsnummers 30140 (periode 1960-
1987) en 30186 (periode 1988-1997).
4 Instituut Collectie Nederland, ICN-Informatie
nr. 4 'De steekproef als hulpmiddel bij col
lectiebeheer', 2000.
archievenblad
mei 2009
mei 2009
archievenblad
