De taken van de archivamj rampen
Een niet gelande circulaire
dienstverlening
dienstverlening
De parlementaire Enquêtecommissie
Vliegramp Bijlmermeer heeft in haar
eindrapportage in 1999 een belangrijke
aanbeveling opgenomen met betrekking
tot verslaglegging en archivering. De
commissie vindt dat wettelijk moet wor
den geregeld dat gegevens die betrekking
hebben op handelingen en beslissingen
van organisatie en personen tijdens en
na rampsituaties, bewaard blijven voor
een periode van ten minste tien jaar.
Aanleiding van deze aanbeveling is de
constatering van de onderzoekscommissie
dat veel gegevens in de loop van de jaren
waren verdwenen en niet meer beschik
baar waren voor onderzoek en evaluatie.
Daarbij gaat het zowel om gegevens die
schriftelijk zijn vastgelegd, als om gege
vens op beeld- en geluidsdragers, zowel
analoog als digitaal.
In een reactie hierop heeft het kabinet
nader onderzoek toegezegd. De bevindin
gen van een nadere oriëntatie en de daar
uit getrokken conclusies zijn vastgelegd in
een circulaire van de staatssecretaris BiZa2
(hierna circulaire BZK genoemd). Deze
circulaire is destijds toegezonden aan de
colleges van burgemeester en wethouders,
besturen van de regionale brandweer, de
korpsbeheerders politie, besturen samen
werkingsverband GHOR3 en commissaris
sen der Koningin. Afschriften zijn verzon
den aan de uitvoerende organisaties.
Deze circulaire gaat in op het nut en
de noodzaak van een goede documentatie
en archivering van relevante bescheiden
in geval van rampen en zware ongeval
len. De wetgeving met betrekking tot
rampenbestrijding - maar ook de archief
wetgeving - eist dat zeer zorgvuldig moet
worden omgegaan met archiefbescheiden
als die rampen betreffen. Alleen dan kan
een goede reconstructie van de oorzaken,
toedracht en bestrijding worden gemaakt.
De Wet Rampen en Zware Ongevallen
(WRZO) verplicht burgemeester en wet
houders zelfs tot een volledige analyse
van de ramp. Een analyse die in feite
niet kan worden gemaakt als de relevante
archiefbescheiden niet beschikbaar zijn.
De staatssecretaris van Binnenlandse
Zaken beveelt dan ook aan om regels
over de archivering op te nemen in het
gemeentelijk rampenplan. Hierin wordt
een inspecterende rol toebedeeld aan de
gemeentearchivaris om archiefbescheiden
die informatie bevatten over de oorzaken,
Regionale Incidentbestrijdings Procedure
(afgekort GRIP). Deze stadia zijn:
- GRIP 0: Motorkapoverleg (overleg ter
plaatse tussen de lokale bevelvoerders
van de verschillende hulpdiensten)
- GRIP 1: Coördinatieteam Plaats Incident
(COPI)
- GRIP 2: Ernstig, maar nog geen ramp
- GRIP 3: Gemeentelijke ramp
- GRIP 4: Intergemeentelijke ramp.
In situaties waarin GRIP 3 en/of 4 bereikt
wordt, is er een rol voor de gemeente
archivaris weggelegd. De rampenorgani
satie bij GRIP 3 en 4 is geschetst in onder
staand schema.
toedracht en bestrijding van de ramp te
lokaliseren en de bewaring daarvan zeker
te stellen.
Voor zover nu geconstateerd kan wor
den is deze circulaire bij alle organisaties
ontvangen, maar zeker niet 'geland'. De
besturen hebben de aanbeveling veelal
voor kennisgeving aangenomen en heb
ben er niets mee gedaan. De archivarissen
die in de uitvoering van de circulaire een
belangrijke rol zouden moeten spelen,
zijn hiervan tot nu toe nooit formeel in
kennis gesteld en hebben hun rol niet op
kunnen pakken.
De rampenorganisatie in Nederland
kent een aantal stadia waarbinnen gecoör
dineerde acties moeten worden ingezet.
Dit zijn de stadia in de Gecoördineerde
In Nijmegen is men sedert 2004 actief
bezig om de gemeentelijke archiefdienst
in te bedden in de gemeentelijke rampen
organisatie. In de huidige situatie is afge
sproken dat de archivaris vanaf de GRIP
3-situatie wordt opgeroepen. Dit is in de
afgelopen jaren in Nijmegen niet voor
gekomen. Recente crisissituaties, zoals
zware sneeuwval op 25 november 2005,
de Vierdaagse 2006 en de brand bij De
Klok Logistics in 2007, zijn allemaal tot
maximaal GRIP 2 ingeschaald.
Zodra de inbedding in de gemeentelijke
rampenorganisatie geëvalueerd is en het
predicaat 'succesvolle inbedding' heeft
gekregen, zal de vervolgstap gezet wor
den: implementatie van de inbedding in
de veiligheidregio.
Wat moet er nu gebeuren om de
informatievoorziening tijdens de rampen
organisatie zo soepel en volledig mogelijk
te laten verlopen? In het crisismanage
ment gaat men uit van twee te onder
scheiden fasen, namelijk de preparatie
(voorbereiding) en response (tijdens de
ramp). De informatiedeskundigen heb
ben een belangrijke taak in de voorberei
dingsfase. Zij ontwikkelen een systeem
voor het delen van informatie tijdens de
ramp, zodat tijdens de crisis alle relevante
bestanden kunnen worden gekoppeld.
Verder standaardiseren zij de operatio
nele documenten, maken een selectie
met betrekking tot relevante informatie
en ontwikkelen vraaggerichte proceskaar-
ten. Tijdens de ramp in de responsefase
staat de informatievoorziening vooral in
het teken van het (decentraal) informatie
verzamelen, en deze centraal verwerken
en opslaan.
Sedert 2001 onderkent men dus
landelijk dat de informatievoorziening
ten behoeve van de rampenbestrijding
onvoldoende op orde is. De minister van
Binnenlandse Zaken heeft daarom in
2004 een Adviescommissie Coördinatie
ICT Rampenbestrijding (ACIR) ingesteld.
Deze onafhankelijke adviescommissie
kreeg de opdracht om een plan van aan
pak op te stellen voor het verbeteren van
de informatievoorziening ten behoeve
van de rampenbestrijding. Een jaar later
verschenen de aanbevelingen van het
ACIR in het rapport De vrijblijvendheid
voorbij. Deze aanbevelingen zijn omarmd
door de landelijke politiek en dienen nu
als spoorboekje voor beleid op het ter
rein van de informatievoorziening bij
rampenbestrijding voor bestuurders en
rampenbestrijdingsorganisaties op lokaal,
regionaal en landelijk niveau.
Regionaal blijkt dit inmiddels effect te
hebben. Deze ingrediënten, de complexi
teit en dynamiek van het terrein van
de informatievoorziening bij de ram
penbestrijding en de aanbevelingen uit
het ACIR-rapport, vormen namelijk de
inhoud van het deelproject multidiscipli
naire informatievoorziening in het kader
van Veiligheid op Niveau in de veilig
heidsregio Gelderland-Zuid.
Een van de aanbevelingen van de pro
jectgroep Multidisciplinair Informatie
Management4 aan de bestuurders van de
regio (de burgemeesters van alle gemeen
ten in de regio) heeft direct betrekking
op de informatievoorziening. Zij advi
seren om de aanbevelingen uit de circu
laire BZK over de archivering van archief
bescheiden bij rampen daadwerkelijk uit
te gaan voeren. De projectgroep heeft
dit uitgewerkt door de gemeenten in de
regio te verzoeken hun rampenplannen
dienovereenkomstig aan te passen. De
voornaamste wijziging is de gemeente
archivaris van de centrumgemeente van
de veiligheidregio tijdens de rampenbe
strijding te belasten met het toezicht op
de naleving van de regels met betrek
king tot de vastlegging. Daarnaast dient
de gemeentearchivaris het lokaliseren en
het veiligstellen van archiefbescheiden
die informatie bevatten over de oorzaken,
toedracht en bestrijding van de ramp te
coördineren.
Nederland is onderverdeeld in veilig
heidsregio's. Een veiligheidsregio is een
gebied waarin wordt samengewerkt door
de verschillende diensten met taken op
het terrein van brandweerzorg, rampen
bestrijding, crisisbeheersing, geneeskundi
ge hulpverlening bij ongevallen en hand
having van de openbare orde en veilig
heid. Daarvoor wordt een indeling aange
houden die overeenkomt met
de politieregio's. Nederland telt
daardoor 25 veiligheidsregio's.
De samenwerking is gestoeld
op de Wet Gemeenschappelijke
Regelingen. De centrum
gemeenten van deze regio's
zijn dan ook de gemeenten
van vestiging van het openbaar
lichaam van die gemeenschap
pelijke regelingen. De gemeentearchivaris
van deze gemeenten heeft dus een regie-
taak te vervullen.
Het uitvoeren van deze aanbevelin
gen heeft vanzelfsprekend zijn weerslag
op de archiefdienst. Niet alleen bij die
van de centrumgemeente, maar ook bij
die van de gemeente(n) waar de ramp
plaatsvindt.
In de eerste plaats heeft dit gevolgen
voor de interne organisatie. De dienst
zal van tevoren keuzes maken en bepa
len wie welke verantwoordelijkheid en
taak heeft. Zij zal een kernteam bij ram
pen samenstellen en deze organisatorisch
inbedden. Bijvoorbeeld door het instellen
van een piketregeling - rampen gebeuren
niet alleen tijdens kantooruren - en de
mogelijkheid om het kernteam, afhanke
lijk van de soort en omvang van de ramp,
aan te kunnen vullen met hulpkrachten
(archivarissen en DIV'ers). Daarnaast
moeten in elk geval de medewerkers van
het kernteam worden opgeleid door het
volgen van de basismodule OCR.5 In de
preparatiefase moet ook het onderdeel
verslaglegging, dat in elk rampenplan
voorkomt, kritisch worden bekeken en in
overeenstemming met de circulaire BZK
worden gebracht.
Tevens zal de archiefdienst zich bui
gen over het vraagstuk wie aan zet zijn
Lees verder op pagina 13
10
11
Door Jan Beens en Corrie-Christine van der Woude
Een circulaire van de staatssecretaris van
Binnenlandse Zaken geeft de archivaris
een bijzondere rol: het lokaliseren van die
archiefbescheiden die informatie bevatten
over de oorzaken, toedracht en bestrijding
van rampen en de bewaring daarvan zeker te
stellen. Behalve in Nijmegen is deze opdracht
nog nergens in Nederland opgepakt.
Dit artikel bespreekt de aanleiding, invoe
ring en effecten op de archiefdienst en op de
taken van de archivaris, en roept alle collega
archivarissen op de uitdaging aan te gaan.1
Nooit in kennis gesteld
Beleidsteam
-burgemeester (s)
-beleidsadviseurs
-operationeel leider
Regionale actiecentra
Gemeentelijke
actiecentra
Gemeentelijk rampen
managementteam
(GRMT)
Reg. Operationeel Team
-plv. operationeel leider
-sectiehoofden
-ondersteunende secties
Commando Rampterrein
CoRT
Wat is GRIP?
Vereenvoudigd schema rampenorganisatie GRIP3-4.
Operationele informatievoorziening
Niet langer vrijblijvend
De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (Regionale
Brandweer Gelderland-Zuid).
Beunmgan 1
Ubüergen
or Wool
Nl-C,,' O':
Zaltbommo!
Maasclrtel
De centrumgemeenten
25 Veiligheidsregio's
De 25 Nederlandse veiligheidsregio's. Overzicht samenge
steld door J.W. van Aalst.
Effecten bij de archiefdienst
archievenblad
april 2009
april 2009
archievenblad
