Het archiveren waard:
PDF/A-1 verplicht voor overheids^anisaties
mmjm
mMêïssm
archieven en collecties
Adobe introduceerde de eerste versie
van PDF (Portable Document Format) in
1993. PDF werd wereldwijd al snel gezien
als een van de mogelijke opslagformaten
voor archivering. Aangezien PDF sterk in
ontwikkeling bleef, wat natuurlijk voor
een duurzaam archiveringsformaat niet
prettig is, werd in 2002 gestart met de
ontwikkeling van een specifieke archive-
ringsstandaard: PDF/A. Nadat Adobe de
norm vrij gaf, kon PDF/A-1 in 2005 een
vrij beschikbare ISO-standaard1 worden.
PDF/A-1 bestaat eigenlijk uit twee
standaarden: PDF/A-la en lb, beide
bedoeld voor het duurzaam toeganke
lijk houden van documenten. PDF/A-
lb beperkt zich tot het maken van een
afbeelding (image) van het document.
Duurzaamheid is dus primair een cor
recte visuele weergave van een document,
waardoor authenticiteit en betrouwbaar
heid van het document zijn gewaarborgd.
Maar omdat het 'slechts' een afbeelding
is, zijn deze documenten niet met zoek
machines als Google doorzoekbaar. Het
complexere PDF/A-la richt zich niet
alleen op de correcte visuele weergave,
maar zorgt ervoor dat ook structuur en
semantiek worden opgeslagen. Het gevolg
is dat deze documenten niet alleen een
zelfde uiterlijk hebben als het origineel,
maar dat ze ook doorzoekbaar zijn met
zoekmachines.
De ontwikkeling van een gesloten
naar een open standaard was voor het
Forum Standaardisatie een aanleiding
om te onderzoeken of PDF/A-1 toege
voegd zou moeten worden aan de 'Lijst
met open standaarden', die verplicht
zijn voor de overheid. Het College en
het Forum Standaardisatie2 zijn in 2006
door het Kabinet
ingesteld, naar aan
leiding van een ini
tiatief van staatsse
cretaris Heemskerk
van Economische
Zaken. Het College
doet aanbevelingen
aan ministers op
basis van onderzoek
en advies van het
Forum. De adviesor
ganen houden zich
bezig met het bevor
deren van de digi
tale samenwerking
(interoperabiliteit) tussen bedrijven, bur
gers en overheden. De nadruk ligt daar
bij op standaardisatie. De genoemde lijst
met open standaarden3 bevat inmiddels
acht standaarden, waaronder ODF (Open
Document Format), de Webrichtlijnen en
StUF (Standaard Uitwisseling Formaat).
In opdracht van het Forum heeft een
expertgroep in de zomer van 2008 PDF/
A-l beoordeeld. Er is gekeken naar ver
schillende aspecten, zoals de openheid
en bruikbaarheid van de standaard, de
mate waarin de standaard leveranciers-
onafhankelijkheid zal bevorderen en de
impact die de standaard heeft op over
heidsorganisaties. Ook is gekeken naar
het toepassings- en werkingsgebied van
de standaard. De expertgroep concludeer
de dat PDF/A-1 voldoet aan de criteria die
het Forum heeft gesteld voor de opname
van standaarden op de lijst. PDF/A-1 is
bedoeld voor het opslaan van eindversies
van documenten die de overheid creëert
of ontvangt bij de uitvoering van over
heidstaken. Het positieve advies heeft
ertoe geleid dat PDF/A-1 in november is
toegevoegd aan de bewuste lijst.
De opname op de Lijst met open stan
daarden verplicht overheidsorganisaties
ertoe hun archieven op te slaan in PDF/
A-l formaat. Daarbij is het 'comply or
explain'-regime van toepassing. Beknopt
geformuleerd houdt deze regel in dat
een overheidsorganisatie verplicht is te
kiezen voor een ICT-dienst of product
dat gebruikmaakt van open standaar
den (comply). Als er goede gronden zijn
om dat toch niet te doen, dient te wor
den vastgelegd welke die goede gronden
zijn (explain). Een grond kan bijvoorbeeld
zijn dat voor bepaalde toepassingen (nog)
geen open standaarden beschikbaar zijn
of de wel beschikbare open standaarden
niet of onvoldoende worden ondersteund
door ICT-aanbieders. Voor documenten
kunnen er bijvoorbeeld redenen zijn om
XML toe te passen in plaats van PDF/A-1,
dat kan dan via de 'explain'- regel.
Het positieve advies betekent overigens
niet dat overheidsorganisaties alle docu
menten die zij creëren of ontvangen op
moeten slaan in PDF/A-la. Het Forum
heeft onderscheid gemaakt in de toepas
sing van la en lb, aangezien het niet in
alle gevallen mogelijk is om de documen
ten op te slaan in het meer complexere
PDF/A-la. Legacy documenten of docu
menten met afwijkende fonts zijn moge
lijk niet als PDF/A-la op te slaan. Verder
mag de overheid natuurlijk niet van bur
gers verwachten dat zij hun documenten
zodanig aanleveren dat ze altijd als PDF/
A-la op te slaan zijn. In deze gevallen
geldt de verplichting PDF/A-lb te gebrui
ken, met acceptatie van de lagere functi
onaliteit.
De verplichting om documenten
op te slaan in PDF/A, of dit nu la of lb
is, zal een positief effect hebben op de
inrichting van de digitale overheidshuis-
houding. Afgedwongen wordt dat iedere
overheidsorganisatie de eindversies van
de documenten die zij zelf produceert
en ontvangt, al snel na creatie opslaat in
een eenduidig en duurzaam bestandsfor
maat. Of, volgens het principe 'comply
or explain', motiveert - natuurlijk met
inachtneming van het feit dat de docu
menten wel duurzaam worden opgeslagen
- waarom zij daarvan afwijkt. Dat maakt
de plaatsing van PDF/A-1 op de Lijst met
open standaarden tot een positieve ont
wikkeling voor duurzaam archiefbeheer!
In juni van hetzelfde jaar 1908,
definieerde S. Muller voor het eerst het
Herkomstbeginsel, de bijna onaantastbare
pijler van de Nederlandse archivistiek.
Dat is dus precies tien jaar na de publi
catie van Erven Van der Kamp van de
Handleiding voor het ordenen en beschrij
ven van archieven. Hoewel de Handleiding
zonder twijfel de theoretische onder
bouwing voor het herkomstbeginsel
is, met name de paragrafen 1, 16 en
20, geeft ze daarvan term noch defini
tie. Zelfs het respect des fonds, waarmee
Muller al in 1873 op de Parijse Ecole des
Chartes kennis had gemaakt, wordt in
de Handleiding niet genoemd. Vanwaar
dan in 1908 die plotselinge codificatie
van het herkomstbeginsel?
In 1905 was een Duitse vertaling
van de Handleiding verschenen. Juist
in die eerste jaren van de vorige eeuw
was de methode voor het ordenen van
archieven geregeld onderwerp van dis
cussie op de Duitse archiefdagen.1 De
beschikbaarheid van de Duitse tekst
van het werk van Muller, Feith en Fruin
droeg niet weinig bij aan de discussie;
om met Papritz te spreken: ihnen
ist es erst recht eigentlich zu verdan
ken, wenn sich das Provenienzprinzip
in Europa und darüber hinaus durch-
gesetzt hat."2 Op de Duitse archiefdag
van 24 september 1906 brak de Deense
rijksarchivaris Secher een lans voor het
Provenienzprinzip. Het beginsel werd al
langer in Denemarken toegepast, maar
kreeg nu ook een theoretische onderbou
wing in de "bekannten hollandischen
Anleitung". Commentaar op Sechers
lezing door Max Vancsa, verbonden aan
het Niederöstereichischen Landsarchiv,
deed Wiersum de wenkbrauwen fron
sen in het Nederlandsch Archievenblad.
Vancsa immers, meende dat het beginsel
minder goed toepasbaar voor Oostenrijk
zou zijn. Ook dr. Armin Tille - redac-
teur van de Deutsche Geschichtsblütter,
waarin het verslag van de Archivtage
was gepubliceerd - had wel enkele
bedenkingen, hoezeer hij ook achter
het Provenienzprinzip3 stond. Wanneer
archieven fragmentarisch waren over
geleverd, of wanneer er veel uit vernie
tigd werd, dan wel wanneer er sprake
was van herhaaldelijke organisatiever
anderingen, wilde hij van het principe
afwijken. Dan mengt Muller zich in de
discussie. Hij doet dat in zijn jaarrede als
voorzitter van de VAN (1907). Het denk
beeld was allerminst nieuw, zegt hij,
onder verwijzing naar zijn ervaringen
aan de Ecole des Chartes (1873), en naar
verschillende collega's in Duitsland,
Italië en Zwitserland. "Neen inderdaad,
wij, schrijvers der Handleiding, hebben
het Provenienzprinzip allerminst uitge
dacht; het zat overal in de lucht; onze
eenige verdienste kan deze zijn, dat
wij het behoorlijk hebben doordacht
en in bijzonderheden toegepast. Het
beginsel is niet nieuw; het is evenmin
Hollandsch: reeds de Duitsche bena
ming getuigt dit." Hoewel hij meent
Lees verder op pagina 23
21
digitaliseringen informatisering
Door Erika Hokke
Overheidsorganisaties zijn at sinds enige
jaren verplicht om hun archieven bij over
dracht op te slaan in een gestandaardiseerd
formaat. De Regeling geordende en toe
gankelijke staat archiefbescheiden noemt
onder andere PDF en XML. Sinds november
2008 geldt voor overheidsorganisaties de
verplichting om het digitale archief al ruim
vóór overbrenging op te slaan en te bewaren
in PDF/A-i. Een positieve ontwikkeling voor
duurzaam archiefbeheer!
Digitalisering verlaagt de behoefte aan papieren opslag,
wat weer leidt tot creatieve herbestemming van archief
kasten (foto part. coll.).
Twee standaarden
Open standaarden, geen vrijblijvendheid
Comply or explain!
Duurzaam archiefbeheer
Rubriceren en standaardiseren 'oude stijl' (foto part. coll.).
Erika Hokke werkt als adviseur bij Digital
display. Zij was voorzitter van het expert
panel dat aan het Forum standaardisatie
heeft geadviseerd om PDF/A-i op te nemen
op de lijst met open standaarden.
Noten
1 De officiële benaming van ISO voor PDF/A-i
is ISO 19005-1:2005 'Document management
- Electronic document file format for long
term preservation - part 1: se of PDF1.4
(PDF/A-i
2 Meer informatie over het College, het Forum
Standaardisatie en de lijst verplichte stan
daarden is te vinden via: http://www.forum-
standaardisatie.nl/2009-02-19.
3 De meest recente lijst is gepubliceerd op 19
november 2008 en beschikbaar via: http://
www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/
Basislijst_0Si.pdf 2009-02-19.
Door Peter Horsman
In 2008 werd door middel van een publica
tie en een congres aandacht besteed aan
het feit dat honderd jaar eerder Zaalberg in
een brochure zijn dossierstelsel beschreef.
Dit stelsel, hoezeer ook aanvankelijk
bekritiseerd door archivarissen - vooral de
Rotterdamse gemeentearchivaris E. Wiersum
was een verklaard tegenstander - kreeg
gaandeweg meer en meer toepassing in
gemeenteadministraties. Het zou zich ont
wikkelen tot wat nu de Basis Archiefcode
heet. Het is echter niet deze mijlpaal in de
archivistiek waarop ik nu de aandacht wil
vestigen, maar een uit het kamp van de
tegenstribbelende archivarissen.
Niet Hollandsch
Portret van S. Muller Fzn. door Jan Veth, krijttekening uit
1895 (coll. Het Utrechts Archief).
20
archievenblad
april 2009
april 2009
archievenblad
