De digitale evolutie
De Archiefschool als bewustiaker
afscheid archiefschool
afscheid archiefschool
Het Internet ligt aan de basis van deze
digitale evolutie. Het dient als circulatie
systeem voor de stortvloed aan bits die
door cyberspace stroomt. Kern van het
Internet is een protocol dat een veelvoud
aan digitale apparaten toestaat dezelfde
taal te spreken en daardoor informatie uit
te wisselen. Het Internet is de lijm die de
digitale wereld bindt. Maar dat was een
decennium terug nog niet te voorspellen:
een van de belangrijkste krachten ach
ter de digitale evolutie, Microsoft, werd
bijna verslagen door de snelle groei van
het Internet, hetgeen de leiders van dat
bedrijf niet hadden voorzien en in ieder
geval niet serieus namen. Bill Gates moest
al zijn krachten aanwenden om het
bedrijf zodanig te herstructureren dat het
het Internet kon omarmen en producten
kon ontwikkelen om het gebruik ervan
te faciliteren. De Internet-manie van het
einde van de twintigste eeuw leidde uit
eindelijk tot het instorten van een star-
Het Internet is de lijm
die de digitale wereld bindt
tende 'nieuwe economie', maar dit heeft
de expansie van het gebruik van Internet
niet beïnvloed. Die nieuwe, digitale(re)
economie heeft zich hervat en het publiek
vertrouwen in het Internet is hersteld.
Digitalisering heeft het mogelijk
gemaakt grote hoeveelheden gegevens op
te slaan, over te dra
gen en te ontvangen.
En hoe hebben wij
mensen daar gebruik
van gemaakt! Een
van de grootste
gevolgen namelijk
van de 'ver-versprei
de verspreiding' van
digitale technologie
is de hoeveelheid
gegevens die gege
nereerd wordt als
gevolg van alle een
voudige dingen die
we elke dag doen.
Een studie in 2003
heeft geprobeerd te
kwantificeren hoe
veel data jaarlijks
wordt geproduceerd
en opgeslagen op elk
denkbaar medium.
Het onderzoek kwam
tot de conclusie dat
het ging om ongeveer 5 exabyte aan nieu
we informatie per jaar. Ter visualisatie: de
Library of Congress beheert 17 miljoen
boeken; gedigitaliseerd neemt dat onge
veer 136 terabyte in beslag. Het vergt dus
jaarlijks de productie van 37.000 collec
ties van 17 miljoen boeken om 5 exabyte
te vullen! En dat was in 2003! Sinds die
tijd is jaarlijks de totale groei met onge
veer 30 gestegen. Let wel: dit is enkel
de digitale informatie! De (enorme) aan
was van papieren documenten - het is
immers nog steeds een hybride informa
tiemaatschappij (en printen is erg han
dig) - is hier niet bij geteld.
Medewerkers naderen het punt waar het
volume aan gegevens en de complexiteit
van de applicaties die nodig zijn om mee
te werken, de menselijke mogelijkheden
dreigen te overwinnen. Volgens onder
zoeken heeft een gemiddelde informatie
werker het dagelijkse volume van bedrijfs-
gerelateerde e-mail sinds 1997 met een
factor 20 zien stijgen. Dit heeft een direct
gevolg op de productiviteit en gezond
heid van medewerkers. Volgens een stu
die van het Families and Work Institute
zegt 56 van alle informatiewerkers te
moeten werken aan te veel taken tegelij
kertijd en worden ze zoveel gestoord dat
ze het moeilijk vinden om het werk klaar
te krijgen. Bijna eenderde van de infor-
matiewerkers zegt dat zij meestal niet het
gevoel hebben tijd te hebben om na te
denken over het werk wat ze doen. Stress
Volgens onderzoeken heeft
een gemiddelde informatiewerker
het dagelijkse volume van
bedrijfsgerelateerde e-mail sinds 1997
met een factor 20 zien stijgen
is blijkens onderzoek waarschijnlijk de
belangrijkste reden voor gemist werk.
Informatie doordrenkt de volledige orga
nisatie. Een onderzoek van Accenture van
januari 2007 concludeerde onder andere
dat managers tot 25 van hun werktijd
besteden aan het zoeken naar informatie.
En dit kan worden aangevuld met de con
statering dat de meeste bedrijven niet in
staat zijn de door hen opgeslagen infor
matie te gebruiken voor verantwoording
en bewijs.
Nicholas Carr stelt (als eerste van de
velen) dat IT een commodity geworden is
die (vanuit strategisch oogpunt) "doesn't
matter". Het feit dat IT gewoon is gewor
den, wordt onderwijl in steeds meer lite
ratuur ondersteund. Maar het verhult
ook de problematiek die digital archiving
heet. Want alle communicatie- en infor
matietechnologieën gaan in essentie over
de capture, de opslag, de ordening, het
behoud (bewaring), de selectie, de retrie
val (toegankelijkheid, zoek- en vindbaar
heid) en de ter beschikking stelling van
informatie. Vergis ik me of zijn dit niet de
voornaamste archiveringsprocessen die
Horsman onderscheidde?
De archiveringsprocessen gaan dus niet
over archivering alleen. Ze gaan over
het gehele beheersproces van gegevens
en documenten. Ze gaan over de voort
durende controle van alle activiteiten,
die te maken hebben met het ontstaan,
de verwerking, het gebruik, de selectie
en het behoud (of niet) van procesge
bonden informatie (gegevens en docu
menten). Ze gaan over unbroken custody
in een records continuum. Het niet erken
nen van de band tussen digitale infor
matie en archiveringsprocessen leidt
tot problemen in het beheer, zoals twee
recente voorbeelden laten zien. Ten eer
ste de 'mislukte' invoering van een nieuw,
centraal Burgerzakensysteem: aandacht
voor de procesgebonden informatie zelf
vanuit het oogpunt van de archiverings
processen zou, naast meer aandacht voor
de gebruikte projectbeheersingsmethode,
een betere insteek zijn geweest om dit
Het niet erkennen van de band
tussen digitale informatie en
archiveringsprocessen leidt tot
problemen in het beheer
authentieke register te realiseren. Tweede
voorbeeld: de moeilijke implementaties
van SharePoint in organisaties, omdat
niet of nauwelijks gelet wordt op de
realisatie van de archiveringsprocessen,
waardoor het beheer van de opgenomen
procesgebonden informatie zodanig is
gewaarborgd dat ze effectief kan worden
gebruikt en snel gevonden. We kunnen
zo nog even doorgaan. Overigens, alle
voorbeelden die genoemd worden in het
onderzoek van Accenture in 2007 passen
ook in dit rijtje. Uiteraard ligt het pro
bleem bij de genoemde voorbeelden niet
alleen aan het niet erkennen van de archi-
HERINNERINGEN AAN DE ARCHIEFSCHOOL
TZc>
veringsprocessen. De problemen zouden
echter veel minder groot zijn wanneer de
nadruk wat meer kwam te liggen op de
procesgebonden informatie zelf en wan
neer de archiveringsprocessen geïmple
menteerd zouden zijn.
De Archiefschool heeft natuurlijk
geen enkele invloed op de digitale evo
lutie. Maar met de enorme toename van
de informatievloed en het steeds belang
rijker worden van (wat de marktpartijen
noemen) storage and retrieval, archiving,
data retention en eDiscovery wordt wel
duidelijk dat het gedachtengoed van de
Archiefschool een enorme rol kan spelen
in de content value chain van procesgebon
den informatie.
En wat heeft de Archiefschool tot nu
toe in het kader van die digitale evolutie
bereikt? In mijn optiek is dat in een aan
tal essentiële zaken te comprimeren: de
Archiefschool heeft een belangrijke bij
drage geleverd aan bewustwording, heeft
richting gegeven aan ontwikkelingen op
Zowel in het onderwijs als
de onderzoeksactiviteiten van
de Archiefschool werd tot
uitdrukking gebracht dat de
archiveringsprocessen starten in
de bedrijfsprocessen van een
organisatie, dat archiefbeheer niet
aan de achterkant, maar aan de voor
kant van een organisatie stond
het vlak van de archiveringsprocessen en
heeft kaders beschikbaar gesteld, op basis
waarvan implementatie van methoden
en technieken om de archiveringspro
cessen te realiseren vergemakkelijkt kan
worden.
Al vanaf het midden van de jaren '90 legt
de Archiefschool in talrijke publicaties
nadruk op het record keeping system, op
record management applications en archive
ringsprocessen. De term 'procesgebonden
informatie' geeft als geen andere aan dat
archiveringsprocessen zich in bestaande
Lees verder op pagina 31
Geert-Jan van Bussel
In 1995 schreef Nicholas Negroponte in zijn
invloedrijke boek Being Digital de observatie
dat de opkomst van de digitale technologie
geen normaal verschijnsel is: "Being digital
is different", zo schreef hij. "We are not wai
ting on any invention. It is here. It is now.
It is almost genetic in its nature, in that each
generation will become more digital than the
preceding one." Het tempo van verandering
ligt hoog. Hele bedrijfstakken zijn veranderd
door de nieuwe digitale realiteit. Geen seg
ment van de maatschappij is onaangetast
gebleven: muziek, fotografie, boekproduc
tie, journalistiek, bankwezen, productie,
gezondheidszorg, onderwijs, entertainment,
overheid, familie- en gezinsleven, archieven,
alles is digita(a)l(er) aan het worden.
Menselijke (on)mogelijkheden
Geert-Jan van Bussel (bovenste rij, derde van links) als
docent van de Archiefschool, 2002 (foto Archiefschool).
Archiveringsprocessen
v^\
1984-1985: opleiding Middelbaar Archiefambtenaar
Van de docenten herinner ik mij onder
meer Hans de Vries, adjunct-directeur van
De rij staande mensen: I e van links: Ron Guleij; 3e van links:
Jacob Bonno (kortweg Jack) de Vries; 5e van links:Willem
Küller;6e van links: Hans Beek; 7e van links: Rutger Suir;
8e van links: Erik Geelen. De rij zittende mensen:
I e van links: onbekend; 2e van links: H. Marsman-Slot;
3e van !inks:Wil van Oosterhout; 4e van links: onbekend.
de Rijksarchiefschool die mij geworven
heeft voor de opleiding. Ook bewaar ik
nog altijd goede herinneringen aan de
heer Berkenveider. Een strenge school
meester die geschiedenis gaf. Boeiende
lessen. Wat herinner ik me nog meer?
De vrijdagse lessen op de Archiefschool
en de vier andere dagen werken aan de
inventaris op de Inventarissenkamer van
de Tweede Afdeling. Een computer had
den ze daar toen nog nooit gezien. Wat
een nostalgie! We leerden het vak van
archivaris op een nu wel heel ouderwets
lijkende manier. Muller, Feith en Fruin
waren nog de grote geleerden. We had
den twee werkweken op Woudschoten
in Zeist, waar het na de les en na de
maaltijd een gezellige boel was.
Rol Archiefschool
