Aart van der Kooij, directeur van PWAA:
"Goed is goed genoeg"
burgerlijke stand
Ben je vanaf het begin bij PWAA betrokken?
"Ik kwam in juli 2006, toen al een
deel van de procesinnovaties van PWAA
tot stand was gebracht. Mede aanlei
ding voor de oprichting van PWAA was
het rapport van de Erfgoedinspectie,
De dementerende overheid. Het rapport
heeft niet alleen de gevaren van digitale
archivering aangestipt, maar ook achter
standen in bewerking. Naar aanleiding
van het rapport is in 2005 een kwartier
maker gevraagd om een projectorgani
satie op te zetten. Deze moest eerst een
inventarisatie maken van de achterstan
den. Er bleek circa 74 kilometer achter
stand in archiefbewerking van archieven
vóór 1976 en een forse achterstand in
selectielijsten. Daar moest wat aan gebeu
ren. De CAS en de departementen had-
den niet voldoende capaciteit. Zodoende
zag PWAA het leven."
En toen kwam de vaart erin?
"De kwartiermaker had de opdracht
om een bedrijfsmatig proces op te zet
ten en procesversnellingen te initiëren.
Met gezond verstand heeft hij toen naar
de processen in het archiefproces geke
ken. Het bleek dat alle ketenpartners
voorzichtig met elkaar
omgingen, er weinig
concrete afspraken
werden gemaakt en
er nauwelijks werd
gestuurd op doorloop
tijden. Departementen
en het Nationaal
Archief hadden wei
nig oog voor eikaars
(archief)belangen.
Met de toenmalige
werkwijze zou het
negen jaar duren om
de archiefachterstand
weg te werken. Zo was er een achterstand
in het vaststellen van zeventig basisselec-
tiedocumenten (BSD's). De gemiddelde
vaststellingsprocedure voor één BSD was
anderhalf jaar. PWAA heeft het proces
heringericht en de vaststellingstijd terug
gebracht naar een half jaar. Daarnaast is
er een kwaliteitsdiscussie gevoerd over de
overdracht van archief. De departementen
moesten voldoen aan de kwaliteitseisen
van het Nationaal Archief, maar die waren
eigenlijk nooit opgeschreven. Er was een
praktijk ontstaan dat we
(departementen) aan de
bovenkant van de crite
ria zaten. PWAA heeft
toen samen met het
Nationaal Archief kwa
liteitseisen opgesteld,
waaraan over te dragen
archief moet voldoen,
onder het motto 'goed
is goed genoeg1."
Gold dat ook voor selec
tie?
Voor de selectie
gold de vraag: hoe kun
nen we op een goede
manier selecteren, maar wel met behoud
van de snelheid? De bewerkingscapaciteit
van PWAA werd berekend op het ver
werken van één meter archief in negen
uur. Dat was revolutionair. De toenma
lige snelheid was 12 a 15 uur per meter.
Belangrijk om die negen uur per meter te
halen is het generiek toepassen van BSD's.
Wanneer je een handeling gevonden hebt
die de lading dekt, moet je niet verder
zoeken om een iets betere handeling te
vinden. We overtreden nergens de regels,
we gaan nergens tegen de Archiefwet in.
1
We rekken op waar het kan en we overleg
gen daarover met het Nationaal Archief.
Het NA is onze ultieme toetser. Als die
instelling het niet goed vindt, krijg je het
er echt niet door."
Hoe zit het met de samenwerking met het
Nationaal Archief en met andere partijen?
"Ik kom bij een departement vandaan.
Er was altijd een veronderstelde belan
gentegenstelling tussen departementen
en het Nationaal Archief. Departementen
hebben vooral oog voor het bedrijfs-
voeringbelang en het informatiebelang.
Wanneer het ging om het belang van het
nationaal erfgoed, zeiden ze: dat is zaak
voor het NA. Er waren twee werelden ont
staan. Daarnaast was er weinig samenwer
king tussen de departementen. Er werd
wel gepraat, maar er was geen samen
werking. Ook was er een sterk verschil in
professionaliteit en ieder deed het anders.
De regie ontbrak. Groot winstpunt van
PWAA is het gezamenlijk samenwerken in
de keten. De keten bestaat uit de depar
tementen, de CAS, het Nationaal Archief
en PWAA. We spelen elk een rol daarin.
Wanneer je dat ziet en je rol kunt uitleg
gen, dan zie je dat er geen belangentegen
stelling is maar dat je allemaal hetzelfde
belang hebt: het belang van een goede
en transparante informatievoorziening.
Dit besef heeft geleid tot een bijzonder
constructieve samenwerking tussen alle
ketenpartners."
Wat gebeurt er met PWAA vanaf2009?
"PWAA houdt einde van het jaar op
te bestaan. In het kader van kabinetsvisie
46
burgerlijke stand
Informatie op orde moesten de departemen
ten begin dit jaar een plan van aanpak
voor de bewerking van hun werkvoorra-
den van na 1976 maken. Ze hebben ervoor
gekozen dat gezamenlijk te doen, wat leid
de tot het initiatief SPAR: Samenwerkings
Projecten Archieforganisaties Rijksdienst.
De departementen hebben aangegeven
de verworvenheden van PWAA te willen
borgen. Die verworvenheden zijn onder
meer procesmanagement, slim toepas-
sen van het instrumentarium onder de
noemer 'goed is goed genoeg', mandate
ring bij de vaststelling van selectielijsten,
duidelijke afspraken maken over door
looptijden en daarop ook sturen, in een
vroegtijdig stadium overleggen met het
Nationaal Archief over bewerking van te
bewaren archiefmateriaal, rapporteren
over de voortgang en het scherp houden
van alle ketenpartners.
Het is in eerste instantie de bedoeling van
het beraad van plaatsver
vangend Secretarissen-
Generaal (pSG-beraad)
de semi-statische archie
ven van de departemen
ten op te laten gaan in
één nieuwe organisa
tie, samen met de CAS.
In het pSG-beraad van
juli 2008 is hierover een
principebesluit geno
men, maar men wil nog
wat meer weten over de kosten, opbrengs
ten, aansturing, etcetera. Ik ben gevraagd
als projectleider de definitieve besluit
vorming over deze nieuwe organisatie
voor te bereiden. Eind 2008/begin 2009
moet ik aan het pSG-beraad rapporteren.
Dan is het de bedoeling dat een kwar
tiermaker wordt aangezocht om de fusie
tussen de semi-statische archieven van de
departementen en de CAS vorm te geven
en te kijken wat er nog meer te doen is
aan samenwerking.
Ook wordt bijvoorbeeld
gedacht aan het cen
traliseren van de DIV-
functie (Documentaire
Informatievoorziening)
binnen die nieuwe
archieforga nisatie
Overigens denk ik zelf
dat er straks geen DIV'ers
meer zijn. Uiteindelijk
wordt elke beleidsamb
tenaar archivaris, gehol
pen door slimme syste
men die veel procesin
formatie en metadata
'automatisch' vastlegt. Er
ontstaat daardoor een nieuw vakgebied
voor mensen die applicaties inrichten en
afstemmen op de wensen van de eindge
bruikers, gericht op goed beheer van digi
tale informatie. Daar zitten veel aspecten
aan: ICT, DIV, content management, pro
cesaspecten, etcetera."
Hoe zit dat dan met het erfgoed?
"Als systemen goed worden inge
richt en we slagen erin het erfgoed goed
te benoemen, kun je dat volgens mij ook
door het systeem laten doen. We moeten
af van het idee dat bij alle documenten
individueel bekeken moet worden of je
ze moet bewaren of vernietigen. Aan pro
cessen kun je bewaarcriteria hangen: een
B'tje of V'tje, 'te bewaren' respectievelijk
'te vernietigen'. Op het moment dat een
ambtenaar zijn stuk gaat maken en er pro-
ceskenmerken aan toekent, is één van de
metadata of het om te bewaren of te ver
nietigen is. Dan weet het systeem dat."
En door 'te bewaren' te selecteren komt de
neerslag van een proces uiteindelijk onder het
regime van de archiefinstelling?
"Jazeker. Tussen 3 en 5 procent van de
Lees verder op pagina 49
47
Door Hans Berende
Aart van der Kooij is directeur van PWAA, het
Project Wegwerken Archiefachterstanden
vóór 1976. Het project stopt eind van dit jaar,
omdat de achterstanden zijn weggewerkt.
Maar Aart blijft zich inzetten voor interdepar
tementale samenwerking en een bedrijfsma
tige aanpak in (semi-statisch) archievenland.
Aart van der Kooij, directeur van het Project Wegwerken
Archiefachterstanden (foto PWAA).
Medewerkers van het PWAA aan de slag: één meter
archief in negen uur (foto Arenda Oomen).
archievenblad
november 2008
De keuze voor 'te bewaren' of 'te vernietigen' wordt
straks een simpele druk op de knop (foto PWAA).
Het PWAA houdt eind 2008 op
te bestaan (foto Arenda Oomen).
Burgerlijke Stand
Naam: Aart van der Kooij
Geboren: 1 september 1955 in
Berkhout, Noord-Holland
Burgerlijke staat: getrouwd,
twee dochters
Opleidingen:
Atheneum
Bibliotheek- en documentatieacade-
mie
Literatuuronderzoek (GO-C)
Post-doctoraie opleiding Integraal
Documentmanagement
Diverse managementopleidingen
Werkervaring:
1978-1981 documentalist parlemen
taire stukken, ministerie van Verkeer
en Waterstaat
1981-1984 hoofddocumentalist
verkeer en vervoer, ministerie van
Verkeer en Waterstaat
1984-1989 plaatsvervangend
hoofd afdeling Documentatie en
Bibliotheek, ministerie van Verkeer en
Waterstaat
1989-1992 hoofd afdeling Bibliotheek
en Documentatie, ministerie VROM
1992-2004 directeur Dienst
Documentaire Informatie (Bibliotheek
en documentatie, semi-statisch
archief), ministerie VROM
2004-2007 hoofd afdeling
Documentaire Informatie (dynamische
en semi-statische archieven minis
terie VROM
2006-heden directeur Project
Wegwerken Archiefachterstanden vóór
1976
Ji.-
november 2008
!Mii-W.M!! J'ii'iV...g?
archievenblad
