Scripties Archivistiek En 2007
Bachelor Media, Information Communicatie (deel 2)
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
De Basis Archiefcode wordt als
standaardclassificatie beschouwd voor de
overheidsorganisaties, die zijn nut voor
het ordenen en toegankelijk maken in de
twintigste eeuw duidelijk heeft bewezen.
De inzichten binnen het vakgebied veran
deren door de mogelijkheden van de ICT
en digitalisering. In deze scriptie is onder
zocht of de ingewikkelde Basis Archiefcode
nog wel nut heeft voor de archiverings-
functies binnen het gemeentelijke digitaal
archief. Een archivaris ordent en ontsluit
archieven en maakt deze toegankelijk.
Dat is veel meer dan het toekennen van
trefwoord, metadata of het koppelen aan
werkprocessen. Archiveren behoudt ook
de orde en samenhang van het archief,
ook voor degene die het archief opvraagt.
Ordening op onderwerp is effectief om
documenten snel en eenvoudig te vin
den. Dan dient er wel eerst een efficiënte
archiefcode (classificatieplan) te worden
ontworpen. Archivarissen dienen archie
ven te inventariseren en toegankelijk te
maken, waarbij de vragen van de gebrui
kers het uitgangspunt zijn. Een bodemar
chief met een dossierinventaris biedt een
goede basis om het archief te beschrijven
en een toegang te maken. Daarbij is het
gebruik van de beschrijvingsstandaards
ISAD(G) en EAD onontbeerlijk. Net als
een traditioneel archief heeft ook digitaal
gevormd archief dossiervorming en een
classificatie nodig om structuur en orde
ning te garanderen. De classificatie fun
geert als de kern van het archiefsysteem.
Dat geldt ook voor de Basis Archiefcode.
(Reacties kunt u mailen naar: hmep-
schen@coevorden.nl).
Het gebruik van geografische
informatiesystemen bij waterschap
pen heeft een hoge vlucht genomen.
Het Geografisch Informatie Systeem (GIS)
neemt binnen de informatievoorzie
ning van deze organisaties een centrale
positie in. Het gevolg hiervan is dat het
GIS in toenemende mate procesgebon
den informatie bevat, die een rol speelt
in zowel de eigen bedrijfsvoering als de
politieke en juridische verantwoording.
Deze scriptie richt zich op het vinden
van een oplossing voor het toegankelijk
houden van digitale geografische infor
matie ten behoeve van een derde belan
gengroep, die van de toekomstige histo
risch onderzoekers. Gegevens in het GIS
ondersteunen werkprocessen bij over
heidsorganisaties. Dit betekent dat het
GIS onder de werking van de Archiefwet
1995 en haar duurzaamheidzeisen valt.
Het waarborgen van de digitale informa
tie op de langere termijn is een probleem.
Dit blijkt uit onderzoek naar twee prak
tijkgerichte casussen, te weten de bodem-
kwaliteitskaarten en het project 'Zeekoe'.
In beide gevallen blijkt dat het bedrijfs-
voerings- en verantwoordingsbelang
beter gewaarborgd zijn dan het cultuur
historisch belang. Oplossingsrichtingen
werden onderzocht, waarvan het toegan
kelijk houden van de digitale geografi
sche bestanden binnen het netwerk van
de archiefvormer de voorkeur heeft (in
combinatie met waardering en selectie
met behulp van metadata). Geografische
bestanden kunnen bij het aanleggen
gekenmerkt worden als 'te bewaren' of 'te
vernietigen'. Bestanden die voor open
baarmaking in aanmerking komen, wor
den toegankelijk gemaakt met behulp van
ICT. Samenwerkingsverbanden tussen
Nederlandse overheden als Nederlandse
Overheid Referentie Architectuur (NORA)
en Waterschaps Informatie Architectuur
(WIA) scheppen hiervoor het juiste kli
maat. Een belangrijk recent initiatief van
het Waterschapshuis is WaterschapsNet,
dat als doel heeft de elektronische dienst
verlening aan de burger te verbeteren.
Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een
cluster geografie, waarin (historische)
geografische informatie van de water
schappen kan worden geraadpleegd.
De toekomstige beheerders van de geo
grafische informatie, waaronder regio
naal historische centra, dienen te worden
betrokken in het bepalen van de content
van dergelijke clusters. Hoe de duurzaam
heid, de authenticiteit, toegankelijkheid
en leesbaarheid op de lange termijn kun
nen worden gewaarborgd, is echter nog
onvoldoende duidelijk. Het toepassen van
conversie en migratie lijkt tot op heden
nog steeds de enige bruikbare methode.
(Reageren? Mail naar d.obbink@zeeland-
net.nl).
Veel archiefdiensten hebben een
minimaal acquisitiebeleid als het gaat
om particuliere archieven. De acquisitie
is vaak overwegend passief, de archief
diensten wachten af wat er aangeboden
wordt en besluiten vervolgens of een aan
bod wel of niet geacquireerd wordt. Het is
onduidelijk wat er verworven mag wor
den. Gevolg hiervan is dat een archiva
ris handelt naar eigen inzicht en op basis
van gevoel. Op basis van het onderzoek
kan gesteld worden dat een archiefdienst
niet ontkomt aan een actief acquisitiebe
leid als te verwerven archief representa
tief moet zijn voor de werkingssfeer van
de archiefdienst. Voor de stukken die
aangeboden worden, biedt het acquisi
tiebeleid een toetsingskader om te beslis
sen wat wel of niet wordt opgenomen.
Aan het acquisitiebeleid moeten mini
male voorwaarden gesteld worden, resul
terend in een basisindeling. De archief
dienst dient criteria te formuleren om de
aangeboden of te verwerven archieven
te kunnen toetsen. De criteria zijn geba
seerd op een aantal uitgangspunten.
Hierbij is een splitsing noodzakelijk om
een optimaal archiefbestand te creëren.
Scheermeijer heeft een beoordelingssche
ma ontworpen dat algemeen toepasbaar
is om te acquireren archieven te toetsen.
Om het beleid kans van slagen te geven,
moet onderzocht worden aan welke kwan
titatieve en kwalitatieve minimumeisen
de financiën en het personeel dienen te
voldoen. En welke andere voorwaarden
de archiefdienst dient in te vullen, nu
of in de toekomst. (Reacties graag naar:
moniquescheermei j er@wolmail.nl)
Het ministerie van VWS werkt
samen met het Nationaal Instituut voor
ICT in de Zorg (NICTIZ) en het Centraal
Informatiepunt Beroepen Gezondheids
zorg (CIBG) aan een landelijke archi
tectuur voor het elektronisch delen
van medische gegevens van patiën
ten; kortweg het EPD, het Elektronisch
Patiëntendossier. De gemeenschappelijke
informatie-infrastructuur past binnen de
ketenbenadering waarbij verschillende
organisaties hun informatie en informa
tiehuishouding op elkaar laten aanslui
ten. Organisaties binnen deze keten kun
nen zo medische gegevens van patiën
ten uitwisselen, veilig en betrouwbaar.
Om medische gegevens te kunnen uit
wisselen, moeten de deelnemers ervoor
zorgen dat hun zorginformatiesysteem
voldoet aan de eisen van NICTIZ. Op haar
beurt controleert NICTIZ weer, dat de
deelnemers in de keten kwalitatief goede
medische gegevens kunnen genereren
en onderhouden. Het is nog onduidelijk
of de eisen die gesteld worden voldoen
de zijn. Zorgaanbieders dienen ervoor
te zorgen dat het informatiesysteem
een goede dossiervoering ondersteunt.
De medische gegevens die de zorgaanbie
ders maken, dienen gedurende de tijd dat
zij raadpleegbaar en interpreteerbaar moe
ten zijn, ook authentiek zijn. In dit afstu
deeronderzoek is gebruikgemaakt van het
Template Analysis van InterPARES om te
bepalen welke kenmerken een medisch
gegeven moet hebben om als een authen
tiek medisch gegeven te kunnen funge
ren. Daarnaast wordt gebruikgemaakt
van de Benchmark Requirements, ook
uit InterPARES. Deze bevat eisen om het
architectuurontwerp mee te testen en
stelt daarmee de kwaliteitseisen aan de
zorgaanbieders. De medische gegevens
in het zorginformatiesysteem van het
Erasmus Medisch Centrum zijn geanaly
seerd en getoetst aan de kwaliteitseisen
van InterPARES. Allereerst is vastgesteld
wat in de verschillende contexten onder
'informatie-eenheden' wordt verstaan.
Bij InterPARES is een informatie-eenheid
een record. In het zorgsysteem zijn de
patiëntgegevens de informatie-eenheden.
Het begrip 'authenticiteit' is op basis van
InterPARES gedefinieerd. Een document
is authentiek als: alle elementen van
authenticiteit vertegenwoordigd zijn; het
document onveranderd is sinds het ont
staan van het origineel; de bron van het
document geïdentificeerd en gevalideerd
is; en de weergave van het document op
het beeldscherm geheel conform de oor
spronkelijk vastgelegde versie en functie
is. Seek Lai concludeert dat geconcen
treerd is op het beveiligen en het bescher
men van de medische records. Aan het
vastleggen en het beheren van medische
gegevens is weinig prioriteit gegeven.
Men moet zich realiseren dat er geen
records beschermd of beveiligd kunnen
worden indien het zorginformatiesy
steem geen authentieke medische records
genereert. NICTIZ en het Erasmus MC
zouden meer aandacht moeten besteden
aan het archiveringsysteem, de archive-
ringfuncties en de zorginformatiesyste-
men. (Uw reacties kunt u mailen naar:
bengseeklai@gmail. com)
Al sinds halverwege de jaren '90
maakt REAAL Verzekeringen gebruik van
digitale archivering. Begon het destijds
met de post voor een klein deel van de
onderneming, inmiddels wordt het over
grote deel van alle binnenkomende docu
menten gescand, digitaal verwerkt en
digitaal gearchiveerd. Dagelijks zijn tien
tallen medewerkers actief om deze docu
menten in het digitaal archief te krijgen.
Het digitaal archief gevuld krijgen is dan
ook geen probleem. Maar welke docu
menten dienen gearchiveerd te worden?
En hoe lang moeten deze documenten
bewaard blijven? Mag REAAL sommige
documenten langer dan een bepaalde
periode bewaren? Deze en andere vra
gen blijken niet zo eenvoudig te beant
woorden. In dit rapport, in opdracht van
REAAL Verzekeringen, onderzocht Marjon
Venema-Steller welke wet- en regelge
ving geldt ten aanzien van archiefbeheer.
Ook is een model opgesteld waarmee
archiefbeheer vormgegeven kan worden.
Op basis van de wet- en regelgeving en
het voorgestelde model wordt geconclu
deerd dat vooral vernietiging en vervan
ging tot nu toe onvoldoende aandacht
hebben gehad. Tevens wordt een aantal
concrete aanbevelingen gedaan om het
model verder in te richten. (Reacties graag
naar: stelmar@dds.nl).
38
39
Door Marieke de Haan
Aan de Hogeschool van Amsterdam zijn in
2007 archivarissen afgestudeerd met de
Bachelor Media, Informatie en Communicatie
en het diploma Archivistiek B. In het vorige
Archievenblad las u over de eerste zes van
twaalf hbo-scripties. Hieronder een samen
vattingvan de andere scripties. De scripties
zijn (digitaal) te raadplegen in de bibliotheek
van de Archiefschool. Zie: www.archief-
school.nl/bibliotheek.
Henk Mepschen
De Basis Archiefcode in het gemeente
lijke digitale archief
Daniël Obbink
GIS en duurzaamheid. De toegankelijk
heid van digitale geografische informa
tie door de tijd
Monique Scheermeijer
Particuliere schatten bewaard: acquisi
tie van particuliere archieven door het
openbaar archiefwezen
Beng Seek Lai
Het Elektronisch Patiëntendossier
ontleed: de kwaliteit van het Elek
tronische patiëntendossier
Marjon Venema-Steller
Digitaal Archief
Marieke de Haan is als medewerker com
municatie verbonden aan de Archiefschool te
Amsterdam.
archievenblad
november 2008
november 2008
archievenblad
