GEEN WEG TERUG!
Digitale informatie kent een kortere 'levens
duur' dan informatie op papier. Papier is geduldig,
kun je veilig wegbergen en tevoorschijn halen
wanneer een klant erom vraagt. Dan wel één
tegelijk natuurlijk. Digitale informatie verspreidt
tot een archival information package gemaakt.
De grenzen tussen archief en andere vormen van
informatie vervagen. Wat doen we bijvoorbeeld
met websites en games, wanneer deze een rol
hebben gespeeld in een bedrijfsproces of over
heidsinformatie aan de burger bevatten?
Deze digitale informatie stelt andere eisen
aan duurzaamheid. Of beter gezegd: de eisen
zijn wel gelijk, maar er zijn andere methoden en
middelen nodig om duurzame bruikbaarheid te
waarborgen. Het is waar, bits en bytes worden
niet opgevreten door zilvervisjes noch verzuren
ze massaal, maar ze kunnen wel worden gecor
rumpeerd door virussen. Daartegen kan een
deugdelijk depot nog wel goede bescherming
bieden, maar niet tegen veroudering van soft
ware en bestandsformaten. Beheer, behoud en
beschikbaarstelling van digitale informatie ver
gen andere competenties van de archivaris dan
beheer, behoud en beschikbaarstelling van papier.
Dat is meer dan wat kennis van merkwaardige
Engelse termen. Werkprocessen moeten worden
aangepast. Waarschijnlijk komt er één beschrij
vingsmethodiek voor alle beherende afdelingen.
Dat betekent nogal wat voor archiefinstellingen
en hun medewerkers.
zich snel en kan eindeloos worden gedupliceerd,
maar ook gewijzigd en gemanipuleerd. Wat is
het origineel en wie bewaart dat en hoe, en dan
voor hoe lang? Digitale informatie kan 'objecten'
omvatten die we vroeger vanwege het formaat
niet tot de 'archivalia' rekenden, zoals de driedi
mensionale weergave van een nieuw te bouwen
NS-station in het archief van de Rotterdamse
Gemeentewerken, een digitale maquette dus.
De oude maquettes bleven net zo lang ergens op
zolder staan tot ze uiteenvielen; de digitale wor
den nu met metadata in een duurzaam formaat
Het E-depot is een depot, net als een bewaar
plaats voor papier, dat moet voldoen aan wet
telijke eisen en waarvoor een archivaris verant
woordelijk is. Als een archivaris die verantwoor
delijkheid niet neemt, wat is dan nog het nut van
de archivaris? Goed, het archiefwezen heeft twee
gezichten met aan één zijde van de medaille de
schatbewaarder, hoeder van cultureel erfgoed, en
aan de andere kant van de medaille de toezicht
houder, de bewaker en beheerder van informatie.
Dat beheer wordt actiever; hoe groter en com
plexer de bestanden worden, hoe meer capaci
teit voor onderhoud nodig is. Heeft u er wel eens
over nagedacht hoeveel er nodig is om een tera
byte van het ene naar het andere opslagformaat
of softwarepakket over te zetten? En we spreken
nu zelfs al van petabytes. Niet voor niets heeft
de KB het duurzame TIFF-formaat ingeruild voor
het 'goedkopere' JPEG-formaat. Maar mogen we
iets dergelijks met archieven doen? Hoe staat het
met de integriteit van de collecties waar archi
varissen pal voor staan? Met de vorming van
RHC's (soms fusies tussen archiefinstellingen en
musea) en de oprichting van Erfgoed Nederland
lijkt 'erfgoed' belangrijker dan ooit. Geschiedenis
is bovendien 'hot'. De grootste uitdaging voor
archiefinstellingen ligt evenwel in het verwer-
ven, beheren, ontsluiten en beschikbaar
stellen van digitaal geboren informatie.
Daar moeten we bovenop zitten. Ook die
informatie gaat behoren tot ons culturele
erfgoed, en sneller dan we denken. Maar
zonder goede zorg nu vallen er later gaten
in ons collectieve geheugen.
De belangstelling van onze (poten
tiële) klanten richt zich voor een groot
deel op het eigen en dus recente verle
den. Goed ontsloten digitale informatie
is in dat opzicht van enorm belang om
onze klanten beter te kunnen bedienen.
Die belangstelling kan geschiedkundig
van aard zijn, maar zal zeker ook worden
gevoed door de recht- en bewijszoekende
burger. Jongere archieven dienen nu een
maal ook een administratief belang.
Openbaarheid, de bescherming van per
soonsgegevens en auteursrecht verdienen
bij het beschikbaar stellen van genoemde
informatie de grootste aandacht.
Klanten verwachten een goede en snelle
dienstverlening: eenvoudig zoeken (vin
den!), en gemakkelijk en snel kunnen
bestellen, bijvoorbeeld het downloaden
van reproducties, scanning on demand of
de levering van grote hoeveelheden digi
tal born documenten in een bewerkbare
vorm.
De acquisitie van digitaal gevormde par
ticuliere archieven vormt een uitdaging
apart. Papieren archieven staan nog wel
eens vergeten in een kelder, garage of
zolder, soms decennia lang. Voor digi
taal gevormde particuliere archieven is
een slagvaardig acquisitiebeleid vereist.
Hoe gaan we dat aanpakken?
De verzamelde informatie kunnen we
aanbieden via een digitale balie in een vir
tuele studiezaal. Informatie wordt geraad
pleegd op de pc of I-Phone. Maakt het uit
waar het E-depot staat? Technisch gezien
natuurlijk niet. Het Gemeentearchief
Rotterdam gaat in elk geval zelf een
E-depot inrichten en beheren en er komt
een apart E-depot voor de opslag van digi
tale bestanden van gemeentelijke organen
die (nog) niet naar
het gemeentearchief
worden overgebracht,
maar evenmin in
de bureauapplicaties
kunnen blijven.
Een soort digitaal tus-
sendepot, zeg maar.
De verwachting is
niet dat elke archief
dienst of gemeente
of overheidsorgaan
een eigen E-depot zal
bouwen. Instellingen
zullen op dit ter
rein gaan samen
werken. Zal een en
ander gaan leiden
tot schaalvergroting?
DIV-ers, archivarissen
en informatiebeheer
ders komen op de
najaarsbijeenkomst
van de SOD (regio
Zuid) in november
in Maastricht bij
een, onder meer om
te praten over de
mogelijkheden van
de inrichting van een
E-depot als gemeen
schappelijke regeling
tussen een aantal overheden. Ons vak is
in beweging. Zoals het vroeger was, wordt
het nooit meer!
I 37
digitalisering
Door Peter Horsman en René Spork
De traditionele archiefterminologie hebben we achter
ons gelaten en we zijn van de DIP in de SIP geraakt.
Archiefbestanddelen zijn packages geworden, die
'gesubmit' worden, gearchiveerd (dat woord kennen
we tenminste nog) en ten slotte gedissemineerd.
Een vreemd soort Engels verdringt het middeleeuws
Latijn uit de toolbox van de archivaris.
Er is geen weg terug; ook de goede oude tijd waarin
je op klimaatbeheersing en dikke muren kon vertrou
wen komt niet weer.
Andere eisen
Het E-depot,geen weg terug.
Gaten in het geheugen
digitalisering en informatisering
De grootste uitdaging van het E-depot: hoe maak je infor
matie duurzaam?
Goed ontsloten informatie
Schaalvergroting?
Peter Horsman is docent en coördina
tor onderzoek bij de Archiefschool. Hij is
als adviseur betrokken bij het E-depotpro-
ject van het Gemeentearchief Rotterdam.
René Spork is projectleider Digitale
Dienstverlening bij het Gemeentearchief
Rotterdam.
november 2008 archievenblad I
