Mapping Future Society
Het ICA-congres in Kuala Lumpur
buitenland
Plaats van handeling was Kuala
Lumpur: rond de dertig graden met een
luchtvochtigheid van ruim 90%. Om te
acclimatiseren werd de eerste dag dan
ook gebruikt als inloopdag voor de deel
nemers en voor het afwerken van enkele
ICA-group bijeenkomsten. De openings
ceremonie op de tweede dag werd vooraf
gegaan door een gebed onder leiding van
een imam, waarna de directeur-generaal
van het Nationaal Archief van Maleisië,
Sidek Jamil, de congresgangers welkom
heette. Hij sprak daarbij zijn visie op het
ICA-congres uit en stelde dat het belang
van archieven verder reikt dan the bor
ders of the nation-state. Hierna werd het
woord aan Lorentz Mikoletzky gegeven.
De scheidende president van de ICA kon
digde aan dat er gedurende de week niet
minder dan 450 sprekers zouden zijn en
dat zij tezamen zo'n 380 sessies zouden
verzorgen. Hierna sprak de guest of honor,
de Maleisische minister van Eenheid,
Cultuur, Kunsten en Erfgoed. De wel
komstwoorden werden kracht bijgezet
met een zestal gongslagen, waarmee het
congres officieel voor geopend werd ver
klaard.
Wat opviel waren de vele lege plek
ken in de hal waar de openingsceremo
nie plaatsvond. Volgens velen was het
aantal aanwezigen opvallend klein in
vergelijking met andere jaren. Het aan
tal geregistreerde congresgangers zou
gedurende de week rond de 1200 blijven
hangen. Mogelijk dat de late publicatie
van het programma daar debet aan is
geweest. Het geringe aantal deelnemers
deed echter niets af aan de kwaliteit
van de vele sessies. Het leidende thema
Mapping Future Society had een grote reik
wijdte en dat kwam tot uitdrukking in
het ruime aanbod van onderwerpen. In
het kader van het thema Archives was er
bijvoorbeeld de enthousiaste presenta-
drukte in haar sessie over het Nationaal
Archief als Trusted Digital Repository de
andere kant van dit verhaal. Zij liet zien
welke innovatieve maatregelen archieven
moeten nemen om hun bijdrage te kun
nen leveren aan good governance.
Het derde thema, Development, con
centreerde zich op mogelijkheden van
archiefprofessionals om zich verder te
bekwamen in het vak. Interessant was
dat hierbij aandacht werd geschonken
aan de ontwikkeling van de diplomatieke
kwaliteiten van de archief- en informa
tiespecialisten. Bij het bevorderen van
informatiemanagement en archivering
zou men zich ook moeten richten op de
'natuurlijke' bondgenoten van archieven
door strategische allianties aan te gaan
met auditdiensten en instanties als de
Ombudsman. Auditdiensten en ombuds
mannen, zo betoogden Des Pearson en
Leo Donnelly, respectievelijk Auditor
General of Western Australia en Deputy
Ombudsman of New Zealand, hebben
een direct belang bij goede archivering,
maar hebben doorgaans meer invloed
dan de informatie- en archiefdiensten
binnen organisaties. Samenwerking zou
dus beide partijen ten goede komen.
Nieuw op dit congres waren de
Flying Reporters: een energieke groep
jonge archivarissen die van dag tot dag
online verslag deed van het congres.
Voor sprekers en publiek een uitstekende
manier om het congres te volgen. Ineke
tie van het ICA-AtoM Open
Source Software Project door
Peter van Garderen. Het pro
ject betreft een open-source
archival description tool,
ontwikkeld in samenwer
king met onder andere de
Archiefschool, het Center
for Documentation and
Research van de Verenigde
Arabische Emiraten en
UNESCO. Doel van de ses
sie was het presenteren van
de beta-versie van de soft
ware en een oproep te doen
aan de archiefwereld om de
software te testen en waar
mogelijk het project financieel te onder
steunen.
Het thema Governance bracht ses
sies voort waarin de rol van archieven
en informatie in relatie tot goed bestuur
naar voren werden gebracht. Zo presen
teerde Ian Wilson, Librarian en Archivist
van Canada, de nieuwe aanpak van record
keeping in zijn land, waarin deze activiteit
- die cruciaal is voor goed bestuur - als
primair bedrijfsproces zal worden erkend
door de Canadese overheden. Jacqueline
Slats van het Nationaal Archief bena-
14
buitenland
den. Hij bedankte hem voor zijn werk en
inzet voor het internationale archiefwe
zen en in het bijzonder voor zijn speciale
aandacht voor conservering. Ook was er
de installatie van het nieuwe presidium
dat door Nolda Römer, vice-president van
CITRA, werd geïnaugureerd. De plenaire
sessies waren echter ook bedoeld voor
de afwikkeling van enkele procedurele
zaken, zoals de auditrapporten over de
ICA, de evaluatie van de rapporten van
de ICA-officials en het stemmen over toe
komstige ICA-projecten.
Tijdens de afscheidsceremonie werden
de gastheer en de ICA bedankt voor hun
inzet voor het congres. Ian Wilson bena
drukte als nieuwe president van de ICA
nogmaals het belang van archieven en de
vele uitdagingen die de ICA te wachten
staan op het gebied van selectie, waar
dering en conservatie van papieren en
digitale archieven. Uitdagingen die niet
alleen met woorden aangepakt moeten
worden, maar ook met daden. Want "visi
on without action is an illusion".
Preview
Hiermee kwam een einde aan het inte
ressante en intensieve zestiende ICA-con-
gres te Kuala Lumpur. Ross Gibbs, direc
teur-generaal van het Nationaal Archief
van Australië, trakteerde het publiek op
een preview op het zeventiende interna
tionale congres dat in 2012 in Brisbane
gehouden zal worden. De inschrijving is
reeds geopend...
Deserno, de hoofdredactrice, liet weten
dat dit niet het laatste optreden zou zijn
van de Flying Reporters. Zij en de andere
verslaggevers willen de samenwerking
voortzetten en de groep uitbouwen tot
een jeugdig netwerk binnen de ICA. Een
eerste project zou de ontwikkeling van
een introductieprogramma kunnen zijn
dat jonge archivarissen wegwijs maakt
in de wereld van de ICA. De verslagen
van de Flying Reporters kunnen worden
nagelezen op hun website: www.kuala-
lumpur2008.ica.org/reporters/.
Een minpunt van het congres was de
matige planning van de sessies. Het con
gresprogramma was drukbezet, waardoor
men gedwongen werd keuzes te maken.
Gelukkig is selectie voor veel archivaris
sen een tweede natuur, maar in Kuala
Lumpur een activiteit die slechts met
moeite kon worden uitgevoerd. Ten eer
ste was er de veelvoud aan vormen waarin
de sessies werden gepresenteerd. Er kon
sprake zijn van een avant-garde sessie, een
paper and comment, een presentation, een
round table, een seminar, een work in pro
gress of een workshop. Termen waarbij wel
een voorstelling valt te maken, maar die
door het ontbreken van een duidelijke
definitie niet bijdroegen tot een gefun
deerde keuze voor een sessie. Daarnaast
was er sprake van een parallelplanning,
waarbij 'parallel' vaak betekende dat ses
sies met hetzelfde thema naast elkaar
stonden geprogrammeerd. Hierdoor
moest men noodgedwongen sessies mis
sen.
Tijdens de Maleisische avond, waar
bij de gasten werden getrakteerd op de
Maleisische keuken, dans en muziek, werd
het voltallige presidium van de ICA dan
send gesignaleerd. Voor de Nederlandse
delegatie, vijfentwintig in getal, was er
naast het congres ook een cocktailparty
op de residentie van de Hare Majesteits
ambassadeur, Lodi Emmbrechts.
Van deze gelegenheid werd door
Fred van Kan, Martin Berendse
en Lorentz Mikoletsky gebruik
gemaakt om Joan van Albada,
die na het congres afscheid zou
nemen als secretaris-generaal
van de ICA, toe te spreken en te
bedanken. Op de speciale Ladies
Night, op uitnodiging van de
vrouw van de minister in het
Nationaal Archief van Maleisië,
lieten de vrouwelijke archiva
rissen zich van een heel andere
kant zien met karaoke en dans.
Tijdens de laatste dagen stonden nog
enkele belangrijke punten op de agenda
die tijdens de Algemene Vergaderingen
zouden worden behandeld. Als eerste was
er het afscheid van het zittende presidi
um. Deze gelegenheid werd door Martin
Berendse, directeur van het Nationaal
Archief, aangegrepen om Joan van Albada
namens de ICA een fellowship aan te bie-
Door Ruud Yap en Aline Knip
Zeven dagen lang archief als belangrijkste
punt op de agenda. Zo kan het zestiende
congres van de International Council on
Archives (ICA) nog het best worden omschre
ven. Van 21 tot en met 27 juli werd er door
de internationale archiefwereld gesproken
over de thema's Archives, Governance en
Development. Mapping Future Society: daar
draaide het om.
Ruim aanbod
Openingsceremonie van het zestiende ICA-congres in
Kuala Lumpur (foto's Aline Knip).
Flying Reporters
Goed bestuur en bondgenoten
Gemotiveerde en behulpzame congresmedewerkers ston
den op elk moment klaar voor de congresgangers.
archievenblad
oktober 2008
In de juli-editie van Time Out Kuala
Lumpur werd tussen de vele restaurant
recensies, allerhande massagetips en
optredens in de stad als volgt melding
gemaakt van het International Archives
Congress 2008: "This congress is held
by the Malaysian Archives in conjunc
tion with the International Council on
Archives and is the largest gathering
from all over the World, allowing them
meet and discuss the hot issues in
archiving. Topics for discussion include
strippers, beer, drugs and hardcore por
nography. Just kidding."
Ruud Yap is werkzaam bij het Nationaal
Archief, Aline Knip bij de Stichting Erfgoed
Nederland.
archievenblad
Keuzes maken
oktober 2008
De blikvanger van Kuala Lumpur: de PetronasTowers.
Lorentz Mikoletzky (I.), scheidend president van de ICA, en
Joan van Albada, die afscheid nam als secretaris-generaal.
Karaoke en dans
Geen woorden, maar daden
