Erfgoed beter
op 't Web.
www.pictura-dp.nl
I
website collectiebeheer
dataopslag e-depot II NetApp
scan foto data-invoer
Tijdelijke ondersteuning nodig om
uw (digitale) informatiehuishouding
procesgericht op orde te brengen?
D I-facilities is gespecialiseerd in:
wegwerken van archiefachterstanden
(her-)inrichting van archieven
tijdelijke ondersteuning bij de
uitvoering van reguliere DIV -taken
D I -facilities
Documentair Informatiemanagement
IJsduikerstraat 23
2492 PM Den Haag
Tel. 070-3265588
Mob. 06-53524853
E-mail info@DI-facilities.nl
www. Dl-facilities.nl
Vervolg van pagina 11
Door beide ontwikkelingen komen
archiefdiensten verder weg te staan van
de oorspronkelijke zorgdrager. In verband
daarmee zal het toezicht op de histori
sche fase van de archiefketen, ook vanuit
het rijksniveau, ingevuld respectievelijk
aangescherpt moeten worden.
Concreet zullen de veranderingen in
het huidige provinciale archieftoezicht
naar onze mening op de volgende manier
gestalte kunnen krijgen, in de lijn van
'Oosting' en de kabinetsreactie:
nieuwe eenduidige regelgeving voor
beheer van informatie en archieven.
Niet alleen vanuit de Archiefwet en
aanpalende wetgeving of een geheel
nieuwe Informatiewet, ook bijvoorbeeld
via aanpassing van het Bouwbesluit
waarin regels voor archiefruimten kun
nen worden opgenomen. Recent zijn al
nieuwe normen en nieuwe regelgeving
ontstaan, zoals de NEN 15489 en 2082,
de nieuwe (concept-) Archiefregeling
2008 en de LOPAI-normen voor digi
taal duurzame depots ED3. Dit alles zal
met de in de Baseline genoemde regels
waar nodig verder uitgebouwd, vereen
voudigd en tot een op elkaar passend
geheel gesmeed moeten worden.
opzet van kwaliteitszorg en -borging op
het gebied van informatie- en archief
beheer, gebaseerd op de nieuwe eendui
dige regelgeving en normen. Wanneer
de gemeenten dit in praktijk brengen
inclusief interne audit en control,
kan het provinciale toezicht meer op
afstand komen te staan.
wettelijk verplichte benoeming van
interne control (gemeentelijke archief
inspecteurs) op informatie- en archief
beheer bij de gemeenten. Wanneer de
trend tot privatisering van het gemeen
telijk archiefwezen doorzet en het accent
meer en meer komt te liggen op de erf
goedfunctie van de archiefdiensten, kan
het gewenst zijn deze interne toezicht-
functie te scheiden van de archiefdienst
en te verbinden aan bijvoorbeeld de
financiële control binnen de gemeente.
Dat uiteraard zonder de eigen deskun
digheid van een archiefinspectie prijs te
geven. De huidige provinciale inspec
teurs kunnen deze interne controlfunc-
tie binnen de provincies blijven vervul
len. Doorredenerend zal er dan interbe-
stuurlijk toezicht vanuit het Rijk moeten
komen op de provincies.
samenwerking van interne control
en extern toezicht op informatie- en
archiefbeheer met de interne financi
ële control en het externe financiële
toezicht op de gemeenten. Het laatste
vindt ook vanuit de provincies op de
gemeenten plaats, zodat de provinci
ale archiefinspecties daar logisch op
kunnen aansluiten. Via het financi
ële toezicht kunnen de doelen van het
archieftoezicht ook worden bereikt,
al verschillen het uitgangspunt en de
expertise. In de praktijk kan deze aan
sluiting verschillende organisatorische
en praktische vormen krijgen.
meer samenwerking tussen archief
inspecteurs en de Rekenkamers van
gemeenteraden en provinciale staten.
Bij de Rekenkamers is geen specifieke
deskundigheid aanwezig, het is ook
niet hun taak structureel toezicht op
informatie- en archiefbeheer te hou
den. Wel signaleren zij in het kader van
hun onderzoeken steeds vaker tekort
komingen op dit vlak. Via rapportages
van de archiefinspecteurs kunnen de
Rekenkamers meer druk uitoefenen om
het informatie- en archiefbeheer op de
agenda én verbeterd te krijgen.
deskundigheidsbevordering, opleiding
en accreditatie van en voor archiefin
specteurs en controllers op het infor
matiebeheer. Er bestaat nog steeds geen
opleiding of module voor dit specia
lisme. Dit kan uiteraard niet los van de
professionalisering van het informatie-
en archiefbeheer gebeuren.
benchmarking tussen gemeenten en
provincies, opzet van een informatie
systeem met kengetallen en best prac
tices op het gebied van informatie- en
archiefbeheer. Bij de provinciale archie
finspecties zijn veel gegevens verza
meld, die hiervoor bruikbaar kunnen
zijn.
meer intergemeentelijke samenwer
king. Het bevorderen daarvan hebben
de provincies al op zich genomen. Dit
kan in sterkere mate worden voortge
zet. Denk aan regionale archiefdien
sten, gezamenlijke E-depots of samen
werkingsverbanden van gemeentelijk
toezicht.
De Tweede Kamer zal in het najaar
de voorstellen van de commissie-Oosting
bespreken in relatie tot de adviezen van
de commissie-Lodders en de commissie-
d'Hondt9 over decentralisatie van taken
naar respectievelijk de provincies en de
gemeenten. Daarna zal waarschijnlijk het
traject van wijziging van de Archiefwet
worden ingezet. Volgens voornemen van
het kabinet moet dit afgerond worden in
2010. Wij hopen dat de Kamer de wijs
heid zal hebben rekening te houden met
de vele andere voorgenomen wetswijzi
gingen en andere veranderingen op dit
gebied. Alleen dan kunnen de nieuwe
schoenen passen op de nieuwe leest.
"Ons archief is eindelijk overzichtelijk en toegankelijk
door Adlih Archief. Er zijn zoveel verschillende
zoekmogelijkheden dat je altijd vindt wat je zoekt.
En daar gaat het ons juist om. Met Adlih is het beheer
van ons archief een stuk makkelijker geworden".
Adlib software is al decennia toonaangevend
in informatie-, collectie-, kennismanagement
en archiefbeheer. Adlib applicaties staan bekend
om hun gebruiksgemak, overzichtelijkheid en
flexibiliteit. Bel of e-mail voor meer informatie
of voor een geheel vrijblijvende demonstratie.
Software voor musea,
bibliotheken en archieven.
Adlib Information Systems
Postbus 1436, 3600 BK Maarssen
Tel: 0346 586800
E-mail: sales@adlibsoft.com
Internet: www.adlibsoft.com
Nieuwe praktijk archieftoezicht
Wijziging Archiefwet
Marianne Loef is provinciaal archiefin
specteur in Noord-Holland en voorzitter
van het Landelijk Overleg van Provinciale
Archiefinspecteurs (L0PAI); Fred Schoonheim
is adjunct-archiefinspecteur in de provincie
Utrecht.
Noten
Van specifiek naar generiek, doorlichting en
beoordeling van interbestuurlijke toezichtar-
rangementen (Den Haag, 2007),
zie: www.minbzk.nl
2 In de visie van de commissie-Oosting geldt
dit niet voor het toezicht op de waterschap
pen en de politieregio's, omdat dit 'doelor-
ganisaties' zijn.
3 Maart 2008, te downloaden via www.minbzk.nl
4 Brief met bijlage van IP0 aan Kringen van
Noord-Hollandse en Utrechtse archivarissen,
februari 2008.
5 Kabinetsstandpunt 23 april 2008 met bijlage,
te downloaden via www.minbzk.nl
6 Ruimte, regie en rekenschap, rapport van de
gemengde commissie decentralisatievoorstel
len provincies (commissie-Lodders), maart
2008, zie: www.minbzk.nl
7 Toekomst van het archieftoezicht fase 1,
2005, zie www.lopai.nl.pdf/eindrapportage_
toekomst_archieftoezicht_fase_i.pdf
8 In het interbestuurlijk overleg Cultuur van
18 oktober 2007 is bepaald dat privatisering
van archiefbeheer in principe niet botst met
de Archiefwet, zie www.vng.nl.
9 Vertrouwen en verantwoorden. Voorstellen
voor decentralisatie en bestuurskracht.
Interbestuurlijke taakgroep gemeenten (com-
missie-d'Hondt), juni 2008, zie: www.minbzk.nl
oktober 2008 archievenblad I
