E-depot Rotterdam 6:
ZIJN WE ERADIJNA?
Li!
£51
Bij het Nationaal Archief worden de eerste
bestanddelen van het door een externe leveran
cier te bouwen E-depot momenteel getest en
het Gemeentearchief Rotterdam test mee. Het
gaat hier in eerste instantie over de opnamepro
cedure: hoe haal je digitale bestanden binnen,
waaronder ook zelf gecreëerde aanwinsten van
kopieën van analoge of digitale objecten? In een
later stadium wordt de beschikbaarstelling getest.
Gegevens over de verrichte handelingen in het
opnameproces worden vastgelegd in de centrale
registratie van procesgegevens. Dit wordt logging
genoemd.
De benodigde hardware is in een geschikte
computerruimte geplaatst: het vormt het fysieke
E-depot. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft
de realisatie ervan aanbesteed. Het GAR wordt
tevens 'rekencentrum' (uitwijkcentrum) voor de
gemeente Rotterdam en dat vergt heel wat meer
capaciteit dan voor de eigen digitale bestanden
nodig is. De financiering van een en ander is
daardoor wel eenvoudiger geworden. De noodza
kelijke verbouwing van de ruimte, inclusief plaat
sing van een generator, vindt nog dit jaar plaats.
Organisatorisch is bekend wie verantwoordelijk
is voor welk onderdeel. Operationeel wordt het
systeem en de integriteit van de digitale objecten
dagelijks bewaakt. Het informatiebeveiligingsbe-
leid en -plan, alsmede de calamiteitenplannen,
zijn aangepast aan het E-depot.
De functie van E-conservator bij het Gemeen
tearchief Rotterdam is ingevuld. Deze functiona
ris vervult een belangrijke rol tussen de verant
woordelijken voor het beheer en de technici.
Op dit moment is hij druk bezig met het onder
zoeken van de mogelijkheden van emulatie,
conversie en migratie van digitale bestanden. Tal
van digitaal materiaal is door hem inmiddels ver
zameld en staat in de wacht om te worden opge
nomen in het E-depot. Bijzonder was de vondst
van een roterende driedimensionale versie van
het standbeeld van Erasmus, afkomstig van de
dienst Gemeentewerken en gebruikt bij de res
tauratie van het beeld. Met grote moeite en veel
inventiviteit is het gelukt om het 3D beeld weer
te tonen (is gebeurd op bovengenoemde studie
dag), zij het dat het digitale beeld hier en daar
nog wat kleine gaten vertoonde.
Er is een metadata-model ontwikkeld in
samenwerking met drie beherende afdelingen
(Archieven, Bibliotheek en Atlas), een functio
neel gegevensmodel voor beschrijvende, behe
rende en technische metadata. Bij de ontwikke
ling kwamen uiteraard verschillen aan het licht
in beschrijvingstechniek en het gebruik van
vaktermen door de afzonderlijke afdelingen.
De overbrugging van deze verschillen is een
mijlpaal op zich. Doel is het gemeenschappelijk
gegevensmodel op te nemen in één beherend
systeem voor de metadata van de afdelingen
Archieven, Bibliotheek en Atlas. Dit metadatasy
steem vormt de basis voor de zoekfuncties van de
Digitale Balie, de interface voor onderzoekers.
Er is overeenstemming bereikt tussen boven
genoemde afdelingen over de verwerking van
aanwinsten volgens één systematiek. Ook dat
mag een mijlpaal worden genoemd. De resulta
ten worden verwerkt bij de implementatie van
de eerder genoemde opnamefunctie van het
E-depot.
Het ontwikkelen van een gemeenschappelijk
metadata-model is één ding, maar dat betekent
wel dat de bestaande metadata in de beherende
systemen moeten worden aangepast. Zo is straks
al ons materiaal bevraagbaar via de Digitale Balie.
Daar waar de registratie afwijkt van het gemeen
schappelijk datamodel, worden mutaties doorge
voerd. Met de uitvoering van het plan is gestart.
De doorlooptijd is nog onzeker.
Er is per 1 juli een 'authority beheerder' aan
getrokken - zo ontstaan er nieuwe onvermoede
functies binnen het archiefwezen - die gaat
zorgen voor de standaardisatie van de authority
files. Doel is één centrale registratie van acto
ren (archief- dan wel collectievormers) voor alle
afdelingen en één centrale registratie van onder
werpen (trefwoorden en locaties) die per object
kunnen worden gekoppeld.
Een preserveringsplan is in concept gereed en
de eisen worden de komende tijd uitgewerkt.
Dit betreft eisen ten aanzien van waardering en
selectie en authenticiteit van digitale bestanden.
Tevens is er een standaard overdrachtprotocol,
waarin beschreven staat hoe digitale aanwinsten
moeten worden aangeleverd. Vooraf aan
het preserveringsplan gaat natuurlijk het
preserveringsbeleid. In het beleidsplan
(concept) zijn onder meer preserverings-
strategieën en standaarden uitgewerkt.
De archivistische aspecten, zoals authen-
ticiteit/accepted loss en waardering/selec-
bliceerd. Het GAR legt zijn preserverings
beleid langs deze meetlat.
Digitale Balie
De Digitale Balie vormt de zoekma
chine voor het zoeken in de metadata van
al onze digitale en analoge bestanden. Het
mSSimm
tie, zijn in het preserveringsbeleid veran
kerd. Het Landelijk Overleg Provinciale
Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft in mei
2008 onder de naam ED3 een toetsings
kader voor de beheersomgeving van blij
vend te bewaren digitale informatie gepu-
is mogelijk om analoge en digitale objec
ten te bestellen en aan te vragen. Voor
het bestellen wordt een koppeling met de
webwinkel gerealiseerd. Uiteraard worden
alleen die objecten en/of informatie over
objecten getoond waarvan het volgens de
beperkingsregels toegestaan is. De back
office is ingericht om de aanvragen en
bestellingen af te handelen. Alle aanvra
gen worden geregistreerd, zodat inzicht
kan worden verkregen in de behoefte van
de afnemers. De functionele eisen van
de Digitale Balie zijn opgesteld. We bou
wen de Digitale Balie niet zelf, maar gaan
in zee met een commerciële partner die
een bestaande applicatie naar onze wen
sen inricht. De virtuele studiezaal wordt
verder ontwikkeld met het Stadsarchief
Breda.
De voortgang van al deze deelprojec
ten wordt bewaakt door de 'Monitor grote
automatiseringsprojecten' van de gemeen
te Rotterdam. Zij beoordeelt de project
plannen ook op haalbaarheid en bekijkt of
de plannen SMART (specifiek, meetbaar,
acceptabel, realistisch, tijdgebonden) zijn
geformuleerd. Communicatie over het
project gaat in nauw overleg met de afde
ling PR. Er is een communicatieplan, de
website is op het onderdeel E-depot aan
gepast, we geven presentaties, organise
ren studiedagen en schrijven artikelen.
Op het gebied van verandermanagement
zijn ook de nodige resultaten behaald.
Omdat veel medewerkers betrokken zijn
in één of meer deelprojecten, ontstaan
er werkwijzen en werkverbanden over de
grenzen van de afdelingen heen.
Er is hard gewerkt de laatste jaren. Stap
voor stap is duidelijk geworden wat er
concreet moet gebeuren om het E-depot
met alles erop en eraan te realiseren.
Dat brengt het E-depot een stuk dichter
bij, maar er valt nog heel wat te doen.
De afronding van het project E-depot
is gepland in 2010. We hopen al wel in
2009 het E-depot zonder toeters en bellen
in gebruik te nemen.
46
digitalisering en informatisering
Door Peter Horsman en René Spork
Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief
Rotterdam (GAR) een informatiedag over het project
E-depot. Tijdens deze dag werden de circa 60 deel
nemers op de hoogte gebracht van de ontwikkelin
gen, de stand van zaken en de komende activiteiten
bij het project E-depot van het Gemeentearchief
Rotterdam. De grote vraag was natuurlijk: zijn we er
al bijna? Wanneer worden concrete resultaten zicht
baar? Een overzicht van de stand van zaken.
De hardware aanbesteed
De E-conservator aangesteld
Het metadata-model voltooid
Aanwinsten en retrowerk
Authority beheerder en preserveringsplan
Vu. <yj W:
*7 7,
Realisatie
Peter Horsman is docent en coördinator
onderzoek bij de Archiefschool. Hij is als
adviseur betrokken bij het E-depotproject
van het Gemeentearchief Rotterdam. René
Spork is projectleider Digitale Dienstverlening
bij het Gemeentearchief Rotterdam.
archievenblad
oktober 2008
oktober 2008
archievenblad
