De Wet van Cremer
Kosten en baten van grootschalig di§aliseren
archieven en collecties
archieven en collecties
Spork rept over 'markt en strijd';
sterker, er is buiten een oorlog gaande.1
Niets van gemerkt? Het oude vertrouwde
informatielandschap is in de eenentwin
tigste eeuw geëvolueerd tot een informa
tiemarkt waarbij alles draait om vraag en
aanbod. Bij schaars aanbod is de vraag
prijs hoog. In deze tijden van overvloed
is aandacht een schaars artikel geworden.
Daar waar het om de centen gaat, woedt
de strijd het hardst. Vorig jaar is 1,84 mil
jard euro in Nederland op internet omge
zet. Een paar promille meer aandacht van
de consument levert zomaar een leven in
weelde op.
Wat kan mij die commercie schelen,
zult u denken? Archivarissen ambiëren
immers geen leven in weelde, maar koes
teren archiefschatten. Maar, commercieel
denken betreft niet uitsluitend geld ver
dienen, maar vooral uit de kosten komen
en vervolgens continuïteit realiseren. Wie
kent er niet een voorbeeld van een cul
tuurhistorische website die na het feeste
lijk doorknippen van het lint bij gebrek
aan vervolgfondsen ten onder is gegaan?
Bij het berekenen van de kosten gaat
het er om hoeveel we meerekenen. Hier
wreekt zich namelijk de manier waarop
in Nederland dergelijke projecten wor
den aangepakt. Het liefst worden allerlei
kosten verborgen, want voor je het weet
rijzen kosten de pan uit en gaat het pro
ject niet door. Kosten zitten in mensen
en middelen, waarbij vooral bij de acti
viteiten die de medewerkers ontplooien
een roze bril handig is. Middelen dienen
namelijk gewoon afgerekend te worden
en daar valt moeilijker creatief mee te
boekhouden. Voor het Gelders Archief is
een rekenmodel ontwikkeld dat rekening
houdt met alle kosten, inclusief alle uren
die medewerkers hieraan kwijt zijn: van
creatie tot presentatie op internet, jaar in
jaar uit. Vooral dat laatste blijkt de nek
slag voor het welslagen van een project.
Presentatie op internet hostingmaakt
20% a 35% van de projectkosten uit, dat
betekent dat na drie tot vijf jaar de kosten
voor hosting de oorspronkelijke digitali-
seringskosten gaan overtreffen. En wat is
vijf jaar nu in de archiefwereld?
Dit is niet de eerste keer dat u dit verneemt.
Rationeel is dit inmiddels gesneden koek,
maar er daadwerkelijk naar handelen vergt
meer dan ratio alleen. Feitelijk betreft het
een cultuuromslag die niet iedereen kan
of wil maken. Veranderingen hebben tijd
nodig om in te dalen. Wie is de eerste die
maar er kunnen geen rekeningen mee
worden betaald. Deze begrippen dienen
uitsluitend het doel om onze politieke
besluitvormers te ontdooien en is veelal
de reden om bepaalde kosten iets roos
kleuriger te beoordelen. Hoe kunnen we
nu harde euro's verdienen door onze pro
ducten deels gratis weg te geven? Daar
zijn twee verdienmodellen voor in de
e-commerce: verkoop van abonnemen
ten voor toegevoegde dienstverlening
en advertentieruimte. Om de kosten van
digitaliseren te compenseren en te voor
zien in continuïteit van de geboden infor
matiedienst zal aan één voorwaarde moe
ten worden voldaan: er kunnen alleen
maar genoeg baten worden gegenereerd
wanneer de doelgroep groot genoeg is.
tegen de stakeholder gaat zeggen: "Dit is
het bedrag dat dit project werkelijk kost en
dit kost het de jaren erna
Baten zijn altijd lastig te bepalen
geweest voor archiefinstellingen. Wat zijn
onze diensten waard? We vervallen snel
in abstracte begrippen als 'controle op de
democratie', 'vergroting publieksbereik'
en 'definiëren van de volksidentiteit'. Dit
zijn ook stuk voor stuk belangrijke zaken,
De enige valkuil hierbij is het overvra
gen van de markt en als gevolg daarvan
te weinig abonnementen verkopen. Dat
vergt dus enig marktonderzoek, voordat
prijzen worden vastgesteld.
Voor reclame op internet rekenen
STER en RTL met zogenoemde 'impres
sies'. Een impressie wordt gemaakt wan
neer een bezoeker reclame kan zien. Als
voorbeeld nemen we de goedkoopste
vorm: een zogenoemde skyscraper2 van
120x600 pixels. Hiervoor wordt circa
20 euro gevraagd per 1000 impressies.3
42
Wanneer u het aantal page
views van uw website kent,
kunt u zelf uitrekenen wat
dat voor u zou opleveren en
of dat kostendekkend is. Bij
velen van ons zal blijken dat
dat niet zo is, omdat u in uw
eentje niet genoeg bezoekers
trekt. Hier geldt dat we uit
de schaduw van onze eigen
identiteit moeten treden om
genoeg bezoekers te trekken.
Voor het Gelders Archief is
als voorbeeld voor een gene
alogische informatiedienst
met behulp van de e3-value™
methode4 een rekenmodel
ontwikkeld dat inzichte
lijk maakt hoe geldstromen
lopen en wat er met verschil
lende abonnementsvormen
en reclame-inkomsten uiteindelijk ver
diend kan worden. Uitgaande van drie
miljoen te maken Gelderse scans (kosten
930.000 euro) levert een dergelijke dienst
het Gelders Archief op basis van Genlias-
gegevens ongeveer 100.000 euro per jaar
op. Na ruim negen jaar zijn de kosten
terugverdiend. Ook voor dit rekenmodel
geldt dat niet de uitkomst interessant is,
maar de mogelijkheid verschillende sce
nario's en modellen door te rekenen.
Betrek uw klant
Voorwaarde is dat de doelgroep vol
doende groot is en betrokken wordt bij
het ontwikkelen van een dergelijke infor
matiedienst. Alleen de doelgroep zelf weet
hoe haar wensenlijstje eruit ziet. Het vor
men van een klantenpanel kan naast het
formuleren van de wensen meteen dienen
als testpanel om de informatievaardighe
den in kaart te brengen. Denk vooral niet
dat u dat wel weet. Betrek uw aanstaande,
liefst potentiële, virtuele bezoekers zo
veel mogelijk tijdens het traject. Scannen
kan tenslotte iedereen en het gescande
resultaat is juridisch gesproken meestal
niet eens van ons, maar op het snijvlak
van interactie met de klant en kennis
van de (gedigitaliseerde) collectie ligt
onze kracht. De nieuwe informatiedienst
MijnVoorouders.nl, de beoogde lande
lijke opvolger van diverse genealogische
sites als Genlias en Digitale Stamboom,
biedt een kans om nog een cultuurom
slag te maken. Nu om geld te verdienen
met gratis producten. Er is beweging in de
richting van abonnementen, maar recla
me is nog een stap te ver. Hetzelfde geldt
voor WatWasWaar.nl. Beide kennen een
doelgroep met genoeg kritische massa.
De huidige ontwikkelingen voldoen
aan de Wet van Cremer: "De mogelijkhe
den van nieuwe technologie worden op
korte termijn overschat, maar de gevolgen
op lange termijn onderschat." Zowel aan
de kant van de kosten als de baten is een
cultuuromslag te maken. Dat moet niet
onderschat worden. Bijvoorbeeld eerlijk
zijn tegenover onze besluitvormers over
de werkelijke kosten en de onderhouds
kosten na een project is niet gemakkelijk.
Op dit moment is de noodzaak van digi
taliseren uitsluitend gelegen in die delen
van de collectie die aan autonoom verval
lijden. Het project Metamorfoze speelt
daar op in. De rest is wens en niet alle
wensen worden vervuld. Willen we zelf
onze wensen vervullen, dan moeten we
nieuwe geldstromen genereren. Ook dit
vergt een cultuuromslag, maar hierbij
hoeven we natuurlijk niet in zee te gaan
met B-merken.
De aandacht van de klant is niet te
winnen door het digitaliseren van vele
kilometers en deze vervol
gens te presenteren op onze
eigen website. Wij verwach
ten inmiddels van onze klan
ten dat zij alle websites aflo
pen, overal de frivoliteiten
omzeilen, de eigenaardig
heden van de verschillende
zoekalgoritmes kennen en
ten slotte zichzelf bij allerlei
verschillende instellingen
van inlogcodes, wachtwoor
den en scantegoeden voor
zien. Het Sociaal Cultureel
Planbureau heeft geconsta
teerd dat de klant door de
bomen het erfgoedbos niet
meer ziet. De archiefwe
reld moet één gezicht naar
buiten gaan vertonen. Ook
samenwerking met andere
instellingen in de erfgoedsector vergroot
de doelgroep. Laten we ons vertonen op
fora, wiki's, YouTube en Flickr. Alleen
interactie met onze virtuele klant en de
vorming van een virtuele gemeenschap
communityvan daadwerkelijk geïnteres
seerden biedt een bestendige toekomst.
Alleen dan winnen we een slag in de oor
log om de aandacht van de klant. Zo niet,
sluit ramen en deuren.
43
BBHBBHHi
Door Alfred Stern
Tegenwoordig lijkt het wel of een archiefin
stellingeen scanfabriek is. Het Archiefforum
wordt er dagelijks mee gevuld. Scannen kan
echter iedereen en de bestanden kunnen
op iedere willekeurige harde schijf staan.
Bovendien voegt het digitaliseren geen waar
de toe. De waardetoevoeging van een archief
instelling zit in de interactie tussen klant en
medewerker. Die kan voortdurend opnieuw
worden 'verkocht', maar dat moeten we gra
tis doen. Op internet is dat type dienstverle
ning, die in de studiezaal core business is,
een ondergeschoven kindje.
Creatief boekhouden
Aandacht die vroeger zo gewoon was (coll. Gelders
Archief, foto P.J.de Boo/s).
Baten
Geef uw identiteit op
archievenblad
oktober 2008
Welke winkel zullen we bezoeken? (coll. Gelders Archief,
foto P.J. de Booys).
Cultuuromslag
Eén gezicht
Dit artikel is gebaseerd op de scrip
tie 'Alles digitaal! Wens of noodzaak?
Kosten en baten van grootschalig
digitaliseren bij een archiefinstelling'.
Deze scriptie is geschreven tijdens een
stage bij het Gelders Archief ter afslui
ting van de opleiding informatiedienst
verlening en -management bij Saxion
Hogescholen.
Noten
R. Spork, 'Archivaris in een wereld van markt
en strijd', Archievenblad 112 (2008), nr. 6,
36-39.
2 Zie bijvoorbeeld: www.radi02.nl/ aan de rech
terzijde van het scherm.
3 Zie: www.ster.nl/zakelijk/inkoop/internet_
inkoopmogelijkheden.html
4 Zie: www.e3value.com/ en www.e3value.com/
tools/
oktober 2008
archievenblad
