DOX
Support
rchiefbestanden
U kunt ons inschakelen voor:
Advisering over informatiebeheer en -beleid
Assistentie en detachering
aining, begeleiding en opleidingen
DE REE archiefsystemen met het oog op de toekomst
Degelijk en betrokken
Vervolg van pagina 39
Archivering is er wel op gericht om de
organisatie te reconstrueren 'als ware het
een machine'. Heeft de machine goed
gefunctioneerd? Dat is prima. Dat is de
illusie die we met elkaar creëren. We moe
ten echter niet in de valkuil stappen deze
illusie te zien als werkelijkheid.
Om een organisatie als machine te kun
nen reconstrueren en tegelijkertijd het
organisme te kunnen laten functioneren,
moeten individuele ambtenaren een sleu
telrol krijgen. Zij moeten bepalen wat er
moet worden bewaard. Dit betekent dat
Om een organisatie als machine
te kunnen reconstrueren en
tegelijkertijd het organisme te
kunnen laten functioneren,
moeten individuele ambtenaren een
sleutelrol krijgen.
Zij moeten bepalen wat er moet
worden bewaard. Dit betekent dat
archiefvorming een bewust proces is.
archiefvorming een bewust proces is.
Het is niet meer het medium (papier ver
sus telefoon) dat de archivering bepaalt.
De keuze moet uiteindelijk door de pro
fessionele ambtenaar worden gemaakt.
Ambtenaren moeten zelf keuzen maken
over wat ze op welke wijze willen bewa
ren. Dat staat tegenover de gedachte dat
alles wat ambtenaren schrijven 'stiekem'
wordt bewaard. De fundamentele switch
is dat we niet moeten kijken naar de vraag
'hoe bewaren we e-mail?', maar moeten
nadenken over de vraag 'hoe zorgen we
dat de informatie die later nodig is wordt
vastgelegd en bewaard?'.
Bij het zoeken naar oplossingen voor
het archiveren van e-mail dienen de vol
gende uitgangspunten te gelden:
- Stel niet e-mail maar de informatie
centraal. Hier geldt het principe van het
reconstrueren van de machine.
- Accepteer dat e-mailberichten niet worden
bewaard. Hier geldt dat het organisme in
beslotenheid moet kunnen functioneren.
- Ga uit van het managen van professio
nals. Individuele ambtenaren zullen de
grens tussen machine en organisme moe
ten invullen.
Concreet ingevuld kan dit het volgende
betekenen. Bewustwording van de bete
kenis van e-mail voor bedrijfsvoering
en verantwoording is van groot belang.
Recent gaf ik een cursus aan jonge men
sen werkzaam bij de overheid en niet
één van hen had ooit documenten naar
het archief gebracht. Het besef van het
belang van archivering is zeer beperkt.
Daar moet aandacht aan worden besteed.
Verschillende gemeenten hebben hier al
mooie methoden voor gevonden, zoals
een placemat voor op het bureau of een
klein blokje met daarop de richtlijnen
bondig weergegeven.
Bewustwording gaat er echter vanuit
dat ambtenaren wel in zullen zien dat
zij moeten doen wat het beste is voor
de organisatie. Dit perspectief is enigs
zins naïef. We moeten onderkennen dat
ambtenaren ook individuele belangen
hebben en deze zullen soms overeenko
men met de organisatie, maar soms ook
niet. Uitgangspunt bij het vormgeven
dient daarom veeleer het denken over het
managen van professionals te zijn. Dit
betekent dat het niet alleen moet gaan
om sturen van activiteiten, maar juist ook
om het faciliteren van activiteiten.
Organisaties kunnen het archiveren van
e-mail eenvoudiger maken voor ambte
naren. Een manier waarop dit al gebeurt
is door in Outlook een knop in te bou
wen waarmee ambtenaren direct e-mail
kunnen archiveren. Dergelijke mogelijk
heden zijn al gecreëerd door DNB en het
Stadsarchief Amsterdam. Typerend hier
aan is dat medewerkers zelf kunnen kie
zen of ze archiveren of niet. Ook maakt
de ondersteuning het voor hen eenvoudig
en leidt het niet tot een taakverzwaring.
Duidelijk moet ook zijn dat digitale archi
vering niet alleen voor de organisatie
voordeel oplevert, maar ook voor de indi
viduele ambtenaar. Uit mijn onderzoek
kwam naar voren dat gebrek aan vol
doende schijfruimte een groot probleem
is voor veel ambtenaren. Wanneer het
digitale archiefsysteem daar een bijdrage
aan levert, is de kans groot dat ambtena
ren bereid zijn hiermee te werken.
Sleutelrol
De kernboodschap van mijn verhaal
is dat archiveren geen proces van het
verzamelen van restjes van communica
tie moet zijn, maar een actief proces van
het construeren van een geheugen. In dit
actieve proces dienen ambtenaren zelf
een sleutelrol te hebben. Want zij creëren
het geheugen van de organisatie.
41
Een frisse kijk op
informatiebeheer
Lijnbaanstraat 2 9711 RV Groningen Tel: 050 - 311 2600 Fax: 050 - 313 7350 E-mail: ederee@de-ree.nl www.de-ree.nl
PROJECTBUREAU VOOR DOCUMENTAIRE
ONDERSTEUNING EN CONSULTANCY
Postbus 18, 1474ZG Oosthuizen
Tel.: 0299 - 40 21 30 Fax:0299-40 21 31
http://www.doxsupport.nl E-mail: info@doxsupport.nl
DOXsupport is een landelijk werkende organisatie, die zich bezig houdt met dienstverlening op het gebied van (documentaire) informatievoorziening
Onze klantenkring bevindt zich voornamelijk binnen de overheid, alsmede non-profit organisaties. Aangesloten bij de branchevereniging PIM.
"Onze jarenlange ervaring in de archiefwereld is tot een waardevolle bron van kennis voor het vak geworden."
Leverancier van MAIS-Flexis, MAIS-Internet www.archieven.nladvies en conversies.
Sinds jaar en dag werken DE REE archiefsystemen en
haar klanten op unieke wijze samen.
Door deze samenwerking ontstaan toekomstgerichte
oplossingen, die naadloos aansluiten op de werkwijze
van de archivaris en op zijn dienstverlening aan het
onderzoekend publiek.
Erik de Ree directeur
Oplossingen
Albert Meijer is docent en onderzoeker
aan de Utrechtse School voor Bestuurs- en
Organisatiewetenschap, Universiteit Utrecht.
Literatuur over het archiveren
van e-mail
- R.R. Ball, 'The effects of electronic
mail on organisational structure',
Proceedings of the international Conference
on Information Technology in the Workplace
(z.p., 1991) 49-53
- T. Langenhuijsen, Manage your mail
(Woerden, 2002)
- A. Meijer, De doorzichtige overheid.
Parlementaire en juridische controle in het
informatietijdperk (Delft, 2002)
- A. Meijer, CC'tje naar de baas. E-mail en
verandering in ambtelijke organisaties (Den
Haag, 2006)
- G. Morgan, Images of Organization
(Thousand Oaks, 1998)
- O.K. Ngwenyama, 'Groupware, social
action and organizational emergence:
on the process dynamics of computer
mediated distributed work', Accounting,
Management and Information Technology,
vol. 8 (1998), 127-146
- B. Rocheleau, 'E-mail: Does it need
to be managed? Can it be managed?',
Public Administration and Management,
vol. 7 (2002), nr. 2, 83-116.
- W.R. Scott, Organizations: Rational,
Natural and Open Systems (Upper Saddle
River, 2003)
- H. Taylor, G. Fieldman en S. Lahlou
(2005), 'The impact of a threatening
e-mail reprimand on the recipient's
blood pressure', journal of Managerial
Psychology, vol. 20 (2005), nr. 1, 43-50.
- A. Zuurmond, De Infocratie. Een theo
retische en empirische heroriëntatie op
Weber's ideaaltype in het informatietijdperk
(Delft, 1994)
oktober 2008
archievenblad
