fK
<Ü0
WÊÊM
opmie
opmie
visie op een toekomst
Het archiefbestel in ontwikkeling:
fiRCHI
In de situatie dat de archieven
steeds digitaler worden is mijn visie
dat het Nederlandse archiefbestel
fundamenteel zal wijzigen.
24
25
nwiT-jTf r- 1i -_.^5
Naar een nieumrchiefbestel?
piniEiopim
De discussie over het archiefbestel woedt al jaren. Tijdens de KVAN-ledenvergadering
in Utrecht zegde het KVAN-bestuur zijn leden toe om de discussie ook in dat verband
te voeren. Het is immers belangrijk dat de stem van de archiefprofessionals gehoord
wordt bij het vormgeven van het archiefbestel. Datzelfde geldt voor de stem van de
instellingen. Daarom hebben KVAN- en BRAIN-bestuur besloten deze discussies zo
veel mogelijk samen te organiseren.
De basis van beide discussies zal de uitslag van een enquête onder de leden
van beide verenigingen zijn. Deze enquête staat vanaf deze week on-line en is
te vinden via de sites van de KVAN (www.kvan.nl) en BRAIN (www.archiefbrain.nl).
We roepen hierbij alle leden van KVAN en BRAIN op om deze enquête in te vullen.
U heeft hiervoor tot 1 november a.s. de tijd.
Op basis van de standpunten die hieruit gedistilleerd worden (gedifferentieerd naar
vereniging) zullen in januari 2009 twee discussiebijeenkomsten gehouden worden, op
19 januari en 26 januari in Zwolle en 's-Hertogenbosch. Op deze bijeenkomsten krijgen
de leden van beide verenigingen de gelegenheid om standpunten te nuanceren, aan te
scherpen, te verduidelijken en vooral: om met elkaar in gesprek te gaan. Tot slot zullen
beide besturen de input van de enquête en discussiebijeenkomsten gebruiken om een
standpunt namens de eigen vereniging te formuleren. Standpunten en bijbehorende
stukken zullen gezamenlijk aan de wetgever worden aangeboden.
Als aftrap voor de discussie, om u stof tot nadenken te geven en u te helpen bij het
bepalen van uw standpunt, hebben we vier mensen uit het archiefveld gevraagd hun
ideeën kort te schetsen. We hopen dat deze korte essays u inspireren bij het invullen
van de enquête en bij de daarop volgende discussies.
Het KVAN-bestuur
Het BRAIN-bestuur
Waarheen met het archiefbestel? Cartoon van Willem Küller.
Door Geert-Jan van Bussel
Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren
in beweging, maar niemand weet echt waarheen.
Mij is gevraagd een kort overzicht te geven van mijn
ideeën over de ontwikkeling van dit bestel.
De steeds digitaler wordende informatiehuis
houding binnen organisaties (in principe is bijna
ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt
gegenereerd bom digital) gaat mijns inziens grote
gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg
en het beheer van cultureel erfgoed wordt geor
ganiseerd.
In het huidige bestel ligt in de Archiefwet 1995
vast wie belast is met de zorg (de bestuurlijke ver
antwoordelijkheid) en het beheer (de ambtelijke
verantwoordelijkheid) van archieven en het toe
zicht op beide aspecten. Ik ga hier niet in op hoe
die zorg en dat beheer in de praktijk uitwerken;
dat is voor dit gremium een bekend gegeven.
Ik wil hier wel aangeven wat mijns inziens de
bottle-necks zijn van het wettelijk systeem, die
aangeven dat het bestaande bestel drastisch dient
te worden gewijzigd.
Bottle-necks
Die bottle-necks zijn:
het feit dat de Archiefwet 1995 in principe een
cultuurwet is en geen informatiewet;
de kunstmatige scheiding tussen zorg en
beheer schept een fictieve verantwoordelijk
heidssituatie die in de praktijk niet werkt;
het toezicht op het beheer is dermate verwe
ven met de ambtelijke organisatie en dermate
functioneel en hiërarchisch afhankelijk van de
zorgdrager dat effectief toezicht onmogelijk is;
het toezicht op de zorg ontbeert elke effec
tieve sanctie om die zorgdragers die hun ver
antwoordelijkheid ontlopen voor een verant
woord archiefbeheer te dwingen anders te
handelen;
de verplichte overdracht van te bewaren
archiefbescheiden naar archiefbewaarplaatsen
creëert een nieuwe situatie qua beheer, maar
vaak niet qua zorg, waardoor 'goede, georden
de en toegankelijke staat' niet of nauwelijks
kan worden afgedwongen.
Een ander probleempunt, wat niet direct te
maken heeft met het bestel, is dat zowel bij zorg
dragers als bij beheerders en toezichthouders de
kennis ontbreekt om in technologische omge
vingen de zorg, het beheer en het toezicht op
de archieven vorm te geven. Juist door de
digitalisering van de archieven ontstaat
de situatie dat door de archiefvormer
technische en organisatorische maat
regelen dienen te worden genomen die
waarborgen dat te bewaren bestanden
behouden blijven. Traditioneel lag die
verantwoordelijkheid na de overdracht
van de archieven bij de archiefdienst die
de archiefbewaarplaats en de daarin opge
nomen archieven beheerde.
In de situatie dat de archieven steeds
digitaler worden is mijn visie dat het
Nederlandse archiefbestel fundamenteel
zal wijzigen.
Ideale situatie
In een ideale situatie dient mijns
inziens het volgende te gebeuren:
1. de Archiefwet 1995 wordt vervangen
door een Informatiewet, waarin regels
en eisen worden opgenomen aangaan
de informatie- en archiefbeheer in alle
fasen van het records continuum, alsme
de voor wat betreft de beveiliging en
openbaarheid van de beheerde bestan
den in dat continuum;
2. de Informatiewet wordt van toepassing
op alle organisaties die publieke taken
uitvoeren, ook al zijn deze geprivati
seerd;
3. een lijst van publieke taken wordt
ieder jaar geactualiseerd en bij KB vast
gesteld;
4. een lijst van organisaties die publieke
taken uitvoeren en waarop dus de
Informatiewet van toepassing is, wordt
ieder jaar geactualiseerd en bij KB vast
gesteld;
5. alle organisaties die onder deze
Informatiewet vallen zijn volledig
onderhevig aan alle bepalingen zoals
die in het Wetboek van Strafrecht zijn
vastgesteld en kunnen als zodanig ter
verantwoording worden geroepen (met
nauwkeurig bepaalde uitzonderingen);
6. de organisaties die onder deze
Informatiewet vallen krijgen de ver
plichting opgelegd:
a. al hun informatiebestanden te
beheren en te behouden volgens
de uitgangspunten van NEN-ISO
15489 en NEN 2082;
b. al hun informatiebestanden te
beveiligen volgens de Code voor
Informatiebeveiliging (NEN-ISO
27002);
c. een interne audit-afdeling in te
richten die de verplicht opgelegde
normen intern toetst op het infor
matie- en archiefbeheer in alle
fasen van het records continuum
alsmede de informatiebeveiliging.
Deze afdeling dient te bestaan uit
IT'ers, archivarissen, document- en
records management-specialisten,
beveiligingsspecialisten en kwali
teitsdeskundigen. Alle functiona
rissen dienen als auditor te worden
opgeleid. Organisaties mogen een
samenwerkingsverband inrichten
om de interne auditfunctie geza
menlijk vorm te geven of mogen
deze auditdienst extern afnemen
van dienstverleners in de markt;
d. periodiek (minimaal één keer per vijf
jaar) een externe audit uit te voeren
op het informatie- en archiefbeheer
en de informatiebeveiliging door
een door de Raad voor Accreditatie
erkende toetsingsinstelling, die
dient te leiden tot een certificatie
van de organisaties volgens de ver
plichte normen. Deze toetsingsin
stelling dient onafhankelijk te zijn
van de interne auditafdeling;
e. de interne en externe auditrappor-
ten voor te leggen aan de gemeen
telijke, provinciale of nationale
Rekenkamers (afhankelijk van het
bestuursniveau van de publieke
taak) en deze openbaar te maken
middels de website van het orgaan;
f. de af- of aanwezigheid van een cer
tificatie te vermelden op de home
pagina van de website van de orga
nisatie;
g. hun informatie- en archiefbestan
den volledig toegankelijk te maken
en te houden vanaf hun ontstaan en
daartoe ook deskundigheid (IT'ers,
document- en recordsmanagement-
specialisten en archivarissen) in
huis te hebben;
h. hun archieven (met specifieke uit
zonderingen) volledig openbaar te
maken na tien jaar;
i. hun informatie-infrastructuren en
gebruikte informatietechnologie
zodanig in te richten dat alle infor
matie- en archiefbestanden in alle
fasen van het records continuum op
een verantwoorde manier kunnen
worden beheerd en toegankelijk
worden gehouden.
7. de Algemene Rekenkamer krijgt de
bevoegdheid tot het toezicht op de
zorg bij alle organisaties die onder de
Informatiewet vallen en heeft de ver
plichting al deze organisaties periodiek
(minimaal lx per vijf jaar) op die zorg
te toetsen. Een negatief oordeel door
de Algemene Rekenkamer leidt tot een
financiële sanctie die bij wet wordt vast
gesteld.
8. de organisaties die onder de Informatie
wet vallen mogen een samenwerkings
verband inrichten voor het beheer van
hun archiefbestanden, waarbij zij de
verantwoordelijkheid houden in die
samenwerkingsorganisatie de elemen
ten g), h) en i) zoals hierboven ver
meld, blijvend in stand te houden. Bij
een audit op het beheer of een toets op
de zorg wordt deze samenwerkingsor
ganisatie onderzocht.
Toetsbare situatie
De zorgvuldige lezer zal bemerken dat
het mogelijk is om de bestaande organisa
tievormen (Nationaal Archief, rijksarchief
in de provincie, gemeentearchief, water
schapsarchief, regionaal historische cen
tra) in stand te houden. In mijn optiek
zal dat in een dergelijke constellatie niet
gebeuren, omdat het kostenaspect in een
digitale omgeving samenwerking zal ini
tiëren. In mijn optiek zal het volgende
gaan gebeuren:
1samenvoeging van het Nationaal Archief
met de Koninklijke Bibliotheek, zodat
investeringen in onderzoek, technische
infrastructuren en organisatie slechts
eenmaal behoeven te worden ingezet.
Beide organisaties richten zich op het
behoud van cultureel erfgoed van onge
veer hetzelfde karakter. Uiteraard zijn er
verschillen in de status van de beheerde
informatie, maar de beheersproblema-
tiek is grotendeels identiek.
Lees verder op pagina 27
archievenblad
oktober 2008
oktober 2008
archievenblad
nnn
