Scripties Archivistiek 6 ei
Bachelor Mediclnformatie en Communicatie
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
diezaal is het van belang de doelgroepen
beter te beschrijven. De archiefdienst kan
rekening houden met de behoeften per
doelgroep en de manier waarop zij bena
derd wil worden. Resultaat: elke doelgroep
krijgt zijn eigen virtuele archivaris.
(Reageren? Mail naar: hans.berende@
ddisplay.nl)
Het begrip 'acquisitie' in de archivis-
Archiefinstellingen werken aan dienst
verlening op internet, ook wel aangeduid
als de virtuele studiezaal. Zij onderzoe
ken met welke hulpmiddelen de bezoe
ker geassisteerd wil worden. Met andere
woorden: aan welke omschrijving dient
de virtuele archivaris te voldoen. Het
Nationaal Archief diende als casus voor
deze vraag.
De virtuele archivaris assisteert recht
streeks de archiefbezoeker bij het verrich
ten van virtueel onderzoek; het gaat niet
om doorverwijzingen naar bijvoorbeeld
een cursus. De archiefbezoekers zijn onder
te verdelen in doelgroepen met eigen spe
cifieke kenmerken: cognities, zoekmetho
den en interesses. Assistentieopties helpen
de archiefbezoeker bij zijn digitale onder
zoek, zoals chatten, zoekmachines, FAQ's,
e-loketten, e-mailen, e-formulieren, SMS,
expertsystemen en vraagbaaksystemen
als Al@din. Als back-up geldt nog steeds
de archivaris aan de telefoon. De assisten-
tieoptie zijn beschreven: de presentatie
vorm, het type vragen, de zekerheid van
hulp (op maat) en de beschikbaarheid.
De opties worden weer gekoppeld aan
de kenmerken van de doelgroepen. Het
blijkt dat de diverse hulpmiddelen zijn te
koppelen aan verschillende doelgroepen.
Een nieuwe doelgroep hoeft niet per se
met nieuwe assistentieopties benaderd te
worden. De inzet van de hulpmiddelen
wordt bepaald door het samenspel, het
aanbod en de toepassingsmogelijkheden
van de hulpmiddelen. Reeds bestaande
informatie kan in verschillende assisten
tieopties gegoten worden.
Voor een goed gebruik van de virtuele stu-
Het begrip 'acquisitie' in de archivis
tiek wordt nog maar recent gebruikt, sinds
de zogeheten Nota Archiefbeleid 1985. In
Het tekort van het teveel (2005) legt de Raad
voor Cultuur meer verantwoordelijkheid
voor particuliere archieven bij de over
heid: de zorg voor infrastructuur, over
zicht, kaders en financiële en beheers
matige vangnetten voor wat bedreigd of
verwaarloosd wordt. Op grond van de
omschrijving van het rapport Het tekort
van het teveel kreeg 'representatief' de vol
gende definitie: "Een bestand van bewa-
renswaardige archieven is representatief
als het elk individu, elke maatschappelij
ke groepering en de samenleving in staat
stelt te ontdekken wat haar/zijn geschie
denis is."
In het onderzoek staat het Gemeentearchief
van Heerenveen centraal. Over de periode
1800 tot 1985 is een historisch profiel
opgesteld van de gemeente Heerenveen
en haar voorgangers. De trefwoorden die
aan de profielen zijn gekoppeld worden
gebruikt om de particuliere archieven te
toetsen op representativiteit. Op archie
ven is een analyse gemaakt, die weer is
vergeleken met het historische profiel.
Drie categorieën hebben prioriteit gekre
gen om actief representatieve particuliere
archieven te verwerven: 'Onderwijs en
wetenschap', 'Cultuur, recreatie en evene
menten' en 'Economisch leven'.
Deuzeman sluit het onderzoek af met aan
bevelingen: zorg voor de actieve acquisitie
van particuliere archieven; evalueer het
bestaande beleid en formuleer nieuw beleid;
onderhoud een register van particuliere
archieven in de gemeente en organiseer
acquisitie in samenhang met exposities.
(Reacties naar djdeuzeman@gmail.com)
Sinds de jaren negentig van de vorige
eeuw is de schaalvergroting van archief
diensten ingezet. Archieven fuseren niet
alleen met elkaar maar ook met andere
culturele instellingen. Het overheidsbe
leid is gericht op het meer publiek maken
van de archieven (en tegelijkertijd geld te
besparen).
De gemeente Kerkrade is een middelgrote
gemeente met ongeveer 50.000 inwoners.
Het historisch archief is in eigen beheer.
Het kleine Gemeentearchief Kerkrade is
niet gefuseerd, maar maakt onderdeel
uit van het cluster DIV en archief. In dit
onderzoek is een SWOT-analyse uitge
voerd. In het verleden is de positie van
het gemeentearchief binnen de gemeen
telijke organisatie al vaker onderwerp van
discussie geweest.
Het Gemeentearchief Kerkrade kan als
toekomstscenario kiezen uit veertien
mogelijkheden die allemaal personele,
financiële, wettelijke consequenties en
gevolgen voor het publiek hebben. Voor
Kerkrade is er naast de reeds bestaan
de samenwerkingsvormen een nieuwe
mogelijkheid: samenwerking over de
grens. Na analyse van de consequenties
van deze toekomstmogelijkheden blijken
er vijf reëel. Het in eigen beheer houden
van het historisch archief staat voorop.
Er bestaat geen noodzaak tot uitbesteden.
De beste toekomstoptie voor Kerkrade is
een gemeentearchief als zelfstandig orga
nisatieonderdeel.
(Wilt u reageren? Mail dan naar: dhbts@
kerkrade.nl)
De archiefinspectie toetst de archie
ven en het archiefbeheer aan de wet
en regelgeving, in het bijzonder aan de
Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit
1995. De archiefinspectie van het Gemeen
tearchief Rotterdam wil weten of de door
haar gebruikte inspectiemethode alle
gewenste objecten toetst. Ter vergelijking
is bij het Regionaal Archief Rivierenland
getoetst of daar alle gewenste archiefin
spectie-objecten worden geïnspecteerd.
Het onderzoek richt zich op het in kaart
brengen van de archiefinspectie-objec
ten. De objecten zijn toegelicht inclu
sief hun juridische context. De lijst van
gewenste inspectieobjecten is voorgelegd
aan de twee archiefinspecteurs. Naar aan
leiding van hun antwoorden is een over
zicht opgesteld waarin is vermeld of de
gewenste inspectieobjecten al dan niet
onderdeel uitmaken van hun inspectie.
Hieruit blijkt dat Rotterdam praktisch alle
gewenste objecten bevraagt; Rivierenland
bevraagt een aantal objecten minder dan
GAR. Beide archiefinspecties hebben
hiervoor hun redenen. Het toevoegen
van ontbrekende objecten zal Rotterdam
waarschijnlijk weinig meerwaarde ople
veren. Het verdient aanbeveling een ver
volgonderzoek te doen naar de effecten
van de inspectiemethode op de kwaliteit
van de archivering. Welk effect hebben
rapportages, vervolgonderzoeken en aan
bevelingen op de archivering?
(Reacties naar: nhoevenaars.rar@obtiel.nl)
Om elementen van beschrijvingen
op internet in metacatalogi doorzoekbaar
en uitwisselbaar te maken en flexibel te
presenteren zijn standaarden nodig. Voor
archivistische beschrijvingen zijn Encoded
Archival Description (EAD) en Encoded
Archival Context (EAC) ontwikkeld.
Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek
in Deventer heeft het voornemen de toe
gangen volgens deze standaarden digitaal
beschikbaar te stellen. Dit betekent dat de
bestaande toegangen retrospectief wor
den gecodeerd volgens de beschrijvings
standaarden. Dit onderzoek richt zich op
de vraag: Hoe kan EAD/EAC in kleine en
middelgrote archiefdiensten worden toe
gepast bij digitalisering van toegangen,
om deze op een gestandaardiseerde wijze
te kunnen presenteren?
EAC biedt de mogelijkheid tot het delen
van beschrijvingen; archivistische infor
matie kan aangevuld worden met andere
informatie. Beschrijvingen van archief
vormers - los van archieven - kunnen
gebruikt worden als afzonderlijke infor
matiebron. Er zijn veel redenen om EAD te
omarmen. Willen archiefdiensten (poten
tiële) gebruikers bereiken, dan moeten zij
daarvoor het internet gebruiken; dat ver
wachten de gebruikers ook. Het web is de
plaats waar archiefinstellingen hun bezit
toegankelijk moeten maken. Er is geen
alternatief voor EAD. EAD-conversiepro-
jecten zijn omvangrijk. Veel factoren heb
ben invloed op de methodiek, de kwaliteit
en de duur van een EAD-conversietraject.
Ervaringscijfers van de conversiefasen zijn
maar beperkt beschikbaar en moeilijk te
vergelijken, waardoor het vaststellen van
gemiddelden moeilijk is. Kleine en mid
delgrote archiefdiensten hebben minder
ontwikkelingskracht - kennis, personeel,
financiën. Het is geen toeval dat grote
instellingen de early adopters waren. Voor
kleine en middelgrote archiefinstellingen
lijkt een eigen EAD-conversietraject geen
doelmatige aanpak, tenzij kennis van EAD
en ISAD(G) en een adequate ICT-onder-
steuning aanwezig is. Het (deels) uitbeste
den van een EAD-conversie en het parti
ciperen in gezamenlijke projecten - denk
aan het project Zuid-Hollandse Collecties
Digitaal - is een goed alternatief voor een
volledige 'in-huis' aanpak.
Het online beschikbaar stellen van archief
toegangen vraagt om een eigen manier
van presenteren. De website, het archie
venoverzicht en alle zoekfuncties moe
ten voldoen aan eisen met betrekking tot
functionaliteit en gebruikersvriendelijk
heid. Een van de belangrijkste voorwaar
den is contact te hebben met een archi
varis, bijvoorbeeld via chat of e-mail. Het
online aanbieden van de toegangen heeft
voor de dienstverlening gevolgen: het
aantal vragen aan de archivaris neemt toe
en de gebruikers verwachten meer van de
dienst.
(Uw reacties kunt u mailen naar marion.
karsch@tiscali.nl en j.keuning@home.nl)
Verschillende instellingen in Neder
land acquireren archiefmateriaal met
betrekking tot Afrika. Deze instellingen
hebben alle een eigen acquisitieprofiel.
Het Afrika-Studiecentrum in Leiden is het
enige academische onderzoeksinstituut in
Nederland dat geheel gewijd is aan Afrika.
Het studiecentrum heeft laten onderzoe
ken of het mogelijk is een eigen archief
afdeling te starten en daarvoor actief
archieven te acquireren. Het onderzoek
was gericht op het in kaart brengen van
de belangrijkste factoren: met name welke
financiële, personele en fysieke capaci
teit vereist is om een archiefafdeling op
te richten. Het onderzoek richtte zich op
de draagkracht van het studiecentrum.
De onderzoekers en bibliotheekmedewer
kers van het Afrika-Studiecentrum zijn
geïnterviewd om hun animo voor de plan
nen te peilen. Het zoekgedrag van onder
zoekers is onderzocht in samenwerking
met de IDC-publishers. Een questionnaire
over het gebruik van primaire bronnen
is verstuurd naar de onderzoekers in de
mailinglist van het Afrika-Studiecentrum.
Bij een aantal gelijksoortige instellingen
is onderzocht hoe de situatie daar is.
De scriptie rond af met de aanbevelingen
dat de huidige personele en financiële
capaciteit van het Africa-Studiecentrum
onvoldoende is om een eigen archief
afdeling te beginnen en dat men geen
actief acquisitiebeleid moet voeren.
Persoonsarchieven die worden aangebo
den door particulieren (passieve acquisi
tie) zou het studiecentrum wel aan kun
nen nemen.
(Reageren? Mail naar priscillalow@hot-
mail.com)
23
Door Marieke de Haan
Aan de Hogeschool van Amsterdam zijn in
2007 archivarissen afgestudeerd met de
Bachelor Media, Informatie en Communicatie
en het diploma Archivistiek B. Hieronder een
samenvatting van de eerste zes van twaalf
scripties. In een volgende editie leest u meer
over de andere zes scripties. De scripties zijn
(digitaal) te raadplegen in de bibliotheek van
De virtuele archivaris. Directe digitale
dienstverlening in de virtuele studiezaal
Hans Berende
Acquisitie van representatieve parti
culiere archieven voor het Gemeente
archief van Heerenveen
Dick Deuzeman
Diane Habets
David en Goliath. De toekomst van een
klein gemeentearchief
Nico Hoevenaars
De objecten van archiefinspectie. Een
overzicht van gewenste objecten van
archiefinspectie, getoetst aan twee
gemeentelijke archiefinspecties
22
Marion Karsch en Jan Keuning
EAD en EAC - grensoverschrijdend en
grensverleggend: het converteren van
archivsitische toegangen naar XML-
standaarden
Priscilla Low
Onderzoek naar het opzetten van
een archiefafdeling bij het Afrika-
Studiecentrum
Marieke de Haan is medewerker communi
catie bij de Archiefschool te Amsterdam.
archievenblad
oktober 2008
oktober 2008
archievenblad
