Li!
juridische zaken
juridische zaken
Het congres in de Raadzaal van het
Haagse stadhuis had een plenair karakter,
's Ochtends gaven de directeuren-gene
raal van de ministeries van BZK en OCW
zicht op hun beleidsvoornemens voor
de komende jaren.1 Kuipers (BZK) deed
dit door een vooruitblik van tien jaar te
hanteren. Kranendonk (OCW) richtte
zich meer op de historie van het archief
wezen. Kernwoorden in de speeches
waren 'herbezinning op overheidstaken',
'openbaarheid van overheidsinformatie'
en 'de betekenis van digitalisering van
overheidsinformatie'. De ochtend werd
besloten door prof. dr. Gerard Rooijakkers
van de Raad voor Cultuur. Hij overhan
digde, mede namens de Raad voor het
Openbaar Bestuur, het eerste exemplaar
van het advies 'Informatie: grondstof
met toekomstwaarde'2 aan beide DG's.
De middag stond in het teken van drie
debatsessies. In de debatten kwam veel
aan bod. Hieronder een verslag van een
aantal onderwerpen.
Rob Kuipers, DG Organisatie en
Bedrijfsvoering Rijk i.o., ging allereerst in
op een discussie binnen de rijksoverheid
over de uitbesteding van taken. Hij stelde
dat er sprake is van een krimpende over
heid die nadenkt over haar eigen taken.
De vraag die men zich hierbij stelt is: 'Wat
moet de overheid zelf blijven doen, res
pectievelijk waartoe zijn marktpartijen
geschikt of beter toegerust?' Zo is na een
onderzoek bij de CAS besloten dat de CAS
zich voortaan richt op het zogeheten
'hogere niveau' van complexe dossierbe
handeling. Simpele dossierbehandeling
kan tegen een lagere kostprijs door markt
partijen worden gedaan. Deze herbezin
ning op de uitvoering van overheidstaken
kan verschillende gevolgen hebben, zoals
onderbrengen van werkzaamheden in
een Shared Service organisatie. Maar uit
besteden naar de markt is zeker ook een
serieus te nemen optie. Zoals Kuipers aan
gaf: "Vooral voor klussen waarin de markt
steeds beter aan het worden is."
In de derde debatsessie nam Marcel
Duijghuisen deze uitbesteding van over
heidstaken ook tot uitgangspunt. Hij
stelde dat de taak voor archieven heel
eenvoudig is te formuleren: "Er ontstaan
archieven die we willen beheren, iemand
moet er op toezien dat dit goed gebeurt,
we hebben afgesproken dat er stukken
zijn die langere tijd opgeslagen moeten
worden en iedereen mag die stukken
bekijken." Dit moet gewaarborgd. Maar
de vanzelfsprekendheid dat dit alles door
archiefdiensten wordt gedaan mag vol
gens hem worden losgelaten. Accountants
kunnen het toezicht doen, marktpartijen
bouwen wettelijk goedgekeurde depots
en in de dienstverlening kan worden
samengewerkt met de bibliotheek. Deze
inleiding gaf natuurlijk stof tot discussie.
Over de vraag of toezicht uitbesteed kan
worden waren de meningen verdeeld. Net
als over de vraag of dit dan in wetgeving
moet worden geregeld.
DG Cultuur en Media Judith
Kranendonk ging, na een aardige inlei
ding waarin ze vooral de historie van het
archiefwezen en de rol van de KVAN daar
in benoemde, in op de openbaarheid van
overheidsarchieven. Deze openbaarheid is
één van de thema's die de komende jaren
de beleidsagenda zal bepalen: "Het demo
cratisch functioneren van de samenleving
is onder meer af te meten aan de open
baarheid van haar archieven."
Kuipers koppelde openbaarheid van j
informatie aan het uitgangspunt van
eenmalige opslag en meervoudig gebruik
van informatie. Dat levert concrete vra- j
gen als: 'Wie beheert die informatie?' en
'Wie is ervoor verantwoordelijk?'. Maar
ook fundamentele vragen rondom open- j
baarheid. Kuipers gaf aan dat een bezin
ning op de concepten die zijn vastgelegd j
in de Wet Openbaarheid van Bestuur
(WOB) en de Archiefwet nodig is. Met als
voorzichtige conclusie: "Wellicht moeten
we toe naar zoiets als een geïntegreerde
Wet op de Overheidsinformatie."3 Over
deze ontwikkeling richting een moge
lijke Informatiewet was Kranendonk heel
duidelijk. Haar voorkeur gaat eerder uit
naar 'vooruitgang in kleinere stappen'
dan van een grand design. Dit wijst op een
tweesporenbeleid: voorlopig aanpassin-
gen in de Archiefwet 1995 en langzamer
hand toewerken naar nieuwe en brede
Informatiewetgeving.
Deze nieuwe wetgeving ook uit laten
strekken over particuliere archieven
was iets waar tijdens de middagdebat
ten weinig steun voor was. Het onder
werp particuliere archieven werd inge
leid door Marieke Kroonen.4 Zij verwees
naar de aanbeveling van de commissie-
Jeurgens tot het uitvoeren van Historisch
Maatschappelijke Analyses. Dit heeft voor
archiefdiensten verschillende consequen
ties, maar mogelijk ook voor de eigena
ren van particuliere archieven. In plaats
van een regeling per wet stelde Kroonen
een nieuw Centraal Register Particuliere
Archieven (CRPA) voor. Een register dat
niet alleen een bron voor institutioneel
onderzoek is, maar ook een middel om
particulieren bewust te maken van de cul
tuurhistorische waarde van hun archief.
Dit CRPA dient ook om de beweging van
particuliere archieven te monitoren, aan
gezien een feit is dat waardevolle archie
ven naar het buitenland verdwijnen. Bij
dat CRPA past advisering aan die particu
lieren over het beheer en behoud.
In het aansluitend debat werd gewezen
op kamermoties uit 2005 en 2006 die een
verruiming van de openbaarheid van par
ticuliere archieven beoogden. Voorgesteld
werd om, aan de hand van dit politieke
signaal, de systematiek van wetgeving
onder de loep te nemen en niet uit te
gaan van de vraag: 'Wie is de archiefvor
mer?', maar van: 'Wat is het belang van
informatie in een bepaald archief?' Waar
de particuliere archiefbescheiden het
openbaar belang raken zou dan in eni
gerlei vorm, bijvoorbeeld via het register,
beschikbaarheid van dat archief geregeld
kunnen worden.
De waarde van archieven komt expli
ciet tot uiting in de titel van het advies
van de Raad voor Cultuur en de Raad voor
het Openbaar Bestuur: 'grondstof met
toekomstwaarde'. Archieven hebben een
bedrijfsvoering-, verantwoording- en his
torische waarde. Maar tijdens dit congres
bleek ook een maatschappelijke waarde.
Archieven kunnen burgers zodanig toe
rusten, dat de burger zijn weg kan vinden
in de samenleving. Zowel Rooijakkers als
Kranendonk spraken hierover in relatie
tot het cultureel burgerschap. Hanneke
van Aalst sprak ook over dit maatschappe
lijk belang van archieven, gekoppeld aan
het begrip 'historisch besef'. Zij rekent het
ontwikkelen van historisch besef tot een
publieke taak. "Zonder historisch besef
worden soms absurde beleidsbeslissingen
genomen. Met historisch besef is er meer
oog voor de waarde van onze samenle
ving. Er is dan sprake van vergroting van
de sociale cohesie."
Voor archivarissen is de waarde van
archieven een vanzelfsprekendheid.
Misschien dat hierin de reden ligt dat tij
dens het congres verder geen aandacht
aan dit onderwerp werd besteed. Toch
lijkt het er op dat er naast een primaire
(bedrijfsvoering, verantwoording) en
secundaire (geheugen, historie) nu lang
zamerhand ook een derde waarde aan
archieven verbonden wordt: een maat
schappelijke waarde.
De impact van ICT-ontwikkelingen
op de overheidsinformatievoorziening
kwam gedurende de dag meermalen
ter sprake. Kuipers beet 's ochtends het
spits af met drie voorspellingen die de
komende jaren hun beslag zullen krijgen.
"Digitalisering betekent: 1. dat mensen
zowel tijd- als plaats- en 'device'-onafhan-
kelijk gaan werken; 2. eenmalige opslag
van informatie en meervoudig gebruik
van die informatie; 3. het oplossen van
vraagstukken met betrekking tot de duur
zaamheid en toegankelijkheid van die
informatie."
Als conclusie stelde Kuipers dat door digi
talisering de inrichting van de informatie
voorziening verandert. Archivering wordt
onderdeel van de bedrijfsprocessen. Met
als gevolg dat de overheid moet organi
seren dat zij in control is van de informa
tiehuishouding. "Dat betekent verant
woordelijkheden voor de informatievoor
ziening hoger beleggen; zorgen voor de
vereiste vaardigheden op het snijvlak van
archivering en ICT; zoeken naar oplossin
gen voor het borgen van de duurzaam
heid en de toegankelijkheid van digitale
informatie."
Hans Waalwijk en Rob Kramer vulden
deze vraagstukken 's middags aan. Kramer
gaf aan dat volledige archivering in de
huidige digitale wereld niet voorkomt.
Veel informatie heeft een uiterst vluch
tige betekenis, is vaak niet meer dan een
tijdelijk hulpmiddel in het proces. In de
praktijk maken organisaties telkens weer
impliciete of expliciete keuzes wat zij
wel of niet in hun systemen opnemen.
Zijn voorstel was daarom om de definitie
'archiefbescheiden' te beperken tot de for
mele rol die procesgebonden overheidsin
formatie heeft. Dat betekent dat we niet
alle neerslag willen beheren en beheersen,
Lees verder op pagina 15
@ongres 90 jaar Aniefwet, hoe nu verder?
Door Erika Hokke
"De Archiefwet is ons speeltje, maar niemand
wil met ons meespelen", was een van de
zinnen die gesproken werd tijdens het mid
daggedeelte van het congres over 90 jaar
Archiefwet. Het bestuur van de KVAN orga
niseerde dit congres met een dubbel doel.
Enerzijds om te vieren dat in Nederland de
toegankelijkheid van archieven al sinds 1918
in wetgeving is gewaarborgd. Anderzijds om
te kijken welke wetgeving de komende jaren
van belang is. Wetgeving die gericht is op het
waarborgen van democratische beginselen
als openbaarheid en toegankelijkheid van
overheidsinformatie zou immers 'ieders'
speeltje moeten zijn!
Hoe nu verder? Het programma van het congres wordt
uitvoerig bestudeerd (foto's Harry Hendriks).
Herbezinning op overheidstaken
Openbaarheid
archievenblad
mei 2008
Particuliere archieven
Nieuwe waarde?
In de stijlvolle Raadzaal van het Haagse stadhuis vond het
plenaire deel van het congres plaats.
Digitalisering
mei 2008
archievenblad
