E-depot Rotterdam
HOE DIEP KUN jIDALEN?
Mni
Het optimistische motto bij start was:
"E-depot: doen!" Het projectontwerp was dan ook
vooral pragmatisch en resultaatgericht, indach
tig het overzichtelijke advies van Doug Taylor
Munroe, in de jaren negentig van de vorige eeuw
werkzaam voor de National Archives of Canada:
"Hoe begin je een digitaal archief in twee stap-
Niet de verschillen, maar de
overeenkomsten tussen de collecties
vormden het vertrekpunt.
pen? Stap 1: koop een computer. Stap 2: have
funl". Maar met een computer alleen, die in dit
geval zelfs door een geïnteresseerde leverancier
om niet beschikbaar werd gesteld, ben je er nog
niet. Voor de 'fun' is ook software nodig. Gezien
de breedte van de eigen digitale collecties koos
het Gemeentearchief Rotterdam voor open
source software voor digital libraries, dit met de
gedachte dat een bit een bit is, of het nu onder
deel van een archiefstuk is of van een boek of een
foto. In het donker zijn alle katjes grauw. Niet
de verschillen, maar de overeenkomsten tussen
de collecties vormden het vertrekpunt. En om
alvast enigszins op de gebeurtenissen vooruit te
lopen: dit uitgangspunt is tot op de dag van van
daag overeind gebleven!
De keuze viel op het softwarepakket DSpace,
dat gratis beschikbaar is en dus goed zou pas
sen binnen het beperkte budget. Een collega van
de bibliotheek van de Erasmus Universiteit was
bereid zijn kennis en kunde wat betreft DSpace
met ons te delen. Hij gaf zelfs een demonstratie
die de toeschouwers overtuigde van de betrek
kelijke eenvoud van het pakket. Voor de instal
latie was wel specialistische hulp nodig - die was
niet gratis - maar de initiële kosten bleven in elk
geval beperkt.
Toch bleef het hele project een tamelijk
grote sprong in het duister, ook al had onze
raket ambitie als brandstof en daarmee kun je
- zie vorige artikel - heel hoog vliegen. De meer
aardse leden van de projectgroep E-depot had
den behoefte aan nadere kennismaking met een
organisatie die al ervaring had opgedaan met het
beheer van digitaal geboren of gedigitaliseerde
archieven. En zo toog een brede delegatie van het
Gemeentearchief Rotterdam naar The National
Archives in Kew, Engeland.
Het bezoek aan deze instelling hielp met de
keuze hoe het E-depot in de organisatie te plaat
sen. Bij The National Archives is een afzonder
lijke afdeling Digital Preservation ingericht,
die verantwoordelijk is voor alle beheersfunc
ties ten aanzien van digitale informatie. Het
Gemeentearchief Rotterdam stond juist maximale
integratie in de bestaande organisatie voor ogen:
elke beherende afdeling wordt verantwoordelijk
voor digitale informatie en beheert dus bepaalde
typen documenten, ongeacht de vorm. De afde
ling Materieel Beheer krijgt ook het behoud van
digitaal materiaal in haar takenpakket. En de
studiezaal (baliediensten) stelt zowel analoge als
digitale informatie beschikbaar. Het gevolg van
die keuze is dat beheer en beschikbaarstelling
van digitale bestanden in werkprocessen inge
past moeten worden. Dat besluit leidde tot drie
fundamentele functionele eisen:
geen dubbele invoer van beschrijvingen,
dat wil zeggen dat de metadata van digitale
bestanden niet nogmaals in de beheersappli-
caties voor analoog materiaal zouden moeten
worden ingeklopt;
één zoek- en raadpleeginterface voor bezoe
kers; dus niet voor elk type document een
eigen zoekmachine;
maximale integratie in bestaande technische
infrastructuur, volgens standaarden die de
Gemeente Rotterdam bepaalt.
Het bezoek aan The National Archives gaf
een nadere interpretatie van het begrip E-depot:
een software applicatie of een verzameling van
applicaties met de bijbehorende opslagvoorzie
ningen. Maar het Gemeentearchief Rotterdam
heeft meer applicaties in gebruik en die appli
caties zullen op een of andere manier met het
E-depot moeten communiceren of gegevens
uitwisselen. Bij het begin van het project werd
besloten de bestaande applicaties voorlopig niet
te veranderen of te vervangen, al was het maar
om het project niet te gecompliceerd en te kost
baar te maken en om onnodige weerstand bij de
medewerkers te voorkomen. De projectfilosofie
op z'n Rotterdams was 'doen'. Door middel van
'prototyping' zou het E-depot ontwikkeld worden
en zou het gemeentearchief leren wat een
E-depot behelst en wat de consequenties
voor de organisatie zouden zijn. De door
looptijd moest kort zijn, de ontwerpdo-
cumentatie zou volgen op het program
meren. De afdelingshoofden droegen in
hoge mate de verantwoordelijkheid voor
ontwikkeling en implementatie. Die aan
pak sloot goed aan bij de bedrijfscultuur
van het gemeentearchief. De stuurgroep
E-depot bewaakte budget en voortgang,
een gemeentelijke 'monitor' keek kritisch
mee.
Een andere eis van het project was het
voorkomen van het opnieuw uitvinden
van het wiel. Er moest maximaal gebruik
gemaakt worden van wat aan kennis en
middelen beschikbaar was. Het werken
met open source en open standaarden
bleek daarin heel goed te passen.
Een eerste verkenning van het gebruik
van DSpace leerde dat dit systeem voor de
door het gemeentearchief gewenste zoek
en raadpleegfunctie minder geschikt was.
Om aan de eis van één interface voor
de gebruikers tegemoet te komen leek
het Nederlandse open source product
i-Tor, dat ontwikkeld was in het kader
van het DARE-project (Digital Academie
Repositories, een initiatief van de geza
menlijke Nederlandse universiteiten om
hun onderzoeksresultaten digitaal toe
gankelijk te maken), meer geschikt. Maar
uiteindelijk bleek toch ook i-Tor niet te
voldoen. Het metadatamodel ('beschrij
vingsmodel') dat DSpace en i-Tor hante
ren is Dublin Core. Dat is niet direct een
archivistisch metadatamodel, maar eerder
afgeleid van bibliografische standaards en
minder geschikt voor archivalia. Vooral de
'gelaagdheid' van archivistische beschrij
vingen, conform standaards als ISAD(G),
worden niet door Dublin Core onder
steund. Maar Dublin Core heeft weer
wel het grote voordeel van wereldwijde
toepassing. Zou het gemeentearchief dan
de intern in gebruik zijnde metadata-
modellen moeten herzien en zouden de
archivisten, bibliothecarissen en atlasme
dewerkers in een meer uniform keurslijf
moeten worden gedwongen? Het leek (en
lijkt) er wel op.
Workflow
DSpace werd nog eens nader onder
zocht. Als je weet wat een systeem niet
kan en waarom, dan wordt ook duidelijk
welke eisen je aan een nieuw (te bouwen)
systeem moet stellen. In de kern is het
pakket vooral een metadatasysteem. Bij
het opnemen van digitale documenten
worden volgens het Dublin Core model
metadata (kenmerken, beschrijvin
gen) toegevoegd. De opneemprocedure
('ingest' volgens OAIS) bleek afgestemd
te zijn op een workflow waarbij auteurs
hun eigen publicaties kunnen toevoegen.
In tweede instantie voert dan de biblio
thecaris een controle uit op de juistheid
van de metadata en beoordeelt hij of zij
of de digitale publicatie wel in de collec
tie past. Deze workflow was te omslachtig
voor het gemeentearchief, waar tevoren
reeds beoordeeld is of het bestand opge
nomen moet worden en de medewer
ker de vereiste professionaliteit heeft
om een correcte beschrijving te maken.
Het lag voor de hand om dan maar eerst
het werkproces van het opnemen in het
depot eens onder handen te nemen.
Samen met enkele universiteitsbibliothe
ken werd een nieuwe workflow gepro
grammeerd. Voor het gemeentearchief
was dit een eerste kennismaking met
software-ontwikkeling in een open source
omgeving en het werken in communi
ties: samen ontwikkelen en de resultaten
beschikbaar stellen aan anderen. Ook die
Als je weet wat een systeem niet kan
en waarom, dan wordt ook duidelijk
welke eisen je aan een nieuw (te
bouwen) systeem moet stellen.
strategie is het gemeentearchief blijven
omarmen: elke archiefdienst mag gebruik
maken van de resultaten van het project.
De nieuwe workflow loste overigens niet
het probleem van de beperkingen in het
metadatamodel op. Bovendien bleek de
techniek ('up-load') waarmee DSpace
bestanden opneemt minder geschikt voor
zeer grote bestanden, zoals multimedia.
Ook bleek bij nadere analyse dat DSpace
onvoldoende ondersteuning biedt voor
behoud, en dat terwijl duurzaamheid juist
voor archiefdiensten zo belangrijk is. De
universiteitsbibliotheken die van DSpace
gebruikmaken, menen bij verlies te kunnen
terugvallen op de Koninklijke Bibliotheek
als back-up. Kortom, DSpace leek, hoe
nuttig ook geweest voor het opdoen van
ervaringen en verkrijgen van inzicht, toch
minder geschikt voor de snelle ontwikke
ling van een betrouwbaar E-depot.
Daar sta je dan. Een E-depot bou
wen binnen het bestaande budget, pas
send in de bestaande organisatie en met
gebruik van voor iedereen toegankelijke
open source software, met één zoek- en
raadpleeginterface voor de bezoekers; dat
begon op een utopie te lijken. Het was
toch wat ingewikkelder dan aanvankelijk
gedacht. Na het hoogvliegen en dalen
stonden we nu voor de vraag: hoe zacht
kunnen we landen?
25
digitaliseringen informatisering
Door Peter Horsman en René Spork
Bij aanvang van het project, in 2004, werd het
E-depot of digitaal depot gedefinieerd als "het
geheel van apparatuur, programmatuur, procedures,
methoden, kennis en vaardigheden waarmee het
Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn digitale
informatie te beheren en beschikbaar te stellen".
Binnen een jaar en met een beperkt budget moest
zo'n depot er zijn. Deel 3 van een serie over de ont
wikkeling van het E-depot in het Gemeentearchief
Rotterdam.
Maximale integratie
Prototyping
Eind 2004 werd de beschikbaar gestelde computer
vervangen door vier servers, naar Australisch model:
opslagserver, preserveringserver, raadpleegserver en
quarantaine server.
Minder geschikt
Utopie?
Peter Horsman is docent en coördinator onderzoek
bij de Archiefschool. Hij is als adviseur betrokken bij
het E-depotproject van het Gemeentearchief Rotterdam.
René Spork is projectleider Digitale Dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam.
archievenblad
mei 2008
mei 2008
archievenblad
