E-depot Rotterdam 2:
HOE HOOG KUIJE VLIEGEN?
J
-s
j (w)
r1
n
e
Een belangrijk uitgangspunt van het pro
ject bij het Gemeentearchoef Rotterdam is het
gebruik van open standaarden, zoals het OAIS-
model (Open Archival Information System).
Binnen het OAIS-model worden procedures
uitgewerkt voor opname, beheer, toegankelijk
maken, beleid en het beschikbaar stellen. Waar
mogelijk wordt ook gebruikgemaakt van open
u
source software. De software en de documentatie
van het Rotterdamse E-depot zijn door iedereen
te gebruiken. De diensten die er gebruik van wil
len maken, kunnen deze naar eigen inzicht en
behoefte implementeren en laten aansluiten op
de in gebruik zijnde systemen.
Het E-depot biedt ook een oplossing voor het
bewaren van de reeds gedigitaliseerde archieven
en verzamelingen. Dat zijn dan vooral scans van
veel geraadpleegde analoge objecten, zoals de
huwelijkse bijlagen bij de Burgerlijke Stand. Ook
deze gedigitaliseerde bestanden moeten goed
worden beheerd, want ook al blijven de analoge
originelen behouden, de in digitalisering geda
ne investeringen rechtvaardigen een zorgvuldig
beheer en de gebruiker heeft recht op betrouw
bare informatie.
Metadata
In feite gaat het bij het E-depot om gewone
werkzaamheden: acquisitie, beheer, behoud en
beschikbaarstelling, maar dan digitaal. Is het zo
eenvoudig? Ach, de ambitie is er, en we doen het
gewoon! Dus: hoe regel je het verwerven, behe
ren en beschikbaar stellen van digitaal ontstane
archieven? Een papieren archief dat je verwerft
heeft bepaalde kenmerken: er staan opschriften
of registratuurkenmerken op de dozen, ordners
en dossiers en de stukken zijn gedateerd. Bij een
digitaal gevormd archief is dat niet anders. Goed
archiefbeheer begint uiteindelijk bij de 'leveran
cier' van de bestanden en met deze moeten we
afspraken maken over de digitale informatieob
jecten in hun beginstadium, zowel technisch
als wat betreft selectie. Een digitaal informatie
object is namelijk meer dan bijvoorbeeld dat
ene Wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud,
ook uit gegevens over het bestand, de zogehe
ten metadata. Het gaat dan in de eerste plaats
over administratieve of beheersmetadata over
het proces (wie heeft het gemaakt en gewij
zigd, wat iets zegt over de 'authenticiteit') en de
technische metadata over het bestand zelf (wat
is het opslagformaat). Deze metadata vormen,
mét de beschrijvende of contextuele metadata
die er later door de beheerder aan toe worden
gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen
worden geïdentificeerd. Ook deze metadata zul
len zoveel mogelijk van de leverancier moeten
komen, die immers de context van ontstaan en
gebruik het beste kent. Met andere woorden: aan
digitale archiefbescheiden worden reeds in de
registratuurfase beschrijvende metadata toege
kend, zoals een fotograaf ook data toekent aan
zijn digitale foto's.
Net als met analoge bestanden moeten er
van te voren op basis van de inhoud keuzes wor
den gemaakt welke digitale informatie bewaard
blijft en voor hoe lang. Een dergelijke selectie
zou 'ingebakken' kunnen zitten in een geauto
matiseerd post- en registratiesysteem. En als
de informatie bewaard blijft, dan is één van de
eisen dat bij de aan te leveren bestanden (SIP's,
Submission Information Packages in de termi
nologie van het OAIS-model) die metadata aan
wezig zijn die nodig zijn om het bruikbaar (als
DIP, Dissemination Information Package) aan de
onderzoeker te kunnen aanbieden.
Eigenlijk zou het wel doelmatig zijn als het
Gemeentearchief de regie kreeg over de digitale
archiefvorming bij de gemeentelijke diensten.
Dat digitale bestanden pas na twintig jaar zul
len worden overgebracht lijkt - gezien de ver
nieuwing elke drie tot vijf jaar van de
hard- en software - niet verstandig. Het is
namelijk maar zeer de vraag of de archief
vormer het in de semi-statische fase met
voldoende aandacht zal beheren. En het
beheer extern onderbrengen bij een com
merciële onderneming roept twijfels op.
Het gaat immers om nog niet openbare
bestanden. Om de veilige bewaring van
deze bestanden te garanderen zouden ze
op een veel kortere termijn moeten wor
den overgebracht naar bijvoorbeeld het
E-depot van de gemeente
(dynamisch/ semi-statisch),
die de bestanden vervol
gens conform de wettelijke
termijn overbrengt naar het
E-depot van het gemeente
archief (statisch). Of mis
schien nog beter: we bou
wen - nu we toch bezig zijn
- één E-depot voor het hele
concern. Het gemeentebe
stuur heeft in beginsel al ja
gezegd tegen de ontwikke
ling van zo'n depot.
Dat brengt ons op het
beheer. Er moet een 'ingest-
procedure' komen die regelt
hoe de archiefvormers hun
bestanden en metadata moe
ten aanleveren, en in welk
formaat. Tijdens het verblijf
in de quarantaine (om net
als de analoge bestanden
'ontluisd' te worden), vindt
controle plaats op de juist
heid en de authenticiteit.
Daarna gaan de bestanden
over naar het E-depot om
voorzien te worden van
beschrijvende metadata. In
het E-depot worden bewaard de originele,
de duurzame (bijvoorbeeld XML of TIFF)
en de geconverteerde bestanden. Het ori
gineel zal nooit worden verwijderd. Voor
het publiek kunnen bestanden in een lich
ter raadpleegformaat beschikbaar worden
gesteld, vooralsnog via de webserver.
Voor het beheer van de digitale infor
matieobjecten is uiteraard schijfruimte
nodig. Geheugencapaciteit is niet het
probleem, servers kun je kopen; maar hoe
zit het met de deskundigheid die voor
het goed geordende beheer nodig is? Het
Gemeentearchief Rotterdam heeft ervoor
gekozen om het beheer in eigen hand te
houden, net als het beheer van de papie
ren bestanden. De kennis die over de
opname, het beheer en het beschikbaar
stellen wordt opgedaan blijft zo in de
eigen organisatie.
En dan beschikbaarstelling. De klant
staat voorop. Het doel is de ontwikkeling
van een 'digitale balie' met behulp waar-
van de klant alle digitale bestanden kan
doorzoeken en de treffers in samenhang
krijgt aangeboden. Daaraan wordt toege
voegd 'scanning on demand' en dat alles
in een nieuwe website in web 2.O-omge
ving met virtuele studiezaal.
De 'digitale balie' is ook het venster op de
analoge bestanden. Om dat te bereiken is
een nieuw, aan internationale standaards
aangepast metadatamodel ontworpen.
Voor wat betreft de contextuele metadata
gaan de beherende afdelingen (archieven,
bibliotheek, beeld en geluid) gebruikma
ken van authority files, ingericht volgens
ISAAR(CPF), de internationale norm voor
archivistische geautoriseerde beschrijvin
gen van organisaties, personen en fami
lies. Zo worden relaties gelegd tussen de
bestanden in verschillende collecties.
Als men zoekt op burgemeester G.E. van
Walsum (1900-1980), dan krijgt men tref
fers als het persoonlijke archief van Van
Walsum, het archief van de Kamer van
Koophandel waar hij secreta
ris was, alsmede redevoerin
gen (geluidsregistratie) van
deze burgemeester, maar ook
door hem geschreven boe
ken, zoals Het televisievraag-
stuk in ruimer verband (1963)
en foto's. Bovendien krijgt
men de volledige beschrij
ving van de persoon G.E.
van Walsum. Dat er door de
afdelingen nog wel 'wat' aan
retro-invoer moet worden
gedaan spreekt voor zich.
Onmiskenbaar ligt het
ambitieniveau hoog. Wat
nodig is om dit te bereiken is
deskundigheid, enthousias
me, capaciteit en geld, en een
uitgekiend plan, waarvan de
voortgang wordt bewaakt
door een projectleider.
Inhoudelijk is er een nauwe
samenwerking opgezet met
de Archiefschool, maar het
zijn de medewerkers van
het Gemeentearchief die het
karwei moeten klaren. De
organisatie gaat een veran-
dertraject in, maar verande
ren is toch ook een uitdaging?
21
gitalisering en informatisering
digitalisering en informatisering!
Door Peter Horsman en René Spork
Doortastendheid kan het Gemeentearchief Rotterdam
niet ontzegd worden. Bouwen we een E-depot, dan
bouwen we een 'Volledig E-depot'. Dat wil zeg
gen: niet alleen de apparatuur en programmatuur
voor betrouwbare opslag van digitale documenten,
maar ook functies voorbeschrijven, preserveren en
beschikbaar stellen. De kernvraag is: aan welke voor
waarden moet een E-depot voldoen voor het veilig
en geordend bewaren en beschikbaar stellen van
authentieke digitale bestanden? Maar niet minder
belangrijk is: hoe zorg je ervoor dat andere instellin
gen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een
E-depot? Deel 2 van een serie.
Info
Preservation Planning
Data
Management f
Iy
r Descriptive-
Info-
-j Ingest j
Archivalj_
*- Storage P 1
vJ 1
1 1
l_
Administration
I
queries
result sets
orders
C
O
N
S
f.1
E
R
MANAGEMENT
OAIS-model.
Regie
Beheer
Beschikbaarstelling
E-depot: hoe hoog kun je vliegen?
Hoog ambitieniveau
Peter Horsman is docent en coördinator onderzoek
bij de Archiefschool. Hij is als adviseur betrokken bij
het E-depotproject van het Gemeentearchief Rotterdam.
René Spork is projectleider Digitale Dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam.
20
archievenblad
april 2008
archievenblad
april 2008
