De digitale archiefinventaris
als ingang voor en toeganp archieven
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
Het is opvallend dat de term
'archiefgebruiker' niet voorkomt in de
Archiefterminologie voor Nederland en
Vlaanderen. Er is zelfs geen paragraaf die
het gebruik van archieven behandelt.
Wellicht is het ontbreken van archiefge-
bruik in het standaardwerk (op de para
van hun collectie. Pas recentelijk richt de
archiefsector zich meer op het onder de
aandacht brengen van de archieven.
De aanleiding voor de meer publiekge
richte benadering is dat de traditionele
doelgroepen voor archiefinstellingen - de
genealogen, historici, recht- en bewijszoe-
kende burgers en de archivarissen - onder
druk komen te staan door onder meer de
digitalisering van informatie en de daar
mee gepaard gaande mentaliteitsveran
dering van informatiezoekers. Mensen
verwachten hun informatie kant-en-klaar
online te vinden en het bezoeken van
een studiezaal om archiefmateriaal te
bestuderen past niet in die verwachting.
Deze bedreiging is echter om te zetten in
een kans: door archieftoegangen online
te plaatsen bereikt een archiefinstelling
mensen die de weg naar de studiezaal
anders niet zouden weten te vinden.
In feite beperkt de doelgroep van archie
finstellingen zich niet meer tot historisch
onderzoekers, maar kan iedereen worden
bereikt.
graaf 'Beperkingen aan de openbaarheid'
na) te verklaren doordat archiefinstellin
gen in Nederland zich van nature rich
ten op het conserveren en beschrijven
Dit heeft gevolgen voor de beeld
vorming van archiefinstellingen. De ver
trouwde genealogen en historici worden
aangevuld met een scala van groepen die
op een andere manier historische infor
matie zoeken, andere bronnen gebruiken
en vooral geïnformeerd willen worden
in plaats van zelf te spitten in bronnen.
Genealogen en historici zullen nog steeds
originele stukken op de studiezaal in
willen zien, en dus eerder een klassieke
inventaris gebruiken. Potentiële doelgroe
pen als studenten en hobbyisten daaren
tegen maken eerst gebruik van het inter
net om een zoekvraag te beantwoorden en
zien een bezoek aan de studiezaal in het
beste geval als aanvullend. De verwach
ting is dat archiefinstellingen inspelen op
de behoeften van de nieuwe doelgroepen
door ze historische archiefinformatie aan
te bieden, en daarnaast genealogen en
historici blijven verwelkomen op de stu
diezaal om onderzoek in de archieven te
doen. Het servicepakket van archiefinstel
lingen wordt daarmee uitgebreid; naast
het reageren op de klantbehoefte is een
proactieve houding om te informeren
vereist als daar behoefte aan is.
Door hun toegangen digitaal aan te
bieden hebben instellingen de kans om
een groter publiek te bereiken. Het blijkt
echter dat de sector digitale toegangen
niet los ziet van de klassieke inventaris.
Als men spreekt van een 'digitale inven
taris' bedoelt men in de praktijk een digi
tale kopie van de klassieke inventaris. Dit
is een onwenselijke situatie. De klassieke
inventaris op de studiezaal voldoet prima
om onderzoek in de bronnen te onder
steunen. De digitale inventaris heeft
naast het verlenen van toegang tot de
stukken nog een extra functie, namelijk
het uitnodigen van mensen om zich in
geschiedenis te verdiepen als zij de inven
taris toevallig vinden via bijvoorbeeld een
zoekactie op Google. De vraag hoe infor
matie op een goede en geordende manier
over te brengen aan gebruikers is bij het
aanbieden van een digitale inventaris in
wezen belangrijker dan in de klassieke
situatie. Contextinformatie dient niet
meer uitsluitend voor het ondersteunen
van onderzoek, maar is daarnaast ook een
criterium voor een internetbezoeker om
te beoordelen of de hit in de resultaten-
lijst voldoet aan zijn informatiebehoefte.
Door het dynamische karakter van inter
net wordt de band tussen de digitale
inventaris en het archief minder sterk.
De klassieke inventaris wordt bewaard
in combinatie met het archief dat erin
wordt beschreven. Een digitale inventaris
staat los van het archief: op elk gewenst
moment en op elke computer met inter
net krijgt iemand toegang tot het archief.
Om recht te doen aan het medium inter
net moet de vorm en inhoud van de digi-
tale inventaris worden losgekoppeld van
de wensen van genealogen en historici.
De digitale inventaris moet een veel breder
publiek aanspreken. Dit besef dringt door
in vooral de Verenigde Staten en Canada,
maar daarnaast ook in de Nederlandse
archiefwetenschap. De archivistische
standaard Encoded Archival Description
(EAD) is opgesteld om archiefinstellingen
te helpen digitale toegangen in de juiste
vorm op de markt te brengen.
Uit een kleinschalig gebruikersexpe
riment met digitale inventarissen van het
Nationaal Archief en het IISG blijkt dat
deelnemers digitale inventarissen op een
andere manier gebruiken dan klassieke
inventarissen. Om een paar voorbeelden
te noemen: men leest de inleiding niet,
maar zoekt gericht via CTRL-F (zoek- en
vindoptie) of de zoekterm waarmee het
document is gevonden terugkomt in de
lopende tekst. Ook zoeken de deelne
mers binnen verschillende inventarissen
tegelijk via het zoekscherm van de beide
archiefinstellingen. De inhoud van de
digitale inventaris wordt zo een instru
ment om te bepalen of het archief rele
vant is.
Ook verwachten de deelnemers dat de
contextinformatie op een overzichte
lijke manier wordt gepresenteerd. Men
is niet bereid om de inleiding te lezen,
maar wil juist een EAD-beschrijving om
te bepalen of het archief kan voldoen
in de informatiebehoefte. Het probleem
is dat digitale toegangen als een aanvul
ling op de toegangen worden gezien.
Archiefinstellingen scannen hun papie
ren inventarissen en noemen dit vervol
gens een digitale archiefinventaris. Deze
misvatting wordt in de hand gewerkt
doordat de termen 'digitale inventaris'
en 'klassieke inventaris' een relatie ver
onderstellen. In de praktijk blijkt dat het
medium internet een andere vorm van
archieftoegankelijkheid biedt dan papier.
Als archivarissen de structuur en inhoud
van digitale inventarissen niet afstem
men op internet, dan blijven de interac
tieve mogelijkheden onbenut. Bovendien
vergeten archivarissen dat zij niet naast
gebruikers staan om antwoord te geven
op hun vragen.
De oplossingen voor deze problemen zijn:
digitale inventarissen die beschreven zijn
volgens de EAD-norm, en dus afgestemd
op het medium internet; de archiefterm
'digitale inventaris' vervangen door een
term die minder refereert aan de klassieke
inventaris. Wat bijvoorbeeld te denken
van 'online archiefassistent'?
14
15
Door Evert Florijn
Op maandag 21 januari 2008 reikten
prof.dr. F.C.J. Ketelaar en dr.ir.Kamps
in Amsterdam de masterbullen voor
Documentaire Informatiewetenschap en
Archiefwetenschap uit aan Evert Florijn.
Het onderwerp van de dubbelscriptie is het
gebruik van digitale archiefinventarissen op
het internet. De auteur laat verschillende
onderwerpen de revue passeren, zoals de
invloed van digitale inventarissen op archief
gebruikers en de vorm en inhoud van digitale
inventarissen. De gegevens zijn verzameld
door het uitvoeren van een literatuuronder
zoek met aanvullend een experiment waarin
gebruikers zoekvragen oplossen in digitale
inventarissen van het Nationaal Archief en
het Internationaal Instituut voor de Sociale
Geschiedenis (IISG).
Evert Florijn (rechts) krijgt zijn masterdiploma's Docu
mentaire Informatiewetenschap en Archiefwetenschap uit
handen van prof.dr. F.C.J. Ketelaar en dr.ir.Jaap Kamps
(foto part. coll.).
Niet zelf spitten
Middel in plaats van toegang
Op 21 januari 2008 ontving Evert Florijn
uit handen van dr.ir. jaap Kamps en
prof.dr. Eric Ketelaar (Universiteit van
Amsterdam) twee masterdiploma's:
Documentaire Informatiewetenschap en
Archiefwetenschap. Florijn begon (na
Archivistiek B en een schakeljaar) in
2005 met de beide masterstudies.
Hij volgt op dit moment nog de bache
lor Filosofie. Zijn dubbele masterscriptie
heeft de titel 'De digitale archiefinven
taris in gebruik. Een studie naar digitale
toegankelijkheid vanuit het gebruikers
perspectief.' Hierin worden de gebruiks
mogelijkheden van het fenomeen van
de digitale archiefinventaris bestudeerd
en wordt deze vorm afgezet tegen de
traditionele inventaris. Via literatuur
onderzoek en een experiment, waarin
acht deelnemers geobserveerd werden
terwijl ze onderzoeksvragen probeerden
op te lossen in twee via het internet
toegankelijke digitale inventarissen (één
van het Nationaal Archief en één van
het IISG), trekt Florijn conclusies over
de gebruiksvriendelijkheid van beide
digitale inventarissen. De scriptie is te
downloaden via http://dare.uva.nl/en/
scriptie/260638.
De klassieke versus de digitale inventaris.
Online archiefassistent
Kenmerk
Klassieke inventaris
Digitale inventaris
Medium
Statische drager: papier
Dynamische drager: internet
Publieksbereik
De bezoekers van een
archiefinstelling
In principe iedereen
Gebruik
Bladeren
Gericht zoeken met zoek- en
vindcommando
Inhoud
Contextinformatie op fondsniveau
en beschrijvingen van stukken
Contextinformatie op fondsniveau,
EAD-beschrijving en beschrijvingen
van stukken
Vorm
Vast format: Inleiding,
verantwoording van de bewerking,
archiefbeschrijving, verwijzingen
en indices
Geen vaste indeling, EAD is niet
dwingend
II ead -
ïeadheader-
filedescl
ID profjledesc I
-!□ revlsiondesc
D requiredft
-!□ ftontmatter ~Cjg^'16 1
I did ~1
Ifindaid -
admininfn
bioqhist
controlaccess -1
note
archdesc
scopecontenl
tspec
D theac
/I JQÏ c
Q c01 -
ID head -1
bibliography
ID add - j
Idlv-
[fileplan--
I index-I
relatedmaterial
separatedmaterial -
Voorbeeld van een EAD-beschrijvingsveld.
Evert Florijn is werkzaam bij de TTP Groep te
Leusden.
archievenblad
maart 2008
maart 2008
archievenblad
