E-depot Rotterdam
WAARHEEN?
■L
Sy
Een ontspannen avondje televisie wordt plot
seling onderbroken voor een rechtstreeks verslag
van een gebeurtenis van groot historisch belang.
Een politicus ligt vermoord op straat, getuigen
vertellen wat ze hebben gezien en voorbijgangers
geven de eerste geschokte reacties. Eigenlijk zou
den deze beelden moeten worden bewaard voor
het nageslacht. U start uw dvd-recorder (nog niet
zo lang geleden had u een videorecorder met
VHS of Betamax of Video 2000 banden) maar op
een gegeven moment zet u de recorder weer uit.
Er zal - zo denkt u niet ten onrechte - wel een of
ander omroeparchief zijn dat zorgdraagt voor de
goede bewaring van dit materiaal.
De partij van de politicus stelt haar website open
voor reacties van burgers. Dagenlang komen er
niet alleen condoleances binnen, maar ook aller
lei uitingen van onvrede over de maatschappij.
De website ontwikkelt zich zelfs tot hét forum
voor dergelijke uitingen. Steeds minder mensen
schrijven brieven, maar e-mailen direct en daar
door is de toon wellicht ongenuanceerder dan
per brief. Andere politieke partijen zijn behalve
geschokt door de moord, verbijsterd door de
hoeveelheid felle reacties die dagelijks op inter
net worden gezet. De maatschappelijke onvrede
blijkt groter dan men had gedacht. Ook deze par
tijen besluiten hun websites open te stellen voor
discussies met hun achterban door middel van
forums.
De historicus die jaren later onderzoek doet naar
de gebeurtenissen komt dankzij het raadple
gen van (digitale) kranten, archieven, beeld- en
geluidmateriaal en het houden van interviews
redelijk, maar niet volledig, aan zijn trekken. Een
van de ondervraagden: "Die maatschappelijke
onrust, dat kun je je nu niet meer voorstellen.
Wat er toen op internet verscheen, onze website
was soms uren niet raadpleegbaar, zoveel belang
stelling... Onze huidige site, ik geloof de vierde
alweer, is lang zo populair niet." Tja, had iemand
er toen maar aan gedacht om die ene website te
bewaren, in een elektronisch depot, het e-depot.
"Vroeg of laat krijgt elke archiefdienst er
direct mee te maken: de inrichting van een digi
taal depot", zo opende het eerste artikel in het
Archievenblad in maart 2005. Het project was
toen nog maar net gestart, met een ogenschijn
lijk eenvoudige opdracht: de realisatie van een
voorziening voor het veilig bewaren van digitaal
archief. De voorziening kreeg de naam e-depot en
het project een bijna typisch Rotterdams motto:
'E-depot. Doen!' Maar wat was dat, een e-depot?
Eigenlijk werd in het eerste jaar vooral een ant
woord op die vraag gezocht. Was het e-depot niet
meer dan veilige opslagruimte, zoals een fysiek
depot, een depot zonder stellingen, zoals Ivo
Zandhuis het in zijn eerste artikel van mei 2005
noemde, of ging het om een e-archief, dat wil
zeggen de hele organisatie? Het werken met een
prototype van een e-depot gaf enige duidelijk
heid, in elk geval het inzicht dat het antwoord
noch het één noch het ander was. Immers, ook
bij de opvatting dat het e-depot 'slechts' een
digitale equivalent van een depot met stellingen
is, moet er het nodige rondom heen gebeuren.
De documenten moeten opgenomen worden
in het depot, en daarvoor is software nodig. De
documenten moeten geplaatst en gevonden kun
nen worden, daarvoor zijn metadata nodig - het
gestructureerde manier in het depot moe
ten worden opgeslagen en beschreven.
Omdat nu eenmaal niet alles tegelijk kan,
definieert het projectplan een drietal 'pla
teaus'. Voor elk van de plateaus is precies
vastgelegd welke doelen bereikt moeten
worden, binnen welke tijd en tegen welke
personele en materiële kosten.
In volgende bijdragen gaan we meer
in detail in op de belangrijkste onderde
len van het project, dat eigenlijk al geen
project maar een veranderingstraject is.
Het Gemeentearchief Rotterdam transfor
meert, zonder nog precies te weten waar
in. De titel van dit eerste artikel bevat
dan ook de vraag: 'Waarheen?' De titels
van de volgende artikelen illustreren het
avontuurlijke vervolg: 'Hoe hoog kun je
vliegen?', 'Hoe diep kun je dalen?', 'Hoe
zacht kun je landen?', 'Hoe hard kun je
lopen?', 'Zijn we er al bijna?' en... 'Geen
weg terug!'.
onderwerp van het tweede artikel van Ivo
Zandhuis. Maar opnemen, registreren,
beschrijven en beschikbaarstellen zijn
ook kernactiviteiten van gewoon archief
beheer en de projectgroepleden vonden
het ongewenst dat de software voor de
beheersfuncties rond het e-depot naast de
reeds bestaande applicaties zouden staan.
Geen dubbele vastlegging van gegevens
en één interface voor onderzoekers werd
de leidende eis voor het project.
Er kwam een tweede versterkende fac
tor bij. Aanvankelijk zou het project
zich beperken tot de opname van oor
spronkelijk digitale documenten, digital
bom. Maar zoals zoveel erfgoedinstel
lingen digitaliseert het Gemeentearchief
Rotterdam in hoog tempo analoog mate
riaal, ook die digital re-born documen
ten moeten zorgvuldig beheerd worden,
want ook al blijft het origineel bewaard,
er zijn met de digitalisering nu eenmaal
aanzienlijke bedragen gemoeid. Het besef
groeide dat het niet lang
meer zou duren of digi
taal beschikbaarstellen
zou de regel worden, en
werken met papier uit
zondering. De blik en
de geest behoefden ver
ruiming, de oorspronke
lijke opdracht was mis
schien wel te beperkt.
Hoewel het realise
ren van het e-depot in
engere zin, dat is dus de
technische voorziening
voor opnemen opslag en
beschikbaar stellen van
digitale documenten,
nog steeds een doel is, is
het niet langer het enige
doel. Gedurende het
project zien medewer
kers in dat werkproces
sen aangepast moeten
worden, dat de huidige
applicaties misschien
niet helemaal meer vol
doen, en vooral dat er
de noodzaak is van een
duidelijk gedefinieerd
einddoel, een visie: een
optimaal digitale dienstverlening, zowel
wat behouden, beheren, bewerken als
beschikbaar stellen betreft. Dat is nogal
breed. Daarom wordt er nu gewerkt aan
een blauwdruk waarin de verschillende
componenten in onderlinge samenhang
staan weergegeven. Deze blauwdruk is
het startpunt. Alle verschillende deelpro
jecten en ontwikkelingen moeten er op
geprojecteerd kunnen worden. Eén van
die deelprojecten is het technisch ont
werp en de realisatie van het depot zelf,
waarom het allemaal begonnen is en
waaromheen de andere projecten zich
als het ware groeperen. Dit deelproject
wordt gezamenlijk met het Nationaal
Archief uitgevoerd. Andere deelprojec
ten zijn onder andere het realiseren van
een digitale balie of virtuele studiezaal en
het ontwikkelen van een digitaal toegan
gensysteem, gebaseerd op de internatio
nale beschrijvingstandaards ISAD(G) en
ISAAR(CPF), waarbij de toegangen in EAD
gecodeerd zullen worden. Ook zullen alle
reeds aanwezige digitale bestanden op een
digitalisering en informatisering
Door Peter Horsman en René Spork
In 2005 verschenen in het Archievenblad vier arti
kelen over het project e-depot Rotterdam.1 Daarna
volgde een betrekkelijke radiostilte, althans in de
kolommen van dit tijdschrift. Dat betekent geenszins
dat er niets is gebeurd en evenmin dat er geen rucht
baarheid aan het project is gegeven. Herhaaldelijk
organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam bij
eenkomsten die ook voor collega's open stonden.
De cursus digitaal depot van de Archiefschool was
elke keer een dag te gast in Rotterdam en de casus
'Rotterdam' is een vast onderdeel geworden van de
cursus Informatiestrategie voor archiefmanagers.
Na enkele jaren is een duidelijke koers zichtbaar en
is het tijd voor reflectie. Vandaar een nieuwe reeks
van niet minder dan zeven artikelen waarvan dit het
eerste is.
Beheer
Raadplegen (Digitale Balie)
Metadata Base
Gepubliceerde Toegangen
Beheersapplicaties
(OAIS Data management)
Bladeren
Op-
Beschik
baar
stellen
SIP
(OAIS
Ingest)
zoeken
(OAIS
Access)
(OAIS storage)
Bewerken
Te bewerken AIP's
DIP
Presenteren
Preserveren
Instrumenten
bestellen
Open Archival Information S/stem.
archievenblad maart 2008
Ruimere blik
digitaliseringen informatisering
Veranderingstraject
Peter Horsman Horsman is docent en coördina
tor onderzoek bij de Archiefschool. Hij is ais advi
seur betrokken bij het e-depot project van het
Gemeentearchief Rotterdam. René Spork is projectlei
der Digitale Dienstverlening bij het Gemeentearchief
Rotterdam.
Noten
1 Peter Horsman en Klaartje Pompe,
'Het project e-depot bij het gemeentearchief
Rotterdam', Archievenblad 2005,
nr. 2 (maart). Daarna drie artikelen van
Ivo Zandhuis, in de mei-, juni- en oktober
nummers: 'Een depot zonder stellingen',
'Metadata. De toegang tot het depot' en
'De relatie met de archiefvormer'.
Het e-depot is bijna klaar, nu de archivaris nog.
Blauwdruk
maart 2008
archievenblad
