Een stap vooruit
Vaststelling beleidsregel vervanging
juridische zaken
juridische zaken
Als overheidsorganen hun informa
tiehuishouding en werkprocessen gaan
digitaliseren, willen ze ook de stukken
die zij nog op papier ontvangen digitali
seren. Daarvoor worden dan de papieren
stukken gescand en in de digitale infor
matiestroom opgenomen en gebruikt.
Dit vervangingsproces houdt dus in het
reproduceren en vervolgens vernietigen
van de originelen, waarbij de status van
de vervangen archiefbescheiden overgaat
op de reproducties.
De Archiefwet maakt dat ook mogelijk.
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft
zorgdragers de bevoegdheid om archief
bescheiden te vervangen. Als het gaat
om te bewaren archiefbescheiden moet
de zorgdrager een machtiging aanvragen.
De organen van de rijksoverheid en de
provincies moeten zo'n machtiging vra
gen bij de minister van OCW. Gemeenten
en waterschappen moeten een machti
ging aanvragen bij Gedeputeerde Staten
in hun provincie.
Tot voor kort kwam het, althans op
het niveau van het Rijk, niet vaak voor dat
er een machtiging voor vervanging van
te bewaren bescheiden werd gevraagd.
Als zo'n machtiging werd gevraagd, dan
betrof dat een reeds afgesloten bestand
met alleen te bewaren archiefstukken.
In zulke gevallen ging het meestal om
vervanging van papier door microfilm.
De laatste jaren is binnen en buiten de
overheid een radicaal andere vorm van
vervanging in beeld gekomen: het rou
tinematig, al tijdens de postbehandeling
systematisch scannen van alle ingekomen
en uitgaande documenten, met de bedoe
ling uitsluitend digitale dossiers te vor
men, wat de mogelijkheid biedt de papie
ren originelen te vernietigen. Van die
mogelijkheid tot vernietigen wordt ook,
zij het mondjesmaat, gebruikgemaakt.
In eerste instantie voor te vernietigen
archiefbescheiden. Een van de eerste ver
vangingen door digitale reproducties was
waarschijnlijk het besluit tot vervanging
door de Informatie Beheer Groep.2 Het
De laatste jaren is binnen en buiten
de overheid een radicaal andere vorm
van vervanging in beeld gekomen:
het routinematig, al tijdens de post
behandeling systematisch scannen
van alle ingekomen en uitgaande
documenten, met de bedoeling uit
sluitend digitale dossiers te vormen,
wat de mogelijkheid biedt de papie
ren originelen te vernietigen.
gaat hierbij ook om de vervanging van
gegevens, waarvan op voorhand zeker is
dat deze op termijn vernietigd kunnen
worden.
In 2005 ontving het Nationaal Archief
van een departement de eerste aanvraag
voor een machtiging voor vervanging
van archiefbescheiden in het kader van de
digitalisering van alle stukken, ongeacht
het soort werkproces waartoe zij behoren.
In zo'n geval is niet op voorhand vast te
stellen welke archiefbescheiden voor blij
vende bewaring in aanmerking komen.
Daarom moet een overheidsorgaan altijd
een machtiging aanvragen om structurele
vervanging te kunnen toepassen. De eer
ste aanvraag werd al snel gevolgd door
meer aanvragen. Bij de behandeling van
die aanvragen bleek dat de Archiefwet
1995 niet echt is toegerust voor deze
vorm van vervanging.
Het verlenen van een machtiging
is een bevoegdheid die niet verder is
uitgewerkt in de wet- en regelgeving.
Aanvankelijk bestond de machtigingspro
cedure bij het Nationaal Archief daaruit
dat met elke aanvrager afzonderlijk uit
voerig de aanpak en de uitvoeringsaspec
ten werden doorgesproken op basis van
door de aanvrager geleverde informatie in
de vorm van een 'handboek vervanging'.
Vervolgens werden de naar aanleiding
van dat overleg aangebrachte aanpassin
gen en verduidelijkingen weer door het
Nationaal Archief beoordeeld. Pas als het
Nationaal Archief ervan overtuigd was dat
het vervangingsproces op een voldoende
kwaliteitsniveau zou worden uitgevoerd,
werd een machtiging afgegeven. Zowel
bij de aanvragers als bij het Nationaal
Archief bleek behoefte te bestaan aan een
heldere regeling voor het aanvragen en
verlenen van een machtiging. Die rege
ling zou moeten voorzien in een kader
waarbinnen wordt vastgelegd aan welke
technische, organisatorische en procedu
rele voorwaarden de vervanging moet vol
doen. Binnen het programma Informatie
op Orde bleek er de mogelijkheid te zijn
om dat te realiseren.
Maar de ambities reiken verder dan
het opstellen van een beleidsregel. Het
uiteindelijke doel is het wijzigen van de
Archiefwet. Het routinematig vervangen
van papieren archiefbescheiden met het
doel ze op te nemen in gedigitaliseerde
werkprocessen is een onderdeel van de
totale zorg voor de informatiehuishou
ding.
Elk overheidsorgaan dient ervoor te zor
gen dat de archiefbescheiden duurzaam
worden beheerd en in toegankelijke
staat worden gehouden. Voor duurzaam
beheer zijn er al regels en die zijn en blij
ven onverkort van toepassing op digitale
archiefbescheiden. De risico's van vervan
ging door digitalisering zijn niet anders
dan de risico's voor het van oorsprong
digitale materiaal, waarmee archiefin
stellingen in toenemende mate worden
geconfronteerd. De beheersing van die
risico's moet eerder worden gezocht in
een verdere ontwikkeling van instrumen
ten voor duurzaam beheer dan in het
apart formuleren van voorwaarden en
eisen ten behoeve van een machtiging
voor vervanging. Daarom kan de machti
ging, als het gaat om structurele routine
matige vervanging, uit de wet en moeten
de eisen en voorwaarden worden opgeno
men in de regelgeving voor de informa
tiehuishouding als geheel.
Voordat de Archiefwet is gewijzigd zijn
wij een aantal jaren verder. Tot die tijd zal
met behulp van de beleidsregel de aan
vraag voor een machtiging soepeler en
sneller moeten verlopen.
De beleidsregel, zoals die nu is vastge
steld door de minister van OCW, betreft
alleen de aanvragen door organen van
het Rijk en de provincies. Alle overheids
organen waarvan het archief niet naar
een rijksarchiefbewaarplaats wordt over
gebracht, moeten hun aanvragen indie
nen bij de provincie.3 De hier besproken
werpbesluit tot vervanging5 blijkt dat
een aanvrager voldoet aan de eisen en
voorwaarden, zoals geformuleerd in de
beleidsregel. Het Nationaal Archief vindt
het belangrijk om te benadrukken dat de
zorgdrager zijn eigen verantwoordelijk
heid blijft houden voor de vervanging
met een juiste en volledige weergave van
de gegevens voorkomend in de oorspron
kelijke archiefbescheiden. Een machti
ging is geen carte blanche: de vervanging
moet geschieden volgens de vastgestelde
beleidsregel betreft ook alleen de aanvra
gen in verband met het routinematig digi
taliseren van alle ingaande en uitgaande
stukken en van interne stukken. Voor alle
andere soorten van vervanging (vervan
ging van een reeds afgesloten bestand) is
deze beleidsregel niet bedoeld.
De beleidsregel is tot stand gekomen in
overleg met de provinciale archiefinspec
teurs, de Erfgoedinspectie en het ministe
rie van BZK.
Ook is er onderzoek gedaan naar de risi
co's van digitalisering van archiefbeschei
den op juridisch vlak.4 De conclusie van
dit onderzoek is dat er in wet- en regel
geving geen bezwaren zijn tegen vervan
ging, maar dat vervanging wel technische
en organisatorische waarborgen vereist.
De beleidsregel stelt dat een mach
tiging wordt afgegeven als uit het ont-
eisen en voorwaarden.
Met deze beleidsregel zal het voor de
zorgdragers makkelijker zijn om al in het
ontwerpbesluit vast te leggen hoe de ver
vanging organisatorisch, procedureel en
technisch wordt geregeld. Men hoeft niet
meer de uitkomsten van het overleg met
het Nationaal Archief over alle relevante
aspecten af te wachten, voor men verder
gaat met de besluitvorming. Daarmee kan
de besluitvorming over digitalisering en
de vervanging efficiënter verlopen.
De beleidsregel is zo opgesteld dat
het voor elk overheidsorgaan mogelijk
is op zijn eigen wijze de vervanging te
regelen. De rijksoverheid kent weliswaar
een beperkt aantal departementen, maar
een veelheid aan zelfstandig bestuurs
organen (ZBO's) en publiekrechtelijke
organen (PBO's). Daarbinnen is sprake
van grote verschillen in soort en grootte
van de organisatie. Zowel notariskanto
ren als grote organisaties als departemen
ten moeten uit de voeten kunnen met
de beleidsregel. Het staat de organisaties
vrij op welke wijze de inrichting van het
vervangingsproces wordt vastgelegd, in
een handboek of in een andere vorm.
Het belangrijkste is dat de inrichting van
het proces alle elementen bevat zoals
beschreven in de beleidsregel. Ook zal de
organisatie duidelijk moeten vastleggen
hoe wordt omgegaan met de verschil
lende belangen, zoals de belangen van de
recht- en bewijszoekende burger en het
erfgoedbelang.
De beleidsregel wordt gepubliceerd in de
Staatscourant. Op het moment van het
schrijven van dit artikel was niet bekend
in welke Staatscourant, maar het is makke
lijk op te zoeken via de www.overheid.nl.
Zoals hierboven uiteengezet, kunnen de
overheidsorganisaties op basis van de
eisen en voorwaarden in de beleidsregel
de vervanging regelen en hun ontwerp
besluit opstellen. Als daaruit blijkt dat de
vervanging gebeurt conform de beleids
regel, zal de machtiging vlot en efficiënt
kunnen worden afgegeven. Al met al is
de beleidsregel een stap vooruit bij de
overgang van papier naar digitaal bij de
overheid.
30
31
Door Noor Schreuder
Als er al sprake is van een digitale revolutie
in de informatiehuishouding, dan heeft de
minister van OCW deze onlangs een stapje
verder gebracht. Met het vaststellen van de
beleidsregel voor de aanvraag van een mach
tiging voor vervanging versoepelt de minister
de overgang van papier naar digitaal.
De beleidsregel maakt deel uit van het pro
gramma Informatie op Orde, Kabinetsvisie
op vindbare en toegankelijke overheidsinfor
matie 2006-2011.l
Vervanging met het oog op digitalisering
Eerste machtigingen vervanging
Aanvankelijke aanpak
Uiteindelijk doel: wijziging Archiefwet
De beleidsregel
Digitalisering van overheidsinformatie: een stap vooruit.
De Philips P-1400, een computer, in werking gesteld bij
Ministerie van Verkeer en Waterstaat (foto Nationaal
Archief).
Carte blanche?
Kleine en grote organisaties
Noor Schreuder is senior medewerkster bij de afde
ling Selectie Acquisitie van het Nationaal Archief.
Noten
Ten tijde van het schrijven van dit artikel
was het vaststellen van de beleidsregel voor
zien in januari 2008.
2 Staatscourant 2000, 82.
3 De provinciale archiefinspecteurs hebben
inmiddels een model beleidsregel ontwik
keld. De verwachting is dat de provincies
ieder dat model zullen gebruiken en vaststel
len als hun beleidsregel.
4 Irvette Tempelman-van Hunen e.a., Risico's
van substitutie. Inventarisatie van risico's en
handreikingen voor reductie van risico 's in
geval van substitutie bij het Ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
(eLaw@Leiden, Centrum voor Recht in de
Informatiemaatschappij, in opdracht van
het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties, mei-september 2007).
5 Voor vervanging van archiefbescheiden is
een 'uitdrukkelijk' besluit (in de zin van de
Algemene wet bestuursrecht) van de zorgdra
ger nodig. Zie Nota van Toelichting bij artikel
6 van het Archiefbesluit 1995.
archievenblad
35F==
februari 2008
februari 2008
archievenblad
