EflD en EflC
- grensoverschrijdend en grensverleggend
-
derwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
De gedachte aan het bijeenbrengen
van beschrijvingen van alle documen
taire bronnen ter wereld uit alle tijden
op één plaats en deze zo te structureren
dat er sprake is van een transparant en
doorzoekbaar geheel, is een gedachte
die van alle tijden is. Het web biedt een
infrastructuur waarmee een dergelijk con
cept gerealiseerd kan worden. Worldcat
van Online Computer Library Center
Ine is voor publicaties de metacatalogus
op wereldschaal en bevat circa 1 mil
jard boektitels uit 10.000 bibliotheken.
De portal ArchiveGrid is te beschouwen
als een archiefpendant van Worldcat,
waarmee in één zoekactie de archieven
van verschillende instellingen doorzocht
kunnen worden. De archieftoegangen zijn
op één plek (webadres) geconcentreerd en
integraal te doorzoeken. Een toenemend
aantal documenten is zelfs als image op
het scherm op te roepen. Dit soort initi
atieven is in hoge mate afhankelijk van
standaarden.
Toegankelijkheid van archieven is
een relatief begrip. Het archief zelf, de
archiefgebruiker en de archivaris worden
vaak gezien als essentiële factoren. Met
de komst van het web moet hieraan een
factor worden toegevoegd. Er is namelijk
een virtuele dimensie ontstaan, waarin
archiefgebruikers plaats- en tijdonafhan-
kelijk gebruik kunnen maken van toegan
gen en zelfs van primaire bronnen. Deels
gelden in deze virtuele omgeving de
eisen van toegankelijkheid zoals die ook
in een fysieke omgeving bestaan, maar
een virtuele omgeving stelt ook extra
eisen om de toegankelijkheid te waar
borgen. Standaarden vormen een wezen
lijk hulpmiddel om de begrijpelijkheid
en het gebruikersgemak te verbeteren.
Die standaardisering geldt de structuur
van een toegang om duidelijk te maken
Standaarden vormen een
wezenlijk hulpmiddel om de
begrijpelijkheid en het
gebruikersgemak te verbeteren.
welke elementen worden onderscheiden,
hoe ze worden benoemd en hoe die ele
menten zich tot elkaar verhouden. Dit
zijn de zogenoemde datastructuurstan
daarden, zoals EAD en EAC. Deze stan
daarden zijn gebaseerd op respectievelijk
General International Standard Archival
Description (ISAD(G)) en International
Standard Archival Authority Record for
Corporate Bodies, Persons and Families
(ISAAR(CPF)).
Daarnaast is het nodig de interne vorm
van een beschrijvingselement te stan7
daardiseren. Op deze wijze wordt bij
voorbeeld de vorm van noteren van een
persoonsnaam vastgelegd: eerst de achter
naam, dan de voornaam en daarna even
tuele voorvoegsels. Een dergelijke stan
daard wordt aangeduid als data-inhoud-
standaard. In de Verenigde Staten wordt
daarvoor Describing Archives: A Content
Standard (DACS) gebruikt. Een stap ver
der in het proces van standaardiseren
is het gebruik van een datawaardestan-
daard, ook wel aangeduid als 'authority
file' of thesaurus. Met deze standaard is
het mogelijk om de schrijfwijze van bij
voorbeeld namen te uniformeren.
Ook in de oude situatie - toen archie
ven hun toegangen alleen nog op papier
aanboden - zou het wenselijk zijn geweest
dat archiefgebruikers in elke archiefbe
waarplaats te maken hadden met een
naar vorm en inhoud gestandaardiseerde
toegang. Nu archiefgebruikers een steeds
groter deel van hun onderzoek achter hun
computer uitvoeren, is de noodzaak tot
standaardisering alleen nog maar toege
nomen. Niet alleen om redenen van toe
gankelijkheid en begrijpelijkheid, maar
ook omdat de archiefgebruiker verwacht
dat met één zoekactie de archieven van
verschillende archiefinstellingen kunnen
worden doorzocht. Daarvoor moeten
betekenisvolle beschrijvingselementen
worden uitgewisseld tussen computers
om toegangen door middel van 'por
tals' beschikbaar te kunnen stellen. EAD
en EAC zijn juist hiervoor ontwikkeld.
Er zijn ook technische overwegingen om
de structuurstandaarden EAD en EAC te
omarmen. Beide zijn namelijk gebaseerd
op XML, een platformonafhankelijke
beschrijvingsstandaard, waardoor er spra
ke is van maximale onafhankelijkheid en
flexibiliteit ten opzichte van wijzigingen
in hard- en software.
EAC is op dit moment nog niet in
de definitieve versie beschikbaar, maar
het nut van de standaard is steeds meer
geaccepteerd. Het coderen van beschrij
vingen van archiefvormers met behulp
van EAC kan zorgen voor een verbeter
de toegang tot archieven en archiefvor
mers. Een ander voordeel is de moge
lijkheid om relaties van archiefvormers
met archieven, andere archiefvormers,
functies en bibliografische bronnen vast
te leggen. Bovendien biedt het afzonder
lijk beschrijven van archiefvormers de
mogelijkheid tot het opbouwen van een
nieuwe bron van informatie over perso
nen, families en organisaties. Aangezien
zowel de standaard EAC als de benodigde
instrumenten en de infrastructuur voor
centrale databanken nog verdere ontwik
keling behoeven, is het niet aan te beve
len nu al gebruik te gaan maken van EAC.
Wel is het wenselijk om zoveel mogelijk
de voorwaarden te scheppen voor gebruik
op een later moment. Dat kan bijvoor
beeld door in een conversieproject zoveel
mogelijk elementen uit de beschrijving
van de archiefvormer in EAD te coderen,
zodat deze later gebruikt kunnen worden
als basis voor een EAC-record.
Archiefinstellingen die overgaan tot
implementatie van EAD zien zich gesteld
voor de opdracht om hun bestaande toe
gangen zodanig te bewerken dat ze con
form EAD zijn opgemaakt en beschik
baar kunnen worden gesteld. Alleen dan
kunnen ze worden opgenomen in een
database van EAD-toegangen om ze ver
volgens op een uniforme en gebruikers
vriendelijke wijze te presenteren in een
webomgeving. Er is in Nederland bij klei
ne en middelgrote archiefbewaarplaatsen
geen ervaring met EAD-conversies. EAD-
conversies hebben plaatsgevonden bij
wetenschappelijke instituten en bij het
Nationaal Archief. Op grond van deze
ervaringen, aangevuld met ervaringen
uit de Verenigde Staten en het Verenigd
Koninkrijk, moet met een verwerkingstijd
van 40 tot 60 minuten per pagina van een
toegang worden gerekend. Er is dus sprake
van een ruime marge, omdat er een groot
aantal variabelen van invloed is. Zo is het
al dan niet beschikbaar zijn van een digi
taal bestand van een toegang van invloed
op de verwerkingstijd. Als er geen digitaal
bestand aanwezig is, zal dit door mid
del van 'optical character recognition' of
overtypen alsnog gemaakt moeten wor
den. Ook is de mate van consistentie in
de structuur en opmaak van een toegang
van grote invloed op de mogelijkheid om
conversie geautomatiseerd te laten plaats
vinden. Het Nationaal Archief heeft hier
voor tools ontwikkeld.1 Het converteren
van een inleiding op een toegang is niet
geautomatiseerd uit te voeren; de inlei
ding zal in beschrijvingselementen uiteen
gerafeld moeten worden om deze passend
te krijgen binnen EAD. De bewerking van
een lange inleiding kan daarmee zeer tijd
rovend zijn.
Voor een middelgrote archiefinstel
ling met bijvoorbeeld 700 toegangen,
bestaande uit gemiddeld 15 pagina's,
bedraagt de totale verwerkingstijd
7.000 tot 10.500 uur.
Het uitvoeren van een EAD-conversiepro-
ject vraagt grote inspanningen van een
organisatie. Voor een middelgrote archief
instelling met bijvoorbeeld 700 toegan
gen, bestaande uit gemiddeld 15 pagina's,
bedraagt de totale verwerkingstijd 7.000
tot 10.500 uur. Het ligt voor de hand der
gelijke projecten in samenwerking uit
te voeren. Het project Zuid-Hollandse
Collecties Digitaal is zo'n project waar de
toegangen naar EAD worden geconver
teerd om deze vervolgens te presenteren
in een portal.2
Het online beschikbaar stellen van
archieftoegangen vraagt om een andere
manier van presenteren dan het beschik
baar stellen van papieren toegangen in de
studiezaal. De belangrijkste factor hierbij
is het ontbreken van direct contact met
een archivaris. De toegang moet meer
Het online beschikbaar stellen van
archieftoegangen vraagt om een
andere manier van presenteren dan
het beschikbaar stellen van papieren
toegangen in de studiezaal.
voor zichzelf spreken. Dit kan worden
bereikt door het toevoegen van meer
contextinformatie en het aanbieden van
aanvullende instrumenten die de gebrui
ker helpen de informatie in de toegang te
begrijpen en te interpreteren. Daarnaast
moet er een mogelijkheid zijn voor con
tact met een archivaris, bijvoorbeeld via
chatmogelijkheden of e-mail.
Standaardisatie van presentatie is met
name van belang bij het uitwisselen van
informatie met andere systemen en voor
het algemene begrip bij gebruikers. Ook
als deelname aan portals nog niet actu
eel is, is het wenselijk gebruik te maken
van standaarden, zodat in een later sta
dium makkelijk aansluiting mogelijk is.
Ook voor de dienstverlening binnen een
archiefinstelling heeft het online aan
bieden van de toegangen gevolgen. Uit
de eerste ervaringen lijkt naar voren te
komen dat het aantal vragen van gebrui
kers toeneemt. Ook is te verwachten dat
gebruikers op afstand (digitale) kopieën
willen bestellen. De archiefinstelling
wordt daardoor gedwongen na te denken
of en hoe deze dienstverlening kan wor
den geïmplementeerd.
Daniel Pitti, die wordt gezien als een
van de grondleggers van EAD en EAC,
stelde op de 3rd European Conference on
EAD, EAC and METS (Berlijn, april 2007):
"What you do in the privacy of your own
repository is your business. But when
you go out into the world, dress up in a
standard!" Voor de implementatie van
standaarden, met name het converteren
van bestaande toegangen naar het gestan
daardiseerde formaat, zijn grote inves
teringen nodig. Gezien de ambities van
archiefinstellingen is het duidelijk dat het
doen van deze investeringen noodzake
lijk is om klaar te zijn voor de toekomst.
26
27
Door Marion Karsch en Jan Keuning
De ontwikkelingen in automatisering en
digitalisering bieden nieuwe mogelijkheden
voor het bijeenbrengen van beschrijvingen
van documentaire bronnen. Om de beschrij
vingen op het web in metacatalogi doorzoek
baar en uitwisselbaar te maken en flexibel te
presenteren, zijn standaarden noodzakelijk.
Voor archivistische beschrijvingen zijn onder
andere Encoded Archival Description (EAD) en
Encoded Archival Context (EAC) ontwikkeld.
Ziehier het onderwerp van onze eindscriptie
Archivistiek B.
Standaarden en toegangen
Waarom archivistische beschrijvingsstan
daarden?
Het nut van EAC
Converteren naar EAD-standaard
Presenteren
Investeren in de toekomst
Marion Karsch en Jan Keuning zijn werkzaam bij
Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek te Deventer,
respectievelijk als informatiespecialist en als teamlei
der erfgoed. Gezamenlijk schreven zij de afstudeer
scriptie 'EAD en EAC - grensoverschrijdend en grens
verleggend' voor de opleiding Informatie en Media
aan de Hogeschool van Amsterdam, met specialisatie
Archivistiek B. De scriptie is in PDF-formaat beschik
baar op het web-adres: http://www.stadsarchiefdeven-
ter.nl/?method=c.dsp_ead_and_eac
Voor contact met de auteurs: info.sab@saxion.nl
Noten
1 http://www.taskforce-archieven.nl/dossiers/
tienvragen/eadtoolbox
2 http://www.taskforce-archieven.nl/dossiers/
phczh
archievenblad
februari 2008
februari 2008
archievenblad
