DE ARCHIEFWET
JALEMA
]alema levert complete
archiefoplossingen op maat
-Steady;
KUNT U NU VOORGOED OPBERGEN
I 21
ioo%l
management
Vervolg van pagina 19
geworden, ziet de commissie ook geen
fundamenteel verschil tussen archieven
die gevormd zijn door organen die onder
de Archiefwet vallen en de archieven die
daar niet aan onderhevig zijn. Uiteraard
is het instrumentarium waarover men
kan beschikken wel verschillend. Selectie
en acquisitie zijn echter twee kanten van
dezelfde medaille. De Raad voor Cultuur
heeft in zijn advies Het Tekort van het
Teveel al gesproken van een generieke
rijksverantwoordelijkheid voor erfgoed,
die zou moeten leiden tot een integrale
benadering van overheidsarchieven en
particuliere archieven. De commissie
beschouwt selectie en acquisitie in haar
ontwikkelde methode dan ook als gelijk
waardige grootheden.
De commissie heeft in vergelijking
met de bestaande selectiedoelstelling een
veel ruimere doelstelling geformuleerd
die recht doet aan de zienswijze dat het
primaire doel van archivarissen is om de
samenleving in een bepaalde periode te
documenteren. De doelstelling luidt als
volgt: "Waardering, selectie en acquisitie
hebben tot doel het bijeenbrengen en
veiligstellen van bronnen die het voor
individuen, organisaties en maatschap
pelijke groeperingen mogelijk maken
hun geschiedenis te ontdekken en het
verleden van staat en samenleving (en
hun interactie) te reconstrueren. Daartoe
dienen die archieven of onderdelen van
archieven veilig gesteld te worden die:
a. representatief zijn voor hetgeen in de
samenleving is vastgelegd
b. representatief zijn voor de activiteiten
van de leden (personen en organisa
ties) van een samenleving
c. door waarnemers als belangrijk, bij
zonder of uniek worden beschouwd
omdat ze belangrijke bijzondere en
unieke maatschappelijke ontwikkelin
gen, activiteiten, personen en organi
saties in een bepaalde periode weer
spiegelen."
Belangrijk hierbij is het begrippenpaar
'representatief' en 'bijzonder'. Het zijn alle
bei relatieve begrippen die slechts beteke
nis krijgen als ze kunnen worden gerela
teerd aan een tijdvak en aan een omge
ving. Van representativiteit is sprake als
een bepaalde eenheid in zijn kenmerken
een groep of groter geheel vertegenwoor
digt. Het richt zich op de grootste gemene
deler, het gewone, misschien wel het alle-
daagse en wat niet opvalt. Het bijzondere
daarentegen richt zich op het uitzonder
lijke, het afwijkende van het gemiddelde,
het unieke. Beide begrippen spelen een
hoofdrol in de selectiedoelstelling. Wie
zich later een beeld wil vormen van een
samenleving in een bepaalde periode
dient de beschikking te kunnen hebben
over sporen die zowel het gewone als het
uitzonderlijke vertegenwoordigen. Deze
doelstelling is niet beperkt tot slechts een
deel van de samenleving (alleen de over
heid) maar op de samenleving als geheel.
In tegenstelling tot de huidige
systematiek onderscheidt de commissie
een aantal niveau's van waardering: op
macroniveau de samenleving als geheel,
op mesoniveau actoren en archiefvor
mers en op microniveau werkprocessen
en archiefbescheiden. Het begrippenpaar
'representatief' en 'bijzonder' wordt op de
drie verschillende niveau's van waarde
ring toegepast, wat leidt tot een systeem
van getrapte waardering.
Het systeem van getrapte waardering is in
essentie heel eenvoudig en is gebaseerd
op het beginsel van durven kiezen voor
wat vanuit overwegingen van representa
tiviteit en bijzonderheid behoudenswaar-
dig is. Op het niveau van de samenleving
wordt met behulp van een historisch-
maatschappelijke analyse (HMA-plus)
bepaald welke maatschappelijke velden
de grootste aandacht verdienen om gedo
cumenteerd te worden. Met behulp van
institutionele verkenningen worden de
actoren en archiefvormers gezocht die bin
nen deze geselecteerde maatschappelijke
velden als representatief en als bijzonder
gelden. Tot slot wordt van deze geselec
teerde actoren/archiefvormers bepaald
welke neerslag van welke werkprocessen,
opnieuw om redenen van representati
viteit en bijzonderheid, behoudenswaar-
dig zijn. Voor elk waarderingsniveau is
een set criteria ontwikkeld. De rol die de
archivaris in dit spel zal spelen, wordt
naar onze overtuiging veel belangrijker
dan in de huidige systematiek. Hij speelt
een actieve rol in het waarderingsproces.
De ontwikkelde criteria staan hem wel
iswaar ten dienste waardoor hij richting
krijgt, maar de vertaalslag naar de prak
tijk, van het generieke naar het specifieke,
wordt gemaakt door de archivaris.
De ontwikkelde methodiek is voor
een belangrijk deel nog een theoretisch
bouwwerk. Sommige elementen zijn (in
binnen- of buitenland) beproefd, maar
andere onderdelen van de ontwikkelde
methodiek en sommige voorgestelde
instrumenten zijn nieuw. De commissie
stelt voor om vooral te beginnen met het
uitvoeren van een aantal pilots om te zien
wat wel en wat niet werkt en de resulta
ten van deze pilots vooral te gebruiken
om de voorgestelde systematiek verder
te verfijnen. De commissie doet in haar
rapport een aantal concrete aanbevelin
gen. Het Nationaal Archief is begin 2008
begonnen met de pilotfase, waarvan de
eerste resultaten omstreeks de zomerperi
ode kunnen worden verwacht.
w wiiimwi»» gjfiMÉ
MWWIWWHiHDWtlW
Iiin,i nidi iU
suurvri)
Archiveren is een prachtig vak, maar ook aan
strenge regels gebonden. Jalema kent de
Archiefwet als geen ander en levert comple
te archiefoplossingen aan overheidsinstel
lingen. Zo weet u zeker dat u aan alle wette
lijke eisen voldoet en kunt u zich bezighou
den met de inhoudelijke kant van de zaak.
Jalema heeft ruim 60 jaar ervaring in archi
vering en is de absolute expert in opslag en
conservering. Een sprekend voorbeeld is de
mappenlijn met een ICN1,2 en 12 goedkeuring.
Mappen en mechanieken die een langdurige
bewaring garanderen en de bewaarde docu
menten niet aantasten.
Zoekt u een externe archiefoplossing?
Ook dan bent u bij jalema aan het juiste
adres. Het gebouw voldoet aan de eisen die
de Nederlandse Archiefwet stelt aan archief
ruimten.
Welke oplossing u ook zoekt, Jalema is
uw partner in archivering.
Gratis proefpakket
Wilt u meer weten? Vraag nu het gratis informatiepakket aan via info@jalema.com.
INFORMATION MANAGEMENT
www.jalema.com
T (077) 476 76 76
Een nieuwe selectiedoelstelling
Wie zich later een beeld wil vormen
van een samenleving in een bepaalde
periode dient de beschikking te
kunnen hebben over sporen die
zowel het gewone als het uitzonder
lijke vertegenwoordigen.
Getrapte waardering
februari 2008
Hoe nu verder?
Het rapport van de Commissie
Waardering en Selectie is te downloa
den via http://www.nationaalarchief.
nl/images/waardering_en_setectie.pdf.
Een gedrukte versie is te bestellen bij
het Nationaal Archief.
Charles feurgens is hoogleraar Archivistiek aan
de Universiteit van Leiden en stadsarchivaris van
Dordrecht.
archievenblad I
