Gewaardeerd verleden
Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven
1
Gewaardeerd verleden
w
UaBKa^ü
management
management
De Franse historicus Pierre Nora beweerde
een jaar of tien geleden dat het moderne geheu
gen vooral een geheugen van archieven is gewor
den. Nog nooit eerder in de geschiedenis heeft
een samenleving zich zo afhankelijk gemaakt
van archieven als de westerse samenleving waar
in wij thans leven. We produceren niet alleen
meer archief dan ooit tevoren, maar we heb-
ben ook een bijna bovennatuurlijke waardering
voor alles wat is vastgelegd. Geen wonder dat
het vraagstuk van waardering en selectie - net
als de geschiedenis zelf overigens - een discussie
zonder einde is. Het is een illusie te denken dat
we die discussie definitief kunnen beslechten.
Het zou ook niet goed zijn als dat zou gebeuren,
want waardering en de bijbehorende selectie is
bij uitstek een normatieve activiteit waarvan de
uitgangspunten en methoden juist regelmatig
tegen het licht gehouden dienen te worden. Als
we de rol van archivarissen op het terrein van
waardering, selectie en acquisitie van archieven
in de afgelopen honderd jaar bekijken, zien we
dat, hoe dichter we onze eigen tijd naderen, des
te groter de worsteling met dit vraagstuk wordt
en hoe kleiner de zekerheden rondom waarde
ring en selectie zijn geworden.
De eerste vraag die we natuurlijk moeten
stellen is welke noodzaak er bestaat om juist
nu een nieuwe visie te formuleren. In de kabi
netsvisie Informatie op Orde lezen we dat de
bestaande procedures en regels voor archiefse
lectie niet toegesneden zijn op de veranderde
digitale omgeving. Er wordt weinig gedacht van
uit de werkprocessen; verantwoordelijkheden
zijn niet helder genoeg belegd en de procedures
voor de vaststelling van selectielijsten zijn lang
en complex. Ook de Erfgoedinspectie spreekt in
haar rapportage over 2006 zorgen uit over de
dreigende onbeheersbaarheid van de groeiende
documentenstroom en bepleit een fundamenteel
andere benadering om het probleem de baas te
worden. Volgens de Archiefinspectie zou men
zich bij waardering en selectie niet zozeer op de
selectie achteraf moeten concentreren, maar een
Er wordt weinig gedacht vanuit de
werkprocessen; verantwoordelijkheden
zijn niet helder genoeg belegd en de
procedures voor de vaststelling van
selectielijsten zijn lang en complex.
strenge selectie aan de poort toe moeten passen.
Het is de autonome groei van de documenten-
stroom die het probleem vormt, dus daar zou je
je op moeten concentreren. Eerder had de Raad
voor Cultuur, in haar advies Het Tekort van het
Teveel, al een aantal kritische kanttekeningen
geplaatst bij de effectiviteit, maar ook bij de kwa
liteit van het huidige waarderings- en selectiebe
leid. Wordt, zo vroeg de Raad voor Cultuur zich
af, van de overheidsarchieven niet nodeloos veel
bewaard? Komt er niet teveel ballast in de depots
terecht? En ligt de nadruk niet te eenzijdig op
overheidsarchieven bij waardering en selectie,
met als groot risico eenzijdigheid van de archief
bestanden?
Tot slot klinkt van de kant van de zorgdragers,
terecht of niet, de steeds luidere klacht dat de
huidige Archiefwet veel te veel een cultuurwet
zou zijn die onvoldoende rekening houdt met
en zelfs hinderlijk zou zijn voor de belangen
van de administratie. Aangezien de Archiefwet
de informatievoorziening bij de overheid van
uit de achteruitkijkspiegel regelt, is deze wet niet
echt behulpzaam om de overheid op het spoor
van 'governance' te krijgen. Tijd om afscheid te
nemen van die Archiefwet?
Al met al voldoende reden om de bestaande
waardering- en selectiedoelstelling en de metho
diek eens goed tegen het licht te houden. Voordat
de commissie daaraan toekwam, moest zij eerst
een aantal fundamentele vragen beantwoorden,
die deels samenhingen met de opdracht. In de
Over één ding zijn de deskundigen
het wel eens: de kosten voor het beheren
van digitaal archief worden eerder
onderschat dan overschat en het bewaren
van digitale materialen is zeker niet
goedkoper dan papieren materialen.
eerste plaats diende duidelijk te worden wat het
belang van waardering en selectie is in een digi
tale omgeving. Daar is de commissie heel dui
delijk over. Waardering en selectie blijven ook
in een digitale omgeving noodzakelijk. Hoewel
er nog steeds historici en archivarissen zijn die
menen dat waardering, selectie en vernietiging in
een digitale wereld verspilling van geld en ener
gie is omdat opslaan en bewaren van informatie
almaar goedkoper wordt, verwijst de commissie
die gedachte om verschillende redenen naar de
prullenbak. De commissie heeft geprobeerd de
kosten die gemoeid zijn met het lange termijn-
beheer van digitale archieven en het toeganke
lijk houden van digitale informatie te vergelijken
met kosten hiervan in een analoge omgeving en
zij stelde vast dat een goed kostenmodel ont
breekt om goed onderbouwde uitspraken te kun
nen doen over de kosten die samenhangen met
bewaring op de lange termijn. Echter, over één
ding zijn de deskundigen het wel eens: de kos
ten voor het beheren van digitaal archief worden
eerder onderschat dan overschat en het bewaren
van digitale materialen is zeker niet goedkoper
dan papieren materialen. Geen enkele reden dus,
nog afgezien van allerlei wettelijke verplichtin
gen, om waardering en selectie in een digitale
omgeving niet even serieus te nemen als in een
papieren omgeving.
Een tweede belangrijke vraagstuk waarvoor de
commissie zich geplaatst zag, vloeide voort uit
de in de kabinetsvisie Informatie op Orde geop
perde scheiding van verantwoordelijkheden.
Als we nog eens goed kijken naar de formulering
in artikel 2 van het Archiefbesluit 1995, waar
in verwoord staat met welke belangen allemaal
rekening gehouden dient te worden bij waarde
ring en selectie van overheidsarchieven, vraagt
de commissie zich af in hoeverre al deze belangen
vanuit eenzelfde verantwoordelijkheid op een
vloeiende wijze met elkaar in verband gebracht
kunnen worden. In het driehoeksoverleg moet
men eruit zien te komen, en dit leidt al gauw
tot een vorm van polderen die gemakkelijk leidt
tot ellenlange procedures. De commissie pleit
voor afschaffing van het driehoeksoverleg en
wil komen tot twee vormen van waardering. De
eerste vorm gebeurt vanuit wat we gemakshalve
het administratieve belang hebben genoemd
(bedrijfsvoering, het kunnen afleggen van ver
antwoording en het kunnen bedienen van de
recht- en bewijszoekende burger), waarvoor de
zorgdrager de volledige verantwoordelijkheid
draagt. Het is de zorgdrager die aangesproken
dient te worden als diens archieven niet op orde
zijn. De commissie pleit overigens voor een
vorm van inspectie op dit niveau, aangezien de
kwaliteit van de democratische rechtstaat hier in
het geding is. Een tweede vorm van waardering
vindt plaats vanuit wat we gemakshalve maar
het cultuurhistorische of erfgoedbelang hebben
genoemd en waarvoor de Minister van Cultuur
en op lokaal niveau het college van B&W verant
woordelijk dient te zijn. Hoewel de commissie
pleit voor het scheiden van de verantwoordelijk
heden, beseft zij dat het uitvoering geven aan
deze twee verantwoordelijkheden niet volledig
gescheiden mag plaatsvinden.
De commissie heeft waardering en selectie
bekeken vanuit een integrale verantwoordelijk
heid voor archieven. Hoewel de kabinetsvisie
Informatie op Orde is toegespitst op de situatie
van het Rijk, behandelt de commissie het vraag
stuk van waardering en selectie van archieven
vanuit de materie. De ontwikkelde methodiek is
dus ook van toepassing voor de andere bestuurs
lagen. Zoals uit het voorgaande al duidelijk is
Lees verder op pagina 21
18
19
Door Charles Jeurgens
Op 23 november 2007 presenteerde de Commissie
Waardering en Selectie tijdens een symposium haar
eindrapport Gewaardeerd verleden. Bouwstenen
vooreen nieuwe waarderingsmethodiek voor archie
ven (zie ook het verslag van Monica de Bruijn en
Nienke Broekema op pagina 17). Commissievoorzitter
Charles Jeurgens hield bij de presentatie van de
resultaten een lezing, waarin hij de denkbeelden van
de commissie uiteenzette. Hieronder volgt een inge
korte versie van zijn verhaal.
Commissie
Bouwstenen voor een nieuwe
Waardering en Selectie
waarderingsmethodiek voor archieven
nationaal archief
Noodzaak voor een nieuwe visie?
Uitgangspunten
Integrale benadering
1 1'
archievenblad
februari 2008
februari 2008
archievenblad
